業務改善ツールが注目されている理由とは？種類やメリット・選び方も紹介！

業務を効率化させるために、最近では業務改善ツールを活用する企業が増えてきています。

業務改善ツールとは、名前の通り業務の改善が可能なツールのことであり、活用することでコストの削減や生産性の向上・属人化の解消に期待ができます。

そこで本記事では、業務改善ツールが注目されている理由や活用するメリット・選び方について解説します。

 

業務改善ツールが注目されてきている理由

業務改善ツールが注目されてきている理由として、以下の2つが挙げられます。

順番に解説します。

 

人手不足が深刻な問題となっているため

日本では、少子高齢化に伴う人手不足が深刻な問題となってきています。

超売り手市場であることから、新たな人材を確保するのが困難な状況にある企業も少なくありません。

現状のリソースで業務を遂行するためにも、業務改善ツールが注目されてきているのです。

 

DXの推進が求められているため

日本では、既存システムの老朽化やブラックボックス化によって最大12兆円の経済損失が生じる恐れがある「2025年の崖」問題に直面しています。

このことから、経済産業省は企業に対してDXの推進を呼びかけているため、業務改善ツールが注目を集めてきているのです。

 

業務改善ツールの種類

業務改善ツールの種類は数多くありますが、そのなかでも大きく分けて以下の6種類に分類されます。

一つずつ解説します。

 

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールを活用することで、迅速な報告・連絡・相談が可能となります。

従業員同士のコミュニケーションも円滑に行われるようになるため、テレワークの場合でもスムーズな業務の遂行につながります。

実際に企業で活用されている代表的なコミュニケーションツールは、以下の通りです。

 

RPAツール

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称であり、定型業務や単純作業を自動化できるソフトフェアのことです。

そのため、RPAツールを活用することで、従業員はコア業務にリソースを割くことが可能となります。

また、ヒューマンエラーの防止や業務クオリティの向上につながります。

実際に企業で活用されている代表的なRPAツールは、以下の通りです。

 

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールを活用することで、紙代や印刷代・保管スペースなどのコストを削減できます。

また、情報管理や文書検索が容易になり、従業員の負担軽減にもつながります。

実際に企業で活用されている代表的なペーパーレス化ツールは、以下の通りです。

 

タスク管理ツール

タスク管理ツールを活用することで、担当者の割り当てや納期の設定が容易となり、複数のタスクを同時に管理しやすくなります。

その結果、タスクの抜け漏れを防ぐことが可能です。

実際に企業で活用されている代表的なタスク会議ツールは、以下の通りです。

 

オンライン会議ツール

オンライン会議ツールを活用することで、インターネット環境さえあればどこにいても迅速に会議を行うことが可能です。

そのため、テレワークや海外で働いている従業員がいる場合でも安心です。

また、会議室を確保したり紙の資料を準備したりする手間がなくなるのも大きなメリットと言えます。

実際に企業で活用されている代表的なオンライン会議ツールは、以下の通りです。

 

データ分析ツール

データ分析ツールを活用することで、膨大な量と多様な種類のデータを効率的に処理することが可能となります。

また、ヒューマンエラーの防止や属人化の解消にも期待ができます。

実際に企業で活用されている代表的なデータ分析ツールは、以下の通りです。

 

業務改善ツールを活用するメリット

業務改善ツールを活用するメリットは、以下の通りです。

順番に解説します。

 

コストを削減できる

業務改善ツールを活用することで、業務が効率化されるため、残業時間の短縮に伴い人件費の削減に期待ができます。

また、ペーパーレス化によって紙代や印刷代といったコストがかからなくなるため、企業全体のコストを削減することが可能です。

 

生産性の向上につながる

業務改善ツールによって、単純な業務は自動化できるようになるため、コア業務に専念できます。

また、不要な作業は減るため、生産性の向上につながり売上・利益の増加に期待ができます。

 

属人化を防げる

業務の属人化に悩まされている企業も多いはずです。

業務改善ツールを活用することで、専門的な知識やスキルがなくても業務を遂行できるようになるため、属人化を解消することが可能です。

属人化の解消によって、従業員が退職や休職をした場合でも滞りなく業務を進められます。

 

業務改善ツールの選び方

業務改善ツールを選ぶ際には、以下のポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

自社が抱えている課題を解決できるか

前項でも解説した通り、業務改善ツールには数多くの種類が存在します。

そのため、自社が抱えている課題について解決できるかをしっかりと判断した上で慎重に選ぶことが大切です。

自社の業務における課題が曖昧な場合は、まずは明確にすることから始めましょう。

 

操作性は良好か

豊富な機能が備わっていたとしても、使いにくいと社内に浸透しない可能性があります。

そのため、業務改善ツールを選ぶ上で操作性も非常に重要なポイントです。

トライアル期間を設けている業務改善ツールもあるので、実際に使用してみてから判断するのがおすすめです。

 

サポートは充実しているか

実際に業務改善ツールを導入してから、機能面や操作面でわからないことが出てくるかもしれません。

そのような場合にサポートが充実していれば、迅速に解決することが可能です。

そのため、サポートが充実しているかどうかも判断材料の一つにしましょう。

 

コストはどれくらいかかるか

当然ですが、業務改善ツールを導入するにあたってコストがかかります。

初期費用やランニングコストなどは業務改善ツールによって大きく異なります。

そのため、比較検討した上で自社の予算に合った業務改善ツールを選びましょう。

 

まとめ

本記事では、業務改善ツールが注目されてきている理由や活用するメリット・選び方について解説しました。

業務改善ツールは、人手不足やDXの観点から注目を集めていて、活用することでコストの削減や生産性の向上・属人化の解消に期待ができます。

業務改善ツールを選ぶ際には、操作性やサポートの充実度・コストなどの観点から自社に適した業務改善ツールを導入するようにしましょう。

 

人手不足やリソース不足で業務改善にお困りの場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、事務業務支援サービスを提供しており、業務マニュアルの作成や問い合わせ対応・データ入力・営業資料の作成など、さまざまな業務のサポートを行っています。

また、業務における課題の明確化や最適な業務改善ツールのご提案も可能です。

これまで多数の運営実績があり、中小企業から大手企業・大学・官公庁まで、業界業種問わずにサービスを提供してきたため、安心して依頼いただけます。

無料見積もりを行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。