業務改善研修とは？実施内容や実施するメリット・成功させるためのポイントを紹介！

業務における無駄を排除して、コストの削減や生産性を向上させるために、業務改善を行いたい企業も多いのではないでしょうか。

しかし、どのように業務改善研修を実施すればよいのかわからないという方もいるはずです。

そこで本記事では、業務改善研修の基礎知識や実施するメリット・実施するまでの流れ・実施内容・業務改善研修を成功させるためのポイントについて解説します。

 

業務改善研修とは？

業務改善研修とは、既存業務における課題を見つけ出して、それを改善するためにはどうすればよいのかを考えるための知識やスキルを習得する研修のことです。

業務改善研修を実施することで、従業員のモチベーションアップや生産性の向上・顧客満足度の向上に期待ができます。

 

業務改善研修を実施するメリット

業務改善研修を実施するメリットは、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

生産性が向上する

業務改善研修を実施することで、既存業務に対する従業員一人ひとりの意識が変わり、不要な業務を削減するようになります。

その結果、生産性が向上し業務時間の大幅な短縮につながるはずです。

 

従業員のモチベーションアップにつながる

業務改善研修の実施によって生産性の向上が期待できるため、これまで以上に働きやすい環境となるはずです。

また、生産性の向上は業務時間を短縮し大幅なコストカットにもなるため、その分を給与に反映させることで、従業員のモチベーションアップにつながるでしょう。

 

顧客満足度の向上に期待ができる

業務改善研修によって業務プロセスが改善されることで、これまで以上に商品やサービスの品質を高められたり、納期を短縮できたりします。

また、顧客のニーズや市場の変化にも迅速に対応することが可能となるため、顧客満足度の向上に期待ができます。

 

業務改善研修を実施するまでの流れ

業務改善研修を実施するまでの流れは、以下の5ステップです。

順番に解説します。

 

1.目的やゴールを設定する

業務改善研修を実施するにあたって、まずは「なぜ業務改善研修を実施する必要があるのか」「業務改善研修を実施することで最終的にどうなりたいのか」など、目的やゴールを設定しましょう。

目的やゴールが曖昧だと、受講者のモチベーション低下につながる恐れがあるため、明確に設定することが大切です。

 

2.研修方法を決める

目的やゴールを設定したら、研修方法を決めます。

研修方法は、主に以下の種類があります。

それぞれの研修方法で特徴が大きく異なるので、自社の状況に合わせて最適な研修方法を選びましょう。

 

3.受講する対象者を選定する

研修方法を決めたら、受講する対象者を選定します。

なお、業務改善研修は基本的に全従業員が対象となる研修です。

しかし、オフラインの場合には会場の広さによって、参加できる人数が限られるおそれがあります。

そのため、オフラインでの開催を検討している場合には、何かしらの基準を設けた上で受講者を選定しましょう。

 

4.研修プログラムを作成する

受講する対象者を選定したら、研修プログラムを作成します。

業務改善研修におけるプログラムの例については、次項で詳しく解説します。

 

5.スケジュールを調整する

研修プログラムの作成が完了したら、最後にスケジュールを調整します。

全員が受講できるよう、繁忙期はなるべく避けるようにしましょう。

外部に依頼する場合には、業者とのスケジュールも忘れずに調整しましょう。

 

業務改善研修の実施内容

業務改善研修で実施する内容の一例は、以下の通りです。

大まかな概要	実施内容
業務改善の基礎知識	・業務改善の基礎知識を習得する ・業務改善の成功事例を共有する ・会議を効率化する方法についてグループで話し合う
業務改善のターゲット設定	・業務改善したい項目を選定する ・業務改善する対象範囲や目的を明確にする ・改善点が見つからない際の対処法について学ぶ
既存業務の把握	・既存業務を把握するための手法を学ぶ ・業務分析について把握する ・実際に業務フローを作成してみる
業務改善の施策を計画	・業務改善をするためのアイデアの出し方について学ぶ ・業務改善をするためのアイデアを出した後の評価・選定方法について学ぶ
業務改善の実行	・業務改善実施計画の重要性について学ぶ ・業務改善実施計画を実際に作成する

 

業務改善研修を成功させるためのポイント

業務改善研修を成功させたいのであれば、以下のポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

最適な講師を選ぶ

業務改善研修を成功させたいのであれば、最適な講師を選ぶことが大切です。

講師の選び方として、社内の従業員に依頼する方法もしくは外部講師に依頼する方法の2つがあります。

それぞれに以下のようなメリット・デメリットがあるので、しっかりと確認した上でどちらにするかを選びましょう。

	メリット	デメリット
社内の従業員に依頼する	・会社の実情に合わせた研修を実施できる ・外部講師に依頼するよりも費用を抑えられる ・講師を務める従業員の成長につながる	・講師に選ばれた従業員の負担が大きい ・講師によって研修の質に差が出やすい
外部講師に依頼する	・質の高い専門的な研修を実施できる ・受講者の集中力向上につながる	・依頼するための費用がかかる ・人気講師の場合には、スケジュール調整が難しい

 

研修終了後のフォローを忘れない

たとえ質の高い業務改善研修を開催できたとしても、時間が経過するにつれて受講した際の記憶が薄れてしまうため、研修終了後のフォローを忘れないようにしましょう。

具体的には、定期的にテストを行ったりフォローアップ研修を実施したりすることで、長期的な記憶の定着に期待ができます。

 

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まとめ

本記事では、業務改善研修の基礎知識や実施するメリット・実施するまでの流れ・実施内容・業務改善研修を成功させるためのポイントについて解説しました。

業務改善研修を実施することで、生産性の向上や従業員のモチベーションアップ・従業員満足度の向上に期待ができます。

業務改善研修を成功させたいのであれば、最適な講師を選んで研修終了後のフォローを忘れずに行うようにしましょう。

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