業務改善における見える化のメリットや手順・行う際のポイントについて紹介！

「生産性を向上させたい」「業務のミスやトラブルを減らしたい」

このような悩みをお持ちの場合には、業務の「見える化」を行ってみるのがおすすめです。

しかし、業務の見える化についてあまり経験がないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、業務改善における見える化の基礎知識やメリット・手順・行う際のポイントについて解説します。

 

業務改善における見える化とは？

業務改善における見える化とは、「いつ」「どこで」「誰が」「どのような方法で」業務を行っているのか、可視化することです。

業務を見える化することで、無駄な箇所や改善すべき課題点などが明確となり、業務の最適化を図れます。

その結果、生産性の向上や属人化の解消に期待ができるため、現在は多くの企業で業務の見える化を推進しています。

 

業務改善における見える化を行うメリット

業務改善における見える化を行うメリットは、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

業務の全体像を把握できる

業務改善における見える化を行うことで、従業員一人ひとりが業務の全体像を把握できるようになります。

その結果、無駄な業務や重複している業務を排除することができ、業務の効率化につながります。

また、部署や部門を超えたコミュニケーションも活発化するため、新たなアイディアの創出にも期待ができるでしょう。

 

情報の共有がしやすくなる

業務改善における見える化を行うことで、自身が担当している業務以外のことについても把握できるようになります。

そのため、これまで以上に情報共有や状況の把握がしやすくなり、コミュニケーションが円滑になることで生産性の向上やミスの減少につながります。

 

属人化を解消できる

業務の属人化に悩まされている企業も少なくありません。

業務改善における見える化を行うことは、属人化への対策にもなります。

見える化によって業務内容や業務フローなどが可視化されるため、業務マニュアルを作成でき、属人化の解消につなげることができます。

属人化が解消されることで、担当者が休職もしくは退職した場合でも滞りなく業務を遂行することが可能です。

 

適正な評価が行える

業務改善における見える化によって、従業員一人ひとりが具体的にどのような業務を行っているのかが把握できるようになります。

そのため、これまで以上に適正な評価を行うことが可能です。

適正な評価を行うことによって、従業員は「自身の頑張りが正当に評価してもらえている」と思うようになり、モチベーション向上につながるはずです。

 

業務改善における見える化の手順

業務改善における見える化の手順は、以下の4ステップです。

順番に解説します。

 

1.既存業務を洗い出す

まずは既存業務を全て洗い出すことから始めましょう。

既存業務を洗い出したら、それぞれの業務量や業務を遂行するまでにどれくらいの時間がかかるかなどを分析します。

分析方法はさまざまですが、主に担当者へのアンケートやモニタリングを行うのがおすすめです。

 

2.課題を抽出する

既存業務を洗い出したら、「一人あたりの業務負担が大きくなっていないか」「非効率な業務内容になっていないか」「属人化が進んでいないか」など、課題を抽出します。

課題の内容によって、実行する業務改善施策が変わってくるので、緊急性の高い順に分けて、わかりやすくグラフや表でまとめるのがおすすめです。

 

3.業務フローを作成する

課題を抽出したら、業務フローを作成して見える化を行います。

業務フローは、現状の課題を反映させた上で誰が見ても一目で業務の流れが理解できるように作成することを意識しましょう。

 

4.業務改善施策を実行する

業務フローを作成したら、業務改善施策を実行します。

業務改善施策をある程度まで実行したら、実際に成果があったのか、振り返ってみましょう。

振り返って改善することを繰り返し行うことで、着実に成果へとつながっていきます。

 

業務改善における見える化を行う際のポイント

業務改善における見える化を行う際には、以下のポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

見える化を行う目的を明確にする

業務改善における見える化を行う際には、「なぜ見える化を行う必要があるのか？」目的を明確にしましょう。

目的を明確にすることで、方向性がブレにくくなります。

また、従業員からの協力を得られるようになるため、成功確率が高まるはずです。

 

定期的にPDCAを回す

業務改善における見える化は、一度実行しただけで成功する施策ではありません。

何度も繰り返し行うことで次第に形成されていき、成果へとつながっていくので、見える化を成功させたいのであれば、定期的にPDCAを回すことが大切です。

 

アウトソーシングを活用する

業務改善における見える化を実施するにあたって、既存業務の洗い出しや課題の抽出・業務フローの作成など、やるべきことが数多くあります。

そのため、自社だけで見える化を実行できるか不安に感じている企業も多いのではないでしょうか。

そのような場合には、アウトソーシングの活用を検討してみましょう。

アウトソーシングを活用することで、業務の一部を委託できるため、コア業務である業務改善の見える化にリソースを割くことが可能となります。

アウトソーシング会社は業務におけるプロですので、業務クオリティの向上にもつながり、一石二鳥と言えるでしょう。

アウトソーシング会社を選ぶ際には、これまでの実績や依頼できる業務範囲・費用などを比較検討した上で慎重に選びましょう。

 

業務改善ならニューズベースにお任せください

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まとめ

本記事では、業務改善における見える化の基礎知識やメリット・手順・行う際のポイントについて解説しました。

業務改善における見える化とは、既存業務を可視化することであり、実際に行うことで情報共有がしやすくなったり属人化を解消できたりするなどのメリットに期待ができます。

業務改善における見える化を行う際には、目的の明確化や定期的にPDCAを回すことを意識して、状況によってはアウトソーシングの活用を検討しましょう。

アウトソーシングの活用を検討しているのであれば、株式会社ニューズベースにお気軽にお問い合わせください。