会議室の予約管理はエクセルで!テンプレからその他システムまでご紹介

公開日:2020.02.04  更新日:2022.11.22

予約希望のお客様が被らないようにするために、飲食店や病院・そのほかの施設などで必要となってくるのが予約管理表です。予約管理表と聞くと、システムを導入しなければいけないと感じる人も多いのですが、実はエクセルで簡単に作成することができます。

そこで本記事では、エクセルで予約管理表を作成するメリットやデメリット・エクセルで使える予約管理表のテンプレートなどについて解説します。これから予約管理表を作成しようと検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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予約管理表とは?

予約管理表とは、電話やオンラインでお客様から予約を希望された際に記入する表のことです。

予約を承ったのにもかかわらず、予約が取れていないとクレームにつながります。予約管理表があることによって、抜け漏れがなくしっかり予約を管理することが可能です。予約表は、飲食店や病院・そのほかの施設などでは欠かせません。

最近ではさまざまな予約管理ツールがありますが、簡易的な予約管理表であれば、エクセルで作成することが可能です。

予約管理表に必要な項目

予約管理表に必要な項目はあまり多くありません。余計な項目を省き、すっきりした管理表を作成しましょう。

予約管理表に必要な項目は下記のとおりです。

・会議室の名前
・使用する日時
・使用者の名前
・参加者の名前
・使用目的

上から順に優先順位の高い項目となっており、特に「使用する日時」「使用者の名前」は必須項目といえます。その他、会議室の用途に合わせて項目を調整しましょう。

 

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エクセルで予約管理表を作成するメリット・デメリット

予約管理表をエクセルで作成し、印刷せずにパソコン上で予約・使用状況を管理する方法もあります。

予約状況を一元的に管理でき、予約の重複といったトラブルが起きにくいのがメリットです。また、マクロなど複雑なプログラミングを行うことで、より直感的な操作ができるようにカスタマイズも可能です。

その反面、マクロは専門的な知識が必要なため、管理業務が属人化しやすい、といったデメリットも存在します。

 

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エクセルで使える予約管理表のテンプレート4選

エクセルで使える予約管理表のテンプレートは以下の4つです。

・PDF element
・フリー テンプレート
・飲食店やレストランにおすすめのテンプレート
・医療や病院・クリニックにおすすめのテンプレート

それぞれの特徴を解説します。

PDF element

PDF elementは、非常にシンプルで使いやすいので、予約管理表を初めて利用する方におすすめです。予約管理表以外にも、見積もり書や請求書などのテンプレートも搭載されているため、非常に汎用性が高いです。

PDF element

フリー テンプレート

フリーテンプレートは、2種類のフォーマットから選ぶことができます。カスタマイズ性が高いので、自分の好きなデザインにすることも可能です。予約管理表以外にも、ガントチャートや工程表などのテンプレートもあります。

フリーテンプレート

飲食店やレストランにおすすめのテンプレート

飲食店やレストランにおすすめのテンプレートでは、予約席や来店する人数・来店時間などが詳細に管理できます。そのため、オープンしたばかりで予約管理ツールの導入コストを抑えたい店舗におすすめです。

飲食店やレストランにおすすめのテンプレート

医療や病院・クリニックにおすすめのテンプレート

医療や病院・クリニックにおすすめのテンプレートでは、病院の規模に応じてテンプレートが分かれており、診療時間や受付日・年齢などを管理できるようになっています。ただし、作成されたのが2012年のため、少し使いにくいかもしれません。

医療や病院・クリニックにおすすめのテンプレート 

 

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エクセル以外におすすめの予約管理ツール

紙ベースの予約管理表は作成が簡単な分、情報の共有や更新といった手間がかかってしまいます。エクセルベースであればより高度な管理表を作成できますが、作成には専門知識が必要であり、管理が属人化しやすくなってしまいます。オンラインツールであれば、情報を一元化し、情報共有が容易に行えます。

ここでは、予約管理を効率化できるオンラインの予約管理ツールを紹介します。

Office365を利用する

MicrosoftのOffice365には「会議室予約機能」がついています。管理者が会議室を作成することで、アプリから誰でも「予定表」を作成できる便利なシステムです。会議の開催通知が自動で通知されるプッシュ機能も付いており、社内会議の効率化に役立ちます。

提供元がMicrosoftであるため、信頼性が高く、導入しやすいのも魅力です。

予約管理システムを利用する

社内会議や貸し会議室など、様々な用途に活用できる予約管理システムを導入するのも手です。予約管理に機能が特化しているため、予約状況を把握しやすいのが特徴。無料と有料、様々なシステムがありますが、無料でも十分使えるものが多数あります。

 

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まとめ

本記事では、エクセルで予約管理表を作成するメリットやデメリット・エクセルで使える予約管理表のテンプレートなどについて解説しました。

エクセルで予約管理表を作成することによって、非常に見やすくなり、ヒューマンエラーを防ぐことができます。本記事では、すぐに使えるテンプレートも多数紹介しておりますので、気になる方はダウンロードしてみましょう。

 

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