効率的に会議を行うため！効果的な会議室の管理方法とは？

会議室やイベントスペースを管理しているご担当者は、次のようなお悩みを持つことがあるでしょう。

「アナログな方法で管理しているから会議室の運用効率が悪い」

「部屋の稼働率を高めるために最適な予約システムがわからない」

今ではクラウド上で使える管理ツールが普及していて、手間なく会議室の運用効率を改善できます。また、システムで管理することで予約された会議室が使われない状況を防ぐことが可能です。

本記事では効率的に会議室を管理したいご担当者に向けて、会議室の管理方法や便利な管理ツールについてお伝えします。

 

1.会議室の管理は重要！

社内の会議室を管理する方法は会社によって異なります。例えば紙の表や社内SNSに会議室を利用したい人が記録しておき、その情報を従業員が共有している企業も存在するでしょう。

専用の予約システムを使わなくても会議室は管理可能ですが、運用効率が悪くなりやすいデメリットがあります。スケジュールなどを考慮せずに予約できる状況では会議室の不足が起こりやすいです。

また、ミーティングの予定が変更されたあとに予約が放置されて、空室の会議室を利用できなくなる場合もあります。空予約により会議室の稼働率が悪化すれば、社内の生産性が低下するリスクとなるもの。

社内に予約システムを導入したりツールを活用したりすることで、円滑に会議や来客対応を行えるメリットがあります。従業員がスムーズに業務を進めるために会議室の管理は重要です。

 

2.会議室の管理方法

自社の会議室を効率的に利用できる環境を実現するには、適切な方法で管理することが必要です。これから会議室を運用するご担当者が知っておくべき管理方法は4つあります。

・管理表を作成する

・管理ツールを利用する

・スケジュール管理ツールと連携させる

・会議室管理を委託する

それぞれの項目について詳しく見てみましょう。

2.1.管理表を作成する

社内における各会議室の管理表を作成しておき、表で予約をまとめる方法です。紙やExcelなどで手軽に管理表を作れるため、他の方法に比べて簡単に管理できるメリットがあります。

今ではオンラインで使えるオフィスソフトもあり、作成した管理表をインターネットで共有可能です。例えばGoogleのSpreadSheetを活用することで、従業員がどこでも管理表に予約を書き込めます。

ただし、手動で管理する管理表では空予約の自動キャンセルに対応できず、稼働率が悪化しやすくなるのがデメリット。「手間と費用をかけずに管理したい」と考えるご担当者に管理表はオススメです。

2.2.管理ツールを利用する

システムの専門業者が提供している管理ツールで自社の会議室を管理する方法もあります。インターネット上には多数の会議室予約システムが公開されていて、一部のツールは無料で利用可能です。

手動で作成する管理表よりも管理の手間が少なく、システムで効率的に会議室を運用できるのがメリット。また、空予約の自動キャンセル機能を使うことで会議室が空室のまま放置されることを防げます。

ただし、多くの会議室予約システムは毎月料金が発生するため、ランニングコストがかかるデメリットもあります。「より効率的に会議室を管理したい」と考えるご担当者にオススメです。

2.3.スケジュール管理ツールと連携させる

パソコンやスマートフォンで利用できるカレンダーアプリで会議室を管理する方法もあります。GoogleカレンダーやOutlookには予定の共有機能があり、予約状況を従業員と共有することが可能です。

わざわざ管理表を作成する必要がなく、少ないコストで会議室を管理できるのがメリット。一方、複数の会議室がある場合は予定が煩雑になり、予約状況が分かりにくくなる欠点もあります。

2.4.会議室管理を委託する

アウトソーシング業者に会議室管理を委託して、予約対応や管理を外部の担当者に任せることも可能です。ノウハウを持った業者に任せることで、面倒な手間なく運用効率を高められるメリットがあります。

しかし、会議室管理の委託には人件費やシステム費用がかかり、他の方法よりもコストが増えやすくなります。管理するための時間やリソースが足りないときにアウトソーシングはオススメです。

 

3.無料の会議室管理ツール3選

「無料の会議室予約システムで効率的に管理したい」と思うご担当者は多くいるでしょう。一部の専門業者は管理ツールを無料公開していて、コストをかけずにシステムを活用できます。

社内の会議室管理に最適な無料ツールは次の3つです。

１．りざぶ郎

２．AirRESERVE

３．RESERVA予約システム

それぞれの無料管理ツールについて紹介します。

3.1.りざぶ郎

りざぶ郎はルミックス・インターナショナル株式会社が提供している予約管理ツールです。タイムチャートで会議室の予約状況を管理でき、見やすいレイアウトで予定をチェックできるメリットがあります。

Webブラウザ上でりざぶ郎を利用できるため、ソフトウェアやアプリをインストールする手間はありません。また、本名やメールアドレスを入力せずに利用できるから、個人情報の流出を防げる利点もあります。

一方、りざぶ郎では管理ツール上で社内のワークフローや文書を管理することは不可能です。あくまでも手軽に会議室を管理したいときにりざぶ郎をオススメします。

3.2.AirRESERVE

AirRESERVEはリクルートが提供している予約管理システムです。会議室の予約管理だけでなく顧客管理やメール配信などの機能があり、より効率的に会議室を運用できるのがメリット。

無料で使えるフリープランと有料のベーシック、プレミアムプランにより利用できる機能は異なります。月額0円のフリープランではAirRESERVEにおける以下の機能が利用可能です。

・予約管理

・顧客管理

・安全な情報通信

例えばレンタルスペースPetites PiecesではAirRESERVEにより効率的な予約管理を実現。お客様からのネット予約を可能にしたことで電話対応の負荷と人件費を削減しました。

外部の利用者に会議室を提供しているご担当者にAirRESERVEはオススメの管理ツールです。

3.3.RESERVA予約システム

RESERVAではウェブサイトで手軽に利用できる予約システムを提供しています。見やすさや分かりやすさを重視して作られた管理ツールであり、パソコンやスマホを使える人なら誰でも利用可能です。

予約システムには「フリー」「ブルー」「シルバー」「ゴールド」「エンタープライス」という5つの料金プランがあります。無料のフリープランで利用できる機能は以下の通りです。

・毎月100件までの予約

・毎月500件までの顧客登録

・39種類の便利なサービス

プランによっては予約確認をメールで自動返信したり、オンライン決済を導入したりできます。会議室を外部の利用者に提供するときにRESERVAの予約システムはオススメです。

 

4.有料の会議室管理ツール10選

無料の管理ツールは機能や性能が乏しいことが多く、快適に会議室を管理するのが難しい場合があります。より効率的に会議室を運用したいご担当者には有料の管理ツールが便利です。

より利便性の高い10種類の会議室予約システムを紹介します。

4.1.Biz Room

Biz Roomはパナソニックが提供する会議室予約管理システムです。会議室前に設置したタブレットと管理システムにより、会議室の稼働率を改善できるメリットがあります。

管理者は会議室の利用状況をパソコンで確認でき、データから利用実態を正しく把握。「予約が取れない」「部屋の数が足りない」といった従業員の声に対して適切に対応できます。

また、タブレットの導入により会議が実際に行われているのか確認でき、空予約を自動キャンセルできるのも利点です。利用者はタブレットから会議の予約時間を延長したり、空き時間に予約したりできます。

4.2.BRoomHubs

BRoomHubsは株式会社アークシステムが提供するクラウド型会議室予約システムです。会議室予約と来客対応をシステムで一元化して、業務効率やサービスレベルを高めることができます。

クラウド上で動作するシステムだから初期費用が安く、外出先からも手間なく管理できるのがメリット。来訪者管理や来客予定一覧の表示機能により、受付の業務量削減も実現できます。

会議室有効利用促進パックであれば月額最低8万円のコストでシステムを導入することが可能です。チェックイン・アウト機能を付与することで空予約の自動キャンセルを利用できます。

4.3.touch-mee

touch-meeはシートを会議室に貼るだけで利用できる会議室予約システムです。Office 365やG Suiteから会議室の予約情報を管理でき、使われていない会議室を自動で開放してくれます。

チェックインに必要なNFCシートは10枚も無料で提供されるため、初期費用0円でシステムを導入できるのがメリット。クラウドサービスと連携して使うシステムだからサーバーなどの設備は必要ありません。

利用料は1室あたり月額3,500円であり、ICカードを利用する場合は1,300円の追加料金が発生します。会議室の数があまり多くない企業にtouch-meeはオススメです。

4.4.iMeeting-R

iMeeting-RはNTTデータ ジェトロニクス株式会社が提供する会議室予約システムです。会議室に専用のスマートデバイスを導入することで、管理者が離れた場所から手間なく会議室を管理できます。

スマートデバイスにより「予約の自動キャンセル」「退出による会議室の即開放」「会議の延長」などの機能を利用できるのがメリット。画面レイアウトが分かりやすいからパソコンになれていない人でも安心です。

実際にNTTデータでは会議室の予約が取りづらい不満を解消するために、700室の会議室を管理できるiMeeting-Rを導入。予約システムにより会議室の稼働率が30%向上しました。

4.5.ROOM LEAD

株式会社ユーテックが提供するクラウド型会議室予約システムがROOM LEADです。会議室の予約状況や空いている部屋の検索、従業員のスケジュールなどまとめて管理できます。

ROOM LEADにはスタンダードタイプとグループウェア連携タイプがあり、社内環境に応じてプランを選べるのが特徴。Office 365やG Suiteというグループウェアとの連携に対応しています。

実際に東京都のある不動産会社ではROOM LEADを導入して、会議室エリアの入口にモニタを設置しました。システムにより入口付近で会議室の利用状況をまとめて確認できるのがメリットです。

4.6.conferio

ビジネス向けソリューションを展開するITOKIでは、会議室予約表示システムとしてconferioを提供しています。会議室前に端末を設置することで、予約や延長などをスムーズに操作できるのが特徴です。

チェックイン・アウト機能により空予約を自動キャンセルしたり、無駄なく会議室を利用したりできるメリットがあります。会議室の利用状況はCSVファイルで出力することが可能です。

また、総合案内端末装置を社内に導入することで、複数ある会議室の利用状況をまとめてチェックできます。管理する会議室の数が多い企業にconferioはオススメです。

4.7.SmartTimeShare

タッチパネル式端末とパソコンのブラウザから予約を管理できるシステムがSmartTimeShareです。「入室」ボタンが押されない場合は予約がキャンセルされるため、稼働率が向上するメリットがあります。

実際にキリン株式会社では127室ある会議室を効率的に管理するため、SmartTimeShareのデバイスを導入。数多ある会議室をスムーズに運用でき、キャンセル時の再使用率を向上させました。

また、システムの開発会社が自社内で利用した結果、半年間で会議室の稼働率が約20％も向上。「会議室の稼働率を少しでも高めたい」と考えているご担当者にSmartTimeShareはオススメです。

4.8.ResourceLook Online

会議室の空予約を減らして稼働率を向上させるサービスがResourceLook Onlineです。入室されなかった予約を自動キャンセルすることで、スペースを効率的に利用できるメリットがあります。

また、Office 365やExchangeといったグループウェアと連携させることで、会議室の予約情報を手間なく共有することが可能。空予約に悩んでいるご担当者にオススメのサービスです。

4.9.Robin

約管理や利用を効率化するためのツールがRobinです。タブレットに最適化されたアプリを利用することで、会議を予約したり開始・終了を操作したりできます。

4.10.SmartRooms

300社以上の会議室管理を支えている予約システムがSmartRoomsです。パソコンやスマートフォンからシステムを利用でき、主要グループウェアと連携させることでサーバーが不要になるメリットがあります。

部屋の入口付近に設置した端末により、誰でも簡単に予約状況を確認することが可能。従業員による会議室の利用実態を把握するのに役立つログ機能や分析サービスもあります。

例えば味の素株式会社では共用会議室の運用を効率化するため、社内にSmartRoomsを導入。システムにより予約と同時に会議招集をでき、従業員の業務効率を改善しました。

ANAやベネッセなど国内の有名企業もSmartRoomsを導入していて、システムの信頼性が高いことが分かります。豊富な実績のある管理ツールを求める企業にオススメです。

 

5.会議室管理の最新技術

最近ではインターネットに接続して利用するモノが増えていて、会議室の管理にも役に立ちます。例えばサテライスオフィスのMESHプロジェクトではセンサーとアプリによる業務効率化を支援。

会議室にIoTセンサーを設置することで、空き状況を管理したり人を呼んだりできます。センサーとグループウェアを接続させてシステムで操作することも可能です。

 

6.まとめ

本記事では会議室の運用管理に悩むご担当者に向けて、効率的に会議室を管理する方法や管理ツールをお伝えしました。

クラウドやIoTといった最新技術を導入することで、会議室の稼働率や運用効率を高められます。これから会議室を運用する際は本記事で紹介した管理ツールをご検討していただけると幸いです。

会議室を効率的に運用するためには適切な方法で管理することが重要です。今ではクラウド型の会議室予約システムやIoTが普及していて、最新技術を活用することで稼働率や運用効率の向上に期待できます。本記事では会議室の管理方法にお悩みを持っているご担当者に向けて、管理方法や管理ツールについてお伝えします。