人手不足を解消する！BPOセンターとその事業者のサービス内容とは？

 

日本企業において、労働人口の減少や働き方改革など、企業を取り巻く「労働力」の問題に頭を悩ませている方は多いでしょう。

これまで事業の拡大には、人材の採用が必須だと考えられていましたが、このような状況の中、自社で優秀な人材を採用することは容易ではなくなってきています。

こういった課題を解決する一つの手段にBPOがあります。

本記事では、BPOの定義について理解を深め、BPOを業態としている企業とそのサービス内容についてご紹介いたします。

 

1.BPOとは

BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略称です。

企業が自社のコア業務や経営に人的資源を割くために、それ以外のノンコア業務などを外部の業者に委託する経営手法のことです。

従来の人材派遣などで対応するアウトソーシングに比べ、委託する業務の幅が広く、委託業者との関係が深いことが特徴です。

BPOが可能な領域は企業の管理部門（総務・経理・人事など）や事務業務、コールセンター業務などがあります。

他にもマーケティングやデザインやシステム管理などを得意としている業者もあり、委託したい業務や目的に合わせた業者選びをすることが重要です。

BPO業者は同様の業務を数多く受託しているため、その分野に関する専門性が高く、効率的な業務遂行が可能となります。

BPOの導入にあたり初期費用などのコストを懸念される方も多いかと思いますが、業務効率のUPや業務工数の削減により、結果的に全体のコスト削減につながるケースが多いです。

委託する業務は大きく分けて下記の２つに分けられます。

（1）現在自社で行っているが、コスト削減などの理由から外部に委託したい業務

（2）新規プロジェクトやシステム導入など、これから新たに発生する業務

特に（2）については、多くのコストや人的リソースが必要になり、自社で新たに人を採用するよりもBPOした方がコスト削減・効率UPにつながります。

2.BPOとアウトソーシングの違い

BPOと似た経営手法の一つに「アウトソーシング」が挙げられます。

この２つを混同して捉えている、明確な違いが分からない、という方も多いのではないでしょうか。

BPOとアウトソーシングは業務委託という点では同じといえますが、その役割は異なります。

ここではそれぞれの違いについて解説していきます。

アウトソーシングとは、特定の業務に対して、自社の人的リソースなどを使わずに、外部から経営資源を調達する経営手法です。

一般的な人材派遣や、業務の繁忙期などに合わせて一時的に外部業者へ業務委託をする方法がこれに当てはまります。

例えば人事部で新卒採用の時期に一時的に社内リソースが足りない場合、社員の給与計算などの定型業務を派遣社員や外部委託といった方法でアウトソーシングすることができます。

それに対し、BPOの場合は単なる「業務委託」ではありません。

経営戦略や企業が抱えている根本的な課題解決など、幅広い分野に対して長期的にコンサルティングしていきます。

そのため、特定の「給与計算」などといった業務にとどまらず、人事部での業務を丸ごと業者に委託することも可能です。

アウトソーシングとBPOのどちらが適しているかは、その企業での課題や委託したい業務内容によっても変わってきます。

単純な人手不足や一時的な業務過多に対応する場合は、アウトソーシングで十分な場合がほとんどです。

しかし長期的に発生する業務や、根本的な経営に関する課題の解決を求めている場合は、BPOの方が適しているといえます。

まずは自社で抱えている課題を明確にし、その上でBPOとアウトソーシングのどちらを選択するべきかを考えましょう。

 

3.BPOの重要性

近年、日本国内におけるBPOの市場は急速に高まっています。

IT専門調査会社 IDC Japan 株式会社が発表した 「国内BPOサービス市場予測」によると2018年の同市場は前年比4.7％増の7,691億円となっています。

その背景の一つには、日本企業における人手不足が挙げられます。

少子高齢化に伴い労働人口は減少し、企業は貴重な経営資源を有効利用することが課題となっています。

このような現状の中、企業にとって優秀な人材の確保は難しくなる一方、国際化に伴う競争力の強化など、事業基盤の強化が求められています。

そこでBPOを活用することにより、企業は売り上げに直結するコア業務や経営戦略にリソースを割くことができるようになり、効率的な経営が可能となります。

またBPO業者側も、特定の分野に関するプロを抱え、同様の案件を多く請け負うことによるスケールメリットが生まれます。

人件費などコスト削減を目的にBPOを検討されるケースは多いですが、BPOで得られるメリットはそれだけではありません。

それ以外にも下記のようなメリットが挙げられます。

・専門性の高いスタッフが対応することによる品質の向上

・豊富な経験を活かした業務効率の改善

・個人情報などを扱う業務を一元化することによるセキュリティリスクの軽減

一方で全ての業務を委託業者へ丸投げしてしまうと、下記のようなデメリットが発生することもあります。

・自社に業務ノウハウが蓄積されない

・委託している業務内容の詳細が分からなくなる

こういった事態を避けるためにも、BPO業者との連携を密に取り、定期的なレポート提出などの方法で業務内容の報告を受けるようにしましょう。

また自社で求めるサービスレベルに達したBPO業者を慎重に選ぶことが大切です。

 

4.BPO事業者の拠点やサービス概要

日本国内におけるBPOの需要の高まりを受け、BPO事業者は安定した運営を図る目的で全国各地への拠点を広げています。

ここでは、BPO事業者の拠点やサービス概要について解説いたします。

4-1.BPOの拠点

大規模なBPO事業者は大都市を中心に、複数の拠点を配置しています。

しかしコールセンターや事務処理センターなどは地方都市に拠点を置いているケースも多いです。

その要因の一つとして、大都市に比べて人件費や施設維持費等が安価であることが挙げられます。

近年、地方自治体の中には、コールセンターの地方進出を促す様々な助成制度を打ち出しているところもあるのをご存じでしょうか。

助成内容は自治体によって様々ですが、コールセンターの新設にあたり固定資産税の補助が受けられたり、新規雇用一人当たり数十万円の助成金が支払われたりと、事業者側にも大きなメリットがあります。

これにより地方での雇用が創出され、都市部への人口流出に悩む地方の活性化につながります。

また、拠点を複数もつことはリスク分散の目的もあります。

2011年の東日本大震災など、度重なる災害等により防災意識が高まっています。

１箇所に集中してしまうと、万が一その地域にトラブルが発生した際、全ての業務稼働がストップしてしまうことになります。

特に多くのクライアントを持つ大規模事業者はそのリスクを避けるために、全国各地へ拠点を置き、緊急時を見越した対応がされています。

日本国内だけにとどまらず、拠点を海外におくBPO事業者も増えてきています。

労働人口が減少している日本国内だけでは、どうしてもサービスの拡充が難しいこともあります。

中国や東南アジアなど、労働人口が豊富で、日本に比べて低価格で人材確保ができることが最大のメリットです。

しかし現状としてBPOの導入は都市部の大企業で多く行われています。

企業と事業者が密な連携をとるために、距離が離れていることに対するデメリットが発生することもあり、多くのBPO事業者の拠点は大都市を中心に配置されています。

BPOの需要の高まりを受け、今後もBPO事業者は都市部を中心に全国へ拠点を拡大していくことが予想されます。

4-2.BPO事業者のサービス内容

BPOは企業のあらゆる課題に対して、様々な側面から課題解決につなげていくことができます。

ここでは、BPO事業者のサービス内容について、具体的な事例を挙げて紹介します。

・採用業務サポート

全国展開している規模の大きな会社の場合、採用活動の地域や回数も多岐に渡ります。

会社説明会の開催にあたっては、その企画から会場運営、当日の受付や誘導、説明会後の取りまとめなど、多くのリソースが必要となります。

そのため人員を増やすために行う採用活動が、現在の業務をさらに圧迫させてしまう場合もあるでしょう。

そこで、会社説明会の運営に関わる業務全般をBPOすることにより、自社のリソースは採用のコア業務に集中させることが可能となります。

説明会やイベント実施経験の豊富な業者へ依頼することで、効率の良い運営が可能になり、結果として全体コストの削減につながります。

・事務処理業務サポート

全国に多くの支店や店舗を持つ小売業や代理店などは、店舗ごとに持つローカルルールなどが発生しやすく、店舗からの受発注など、取りまとめ業務が煩雑になることもあります。

そこで、事務処理業務をBPOすることにより、統一ルールの策定や店舗毎の業務標準化が可能になります。

これにより各店舗の業務は軽減され、取りまとめの煩雑さからも解放されます。

また、事務処理センターを複数拠点持つことにより、緊急時のトラブル対策というメリットもあります。

・セミナー運営サポート

企業のマーケティング活動の一環として、セミナー開催をする企業は多くあります。

セミナーの開催は新規顧客の獲得に非常に適している場です。

しかしセミナー運営に不慣れだと、思うように集客ができなかったり、円滑なセミナー運営が叶わず、手前やコストをかけたわりに、満足のいく結果がついてこなかったりということもあります。

セミナー運営を得意としているBPO事業者は、豊富なノウハウを持ち、セミナーの企画から運営、参加者のアフターフォローまで、セミナーに関わる様々な業務をまとめて委託することができます。

それにより自社でセミナーを行うよりも、品質の向上が期待でき、結果として新規顧客の獲得、そして売上UPにつながることが期待できます。

 

5.BPOならニューズベースがおすすめ！

BPOが企業の課題解決に有効であることをご説明してきましたが、最大限の効果を得るためにはBPO業者の選定が非常に重要となってきます。

業者選定を誤ると、支払ったコストに対して思うような結果が得られない、業者とのやりとりに時間を取られ、さらに業務が煩雑になることもあるでしょう。

また、委託内容によってはBPO事業者に、自社の機密情報や個人情報を開示する必要も発生します。

そのため、業者選定の際にはコスト面はもちろん、セキュリティレベルや管理体制、これまでの実績などをしっかりとチェックした上で、総合的に判断しましょう。

BPOで業務を委託するといっても、そこにあるのは単なる発注者と委託業者という関係性ではありません。

自社における「ビジネスパートナー」選びという視点を持って慎重に業者選定をすることが重要です。

BPOの事業者選びで迷ったら是非弊社ニューズベースへ一度ご相談ください。

ニューズベースは大手企業から中小企業、大学、官公庁まで年間400案件以上の運営実績をもつBPO事業者です。

ここでニューズベースのサービス内容について詳しくご紹介いたします。

5-1.ニューズベースのサービス内容

ニューズベースではBPOを通じて、経営課題の解決のための様々なサービスを行っています。

主なサービス内容は下記の通りです。

・研修運営事務アウトソーシング

研修の問い合わせ対応や受講管理、当日運営など、事務局業務のトータルサポートをいたします。

今まで手間のかかっていた煩雑な事務作業の工数を削減し、その分の工数を研修内容の改善や企画の検討に当てることが可能となります。

・施設管理アウトソーシング

DB管理申込受付、受発注作業、設営など、施設管理に伴う運営業務のトータルサポートいたします。

スタッフの採用やマネジメントコストを削減し、収益力を拡大するための施策検討の時間が創出可能となります。

・採用事務局・運営アウトソーシング

応募者管理や問い合わせ対応、説明会運営など、採用に関わる業務のトータルサポートいたします。

今まで手間のかかっていた煩雑な事務作業の工数を削減し、その分の工数を採用の企画検討の時間に当て、効率的な採用を行うことが可能となります。

・セミナー・シンポジウム運営事務局アウトソーシング

事前参加受付や各種手配、運営、集計作業などのセミナー運営に関わる事務業務のトータルサポートいたします。

今まで手間のかかっていた煩雑な業務の工数を削減し、その分の工数をセミナー効果向上のための施策検討時間に当て、マーケティング力の強化が可能となります。

ニューズベースではお客様それぞれが持つ課題に対して、丁寧なヒアリングをし、最適な業務フローをオーダーメイドで設計させていただきます。

業務フローが決まりましたら、誰が見ても業務が遂行できる分かりやすいマニュアル作成をいたします。

運用をしていく中で、さらなる効率化を目指し、フロー変更の余地が発生する都度、お客様にご提案させていただきます。

お客様のご要望に応じて、短期間でのアウトソーシングやお客様先での常駐形態でのご依頼も承りますので、アウトソーシングでお悩みの方は是非お気軽にお問い合わせください。

 

6.まとめ

本記事では、BPOの基礎知識から具体的なサービス事例、そしてBPO業者の選定について解説いたしました。

昨今の日本企業が抱える様々な経営課題を解決するために、BPOは非常に有効であり、実際に多くの企業がBPOを導入しはじめています。

BPO事業者も様々なニーズにこたえ、リスク分散をする目的からも、全国各地へ拠点を広げ続けています。

そしてBPOの効果を最大限高めるためには、自社にとって最適な事業者選びをすることが非常に重要です。

弊社ニューズベースでは、お客様の課題に合わせて、豊富なノウハウを活かしたサービスを提供しています。

BPOの事業者選びでお悩みの方は、是非一度ニューズベースまでお問い合わせください。