【徹底解説】採用管理システムの機能や目的、選び方などについて紹介!

公開日:2021.12.28  更新日:2023.01.05

採用業務の効率化を図るために、採用管理システムの導入、または変更を考えている企業も少なくありません。しかし、採用管理システムが採用活動にどのような影響をもたらすのかイメージできない担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで今回は採用管理システムの目的や機能、また選ぶ時のポイントなどについて紹介します。

 

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採用管理システムとは

採用管理システムとは、採用活動に関する情報などをまとめて管理するシステムのことを指します。

採用管理システムが注目されるようになってきたのは、労働人口の減少やチャネルの増加が原因です。

最近では売り手市場が加速して、企業は人材の確保がどんどん難しくなってきています。採用管理システムの導入によって、求職者一人一人に対して迅速かつ丁寧な対応をおこなうことが可能になります。その結果、人材の確保に繋げる企業が増えてきました。

また、企業はチャネルを増加させることで求職者との接触する機会を増やそうとしています。しかし、管理するチャネルが増えることによって、採用担当者の負担が大きくなるのがネックでした。採用管理システムを導入することで、その負担を軽減することができるのです。

採用管理システムは2種類ある

採用管理システムの種類は、以下の2種類あります。

オンプレミス型:自分たちでソフトを購入してインストールするタイプ
クラウド型:インターネットを通じてオンライン上でクラウドにデータを保存するタイプ

オンプレミス型は、初期費用がかかりますが、その後はかからない買い切り型です。一方のクラウド型は毎月の費用がかかる代わりに、常に最新の情報にアップデートされます。

どちらもメリット・デメリットがあるので、自分たちに合った採用管理システムを選びましょう。

 

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採用管理システムを導入する3つの目的

採用管理システムを導入する目的は、以下の3つです。

・採用業務を効率的にする
・採用コストの削減
・採用力の強化

順番に解説します。

採用業務を効率的にする

採用業務は、求職者のお問い合わせ対応や求人票の作成、面接スケジュールの調整など、おこなわなければいけない業務がたくさんあります。

そのため、採用担当者一人一人の業務負荷が非常に大きいことが企業としても問題視していました。

しかし、採用管理システムを導入することによって、複数の求人媒体の情報を自動作成したり、各データを一元管理することができます。その結果、導入する前と比べて一つ一つの採用業務を効率的におこなうことが可能です。

採用コストの削減

採用活動は、求人サイトに掲載する掲載費用や求職者に自社を認知してもらうための広告宣伝費などのコストがかかります。さらには、採用活動に携わる人への人件費などもあるので、企業としてはなるべく早めの段階で予定している採用人数を確保して、採用活動を終了させたいはずです。

先ほども述べたように、採用管理システムを導入することで採用業務を効率的にすることができます。そのため、スピーディーな採用業務によって採用活動の期間を短縮させることで、採用コストの削減にも期待できるのです。

採用力の強化

労働人口の減少によって、企業は人材を確保することが年々難しくなってきています。

そのため、ダイレクトリクルーティングやターゲティング広告など、これまでとは違う新たな採用手法を取り入れて、採用力を強化しようと考えている企業も少なくありません。

採用管理システムでは、採用業務の効率化や採用コストの削減に期待できます。余剰となった時間やコストを採用業務に充てることで、採用力の強化にも繋がるのです。

 

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採用管理システムの4つの機能

採用管理システムが兼ね備えている機能は、以下の4つです。

・求人媒体の自動記載
・求人媒体データの一元管理
・スクリーニング機能
・面接スケジュールの自動調整

順番に解説します。

求人媒体の自動記載

採用活動をおこなう際には複数の媒体を利用して求人を掲載する企業がほとんどです。そのため、求人媒体に合わせた内容を一つずつ記載するのは時間がかかって煩わしいと感じる採用担当者も少なくありません。

しかし、採用管理システムは求人媒体に合わせた項目を自動で記載してくれる機能が搭載されているので、担当者の業務負荷が軽減されます。

求人媒体データの一元管理

複数の求人媒体を利用している企業は、応募者数や選考通過者の割合などを算出してデータ分析をおこなうことで、採用活動のクオリティを高めようとしています。

そのため、採用担当者は一つ一つの求人媒体からわざわざデータを収集しなければいけません。

しかし、採用管理システムを導入すれば、自動でデータを一元管理することができます。一元管理することで、データの収集作業が必要なくなり、これまで以上にデータ分析がしやすくなります。

スクリーニング機能

採用する人数が多い企業では、応募条件のチェックだけでもかなり時間がかかります。

採用管理システムではスクリーニング機能が搭載されているので、一部の採用業務を自動化することも可能です。

面接スケジュールの自動調整

面接スケジュールの調整は、面接官と求職者の双方の予定を確認した上で決めなければいけません。そのため、スケジュールがなかなか合わず、その間に他の企業から内定をもらって選考辞退されるケースも珍しくありません。

採用管理システムでは、面接スケジュールを自動調整してくれる機能もあるので、スムーズな選考に繋がります。

 

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採用管理システムを導入することで得られる3つのメリット

採用管理システムを導入することで得られるメリットは、以下の3つです。

・情報をリアルタイムで確認できる
・ヒューマンエラーが防げる
・応募者への対応がスムーズにできる

順番に解説します。

情報をリアルタイムで確認できる

これまでは情報を共有する際にタイムラグが発生してしまい、担当者ごとに情報にズレが生じてしまうことも珍しくありませんでした。しかし、採用管理システムを導入することで、情報をリアルタイムで確認できます。

応募者の情報や選考状況などを逐一確認できるようになり、担当者同士の共有も非常にスムーズになるため、採用業務の効率化に期待できます。

ヒューマンエラーが防げる

応募者へ連絡しなければいけないのにもかかわらず、忘れてしまい、途中で選考を辞退された経験のある担当者も多いはずです。ヒューマンエラーはいくら気をつけていても発生するものではありますが、できるだけ防止したいですよね。

採用管理システムでは、採用業務の一部を自動化できるので、応募者への対応を忘れることもありません。その結果、応募者からの評価も高まり、さらに質の良い人材の確保につながります。

応募者への対応がスムーズにできる

応募者の情報をエクセルや既存のシステムで管理している担当者も少なくありません。応募者が少ない場合には問題ないかもしれませんが、人数が増えていくにつれて手間がかかり、管理するのが困難な状態となるため、対応が遅れてしまうこともあります。

しかし、採用管理システムを導入することで応募者の情報を一元管理できるだけではなく、面談のスケジュール調整や問合せ対応なども自動化ができます。そのため、応募者への対応がこれまで以上にスムーズになるのです。

 

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採用管理システムを導入する2つのデメリット

採用管理システムは、メリットだけでなくデメリットもあります。主なデメリットは、以下の2つです。

・初期費用や月額費用がかかる
・使いこなすためには操作に慣れる必要がある

一つずつ解説します。

初期費用や月額費用がかかる

当然のことですが、採用管理システムは導入するにあたって費用がかかります。

採用管理システムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類がありますが、初期費用がかかって買い切り型となるのがオンプレミス型です。一方、初期費用がかからない代わりに、定額で費用が発生するのがクラウド型となります。

自分たちの予算に合わせてどちらかを選択しましょう。

使いこなすためには操作に慣れる必要がある

採用管理システムは非常に便利ですが、使いこなすためにはある程度の操作に慣れる必要があります。豊富な機能が搭載されているので、まずは自分たちが使う機能だけを覚えましょう。

誰でも簡単に操作できるように、マニュアルを作成しておくのがおすすめです。また、採用管理システムによっては使い方をサポートしてくれるサービスもあるので、積極的に利用してみましょう。

 

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採用管理システムを選ぶときの4つのポイント

採用管理システムを選ぶときには、以下の4つを意識しましょう。

・必要としている機能が搭載されているか
・操作しやすいか
・セキュリティ体制は万全か
・十分なサポートがあるか]

順番に解説します。

必要としている機能が搭載されているか

採用管理システムによって、搭載されている機能や外部連携することのできるツールが異なったりします。そのため、必要としている機能が採用管理システムに搭載されているかどうかを確認しましょう。

必要な機能かどうかを判断するためにも、「どういう目的で採用管理システムを導入するのか」「どの作業を効率化していきたいのか」などを明確にしておく必要があります。

操作しやすいか

採用管理システムは長期に渡り活用していくシステムなので、操作性も非常に重要になってきます。なるべく操作しやすい採用管理システムを選びましょう。

トライアル期間として無料で使用できる採用管理システムもあるので、一度利用してみてから使いやすいかどうかを担当者同士で話し合いましょう。

セキュリティ体制は万全か

セキュリティ体制が万全かどうかも判断する上で重要なポイントです。

採用管理システムでは、求職者の個人情報を取り扱っています。万が一、情報漏洩などしてしまった場合には社会的信用を失うだけではなく、損害賠償なども請求される恐れがあります。

必ずセキュリティ体制が整っている採用管理システムを選びましょう。セキュリティを強化するオプションなどがあれば、加入することをオススメします。

十分なサポートがあるか

採用管理システムを利用していく中で、操作方法や機能についてわからないことが出てくるかもしれません。そんな時でも、気軽に相談できるサポート体制が整えられているかどうかも確認しましょう。

自分たちに合った採用管理システムを選びましょう。

 

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まとめ

本記事では、採用管理システムの目的や機能・選ぶときのポイントなどについて紹介しました。

採用管理システムには、求人媒体における自動記載機能やデータの一元管理機能などがあります。そのため、採用管理システムを導入することによって、採用業務の効率化やコストの削減・採用力の強化などに期待できるのです。

ただし、導入費用や使いこなすためにはある程度の操作に慣れる必要があるので、注意が必要です。採用管理システムを導入したくても使いこなせるか不安だと感じるご担当者様は、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用代行(RPO)サービスを提供しており、あらゆる採用業務をトータルでサポートしています。採用管理システムの管理はもちろん、使い方についても丁寧にサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。

本記事を参考に、採用管理システムの導入を検討しましょう。

 

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