面接の日程調整が煩わしいなら採用アウトソーシング(RPO)がおすすめ!メリットや特徴を解説!

公開日:2021.07.13  更新日:2022.09.30

採用担当者は、求人票の作成や会社説明会の資料作成・求職者からのお問い合わせ対応など、さまざまな業務に日々追われています。

そのなかでも面接の日程調整に時間を多く割いてしまい、ほかの業務が進まないということも珍しくありません。そんなときには採用アウトソーシング(RPO)がおすすめです。

そこで本記事では、採用担当者が面接の日程調整が煩わしいと感じる理由や採用アウトソーシング(RPO)を利用するメリットなどについて解説します。

 

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面接の日程調整が煩わしいと感じる理由

採用担当者が行う採用業務は主に以下の流れで進んでいきます。

・採用計画の作成

・採用する人材の選定

・採用手法の決定

・応募者の選考

・内定者へのフォロー

 

その中で求人票の作成や求職者からのお問い合わせ対応などを行わなければいけません。業務の中でも特に面接の日程調整は、求職者によって都合が合わなかったり突如としてスケジュールの変更を求められたりするケースが非常に多いです。

そのため、業務が長期化する傾向にあり、ほかの業務に比べてリソースを割かなければいけないケースも珍しくありません。臨機応変に対応する必要があるため、採用担当者の多くは面接の日程調整が煩わしいと感じてしまうのです。

 

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採用アウトソーシング(RPO)とは?

採用アウトソーシング(RPO)とは、自社の採用業務をほかの企業へ委託することです。ちなみにRPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略で、「採用アウトソーシング」や「採用代行」とも呼ばれたりします。

2000年代からは日本でも普及するようになり、少子高齢化の影響で労働人口の減少に伴い、現在では多くの企業が導入するようになりました。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。

RPO(採用アウトソーシング)とは?サービス内容やメリット・依頼するときのポイントについて紹介!

アウトソーシングと外注・委託の違い

採用アウトソーシングでは、自社の採用業務をほかの企業へ委託するという意味で「アウトソーシング」という言葉が使われていますが、「外注」や「委託」とどのような違いがあるのでしょうか。

それぞれの違いを以下の表にまとめてみました。

アウトソーシング 担当者の高度な判断を要する業務「コア業務」に注力できるように、担当者以外でも対応できる定型的な業務「ノンコア業務」を委託すること
外注 自社の業務を一部業者に委託すること
委託 人に業務を頼んで代わりに行ってもらうこと

 

言葉は似ていても意味が異なるので、覚えておきましょう。

もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

RPOとは?外注や委託との違いやRPOの市場規模・今後の将来性について解説!

アウトソーシングにおける「コア業務」と「ノンコア業務」においては次項で詳しく解説します。

委託できる業務について

採用アウトソーシング(RPO)に委託できる業務は主にノンコア業務です。

採用業務に限らず、業務には担当者の高度な判断を要する業務「コア業務」と担当者以外でも対応できる定型的な業務「ノンコア業務」の2つがあります。

採用活動におけるノンコア業務は以下の通りです。

・求人情報の作成や出稿

・電話やWeb、郵送での応募受付

・スクリーニング作業

・面接日程の調整

・選考時のデータ集約

・企業説明会の会場準備

・内定者への連絡 など

 

つまり、上記の業務内容であれば、採用アウトソーシング(RPO)へ委託できます。

詳しくは下記の記事をご覧ください。

採用代行(RPO)の詳しい費用相場や料金形態とは?依頼できる業務内容についても解説!

 

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面接の日程調整を採用アウトソーシング(RPO)に任せるメリット

面接の日程調整を採用アウトソーシング(RPO)に依頼するメリットは以下の2つです。

・内定承諾率が上がる

・コア業務に専念し、採用コストを削減できる

順番に解説します。

内定承諾率が上がる

面接の日程調整というのはノンコア業務なので、あまり重視していない企業もあるかもしれませんが、日程調整は採用率にも影響する非常に大事な業務なのです。

例えば、求職者から面接可能な日程を提示してもらった際に採用担当者が別の業務に追われて連絡が遅れてしまう場合があります。求職者は、他の企業も同時に選考を進めている場合が多いので、連絡が遅れただけで、別の企業に内定を承諾してしまい優秀な人材を逃してしまうなんてこともあります。

採用アウトソーシングサービスを提供している会社では採用のプロが業務を担当することになるので、応募者に対しての迅速な連絡はもちろん、様々なノウハウを駆使することによって、求職者と面接担当者の日程の調整もスムーズに擦り合わせることが可能です。

企業からの連絡が早いと求職者に対しても安心感を与える事ができるので、好印象を持ち、結果として内定承諾率が上がるのです。

コア業務に専念し、採用コストを削減できる

面接は2次面接や3次面接をする企業もあるので、1人の求職者に対して1〜3回、もしくはそれ以上の日程調整をおこなわなければいけません。応募してくる求職者が少数であればそこまで時間はかかりませんが、数十名以上となると、非常に時間がかかります。

そのため、本来時間を割きたいコア業務に時間を使う事ができず、採用力の強化をなかなか進める事ができないという企業も多いのです。

採用アウトソーシングサービスでは、煩わしい面接の日程調整を全て委託する事ができるので、集中してコア業務に取り組むことできます。

また、採用アウトソーシングサービスは費用は発生しますが、面接の日程調整以外のノンコア業務も全て委託できるので、トータルで考えた際に、採用アウトソーシングサービスの方が採用活動に要するコストを削減することができます。

 

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面接の日程調整をアウトソーシングするならニューズベースへ

普段の業務で面接の日程調整の時間を削減したい、もしくは委託してコア業務に専念したいと検討されている方は是非、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用アウトソーシングサービス研修運営アウトソーシングサービスなどを提供しており、年間400件以上の運用実績があるので、高品質で満足いただけるサービスと好評を頂いています。

また、株式会社ニューズベースを選ぶメリットが3つあります。

 

1つ目は多数の実績によってサービスにおける運用環境が整えられています。

お客様から依頼された場合は専任のプロジェクトマネージャーを中心に業務を遂行するため、これまで採用アウトソーシングサービスを利用したことのない企業の担当者様でも常に相談しやすい環境で行わせていただきます。

また、年間400件以上の運用実績があるので、スピーディーな対応が可能です。

 

2つ目は、企業様の悩みに沿った柔軟な対応が可能です。

例えば、面接の日程調整業務を委託したくてもあらかじめ使える予算が決まっているということであれば、予算内に合わせた提案を行わせていただきます。

無理のない範囲で依頼することが可能なので、まずは一度以下よりお問い合わせくださいませ。

面接日程調整などの「採用代行(RPO)」に関するお問い合わせはこちら

 

最後の3つ目は業務を外部に委託するのではなく、最終的には自社内で効率的に採用活動をしていきたいという企業のサポートもしています。

株式会社ニューズベースでは、業務設計や業務のマニュアル化する仕組みが既に整っているので、企業担当者様からどのように採用活動を進めていきたいのかヒアリングをおこない、面接日程の効率化などのノウハウもレクチャーさせていただくことが可能です。

また、業務の可視化、言語化に協力し、「自社でも業務が完結出来るような内製化支援」も提供させていただきます。

 

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まとめ

本記事では、採用担当者が面接の日程調整が煩わしいと感じる理由や採用アウトソーシング(RPO)を利用するメリットなどについて解説しました。

採用アウトソーシングを利用することで、採用コストの削減やコア業務へ専念できるため、これまで以上に採用活動のクオリティ向上に期待できます。

今後も採用活動に注力していきたいのであれば、採用アウトソーシング(RPO)の利用を検討してみましょう。

 

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