【内定出し】気をつけるべきポイントとは?最適なタイミングや種類についても紹介

公開日:2023.11.09

新卒採用において、「内定を出しても承諾率が低くて困っている」といった問題に頭を抱えているという採用担当者もいるのではないでしょうか。

考えられる要因は企業によってさまざまですが、要因のひとつとして「内定出し」がうまくできていない可能性があります。

本記事では、内定出しの最適なタイミングや内定出しの種類・気をつけるべきポイントなどについて解説します。

 

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内定出しとは?

内定出しとは、企業が学生に対して採用通知を渡すことです。

採用通知を受け取った学生が入社承諾書を提出したら、お互いが合意したと見なされて労働契約が成立し、内定となります。

 

内定出しの最適なタイミング

優秀な学生ほど、早い時期からすでに内定を獲得する傾向があるため、なるべく早めのタイミングで内定出しを行うのがおすすめです。

ただし、ルール上正式な内定が出せるのは10月1日以降と決められています。それ以前の時期は内定を出すことを口頭で約束する「内々定」を出すこととなります。

就職プロセス調査(2024年卒)「2023年10月1日時点 内定状況」によると、年々早い時期から内定を獲得する学生の割合が増えてきており、2024年卒は4月1日時点で既に48%の学生が内定(内々定含む)を獲得していることがわかりました。

以降、5、6、7月と進むごとに内定獲得率は高まり、7月1日時点では83.3%が内定を獲得しています。

企業ごとに状況は異なるため一概には言えませんが、上記をもとにすると他社に後れを取らないためにも、内定(内々定)は6~7月頃には出せるようにしておきたいところです。

 

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内定出しの種類は3パターンある

内定出しの種類は、学生の入社意欲や自社とのマッチ度合いに応じて、以下の3パターンがあります。

  • 入社意思が強く自社にもマッチしているパターン
  • 入社意思は弱いが自社にマッチしているパターン
  • 入社意思は強いが自社にマッチしていないパターン

一つずつ解説します。

 

入社意思が強く自社にもマッチしているパターン

入社意思が強く自社にもマッチしている学生は、採用活動で最も生み出していきたい層といえます。

当てはまる学生に対しては、積極的に内定出しを行いましょう

ただし、能力が高く意欲的な学生の場合、自社以外にも複数の企業から内定をもらっている可能性が高くなります。

内定を出した後のフォローもしっかり行い、良い関係を維持することが重要です。

 

入社意思は弱いが自社にマッチしているパターン

入社意思は弱いが自社にマッチしているパターンの場合、注意が必要です。

なぜなら、自社が第2・第3希望である可能性が高く、内定を出したとしても辞退される恐れがあるためです。

入社意思が低い学生の場合は、内定を出しても何割かは辞退するということを見込んでおく必要があります。

 

入社意思は強いが自社にマッチしていないパターン

入社意思は強いものの、自社にマッチしていないパターンの場合、内定を出した場合の承諾率は高いと思われます。

しかし、自社にマッチしていない人材のため、内定出しの優先度はあまり高くありません。

採用活動の結果、マッチしている人材だけでは目標とする採用人数に満たなかった場合に、採用数を補うためにこのパターンの学生に内定を出す、といった考えを持っておくとよいでしょう。

 

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内定手続きまでの一連の流れ

内定手続きまでの一連の流れは、以下の4ステップとなります。

  • 内定連絡をする
  • 内定通知書を作成して送る
  • 内定を承諾するか辞退するかの連絡を受ける
  • 雇用契約を結ぶ

順番に解説します。

 

1.内定連絡をする

まずは内定を出すことが決定した時点で、学生に対して電話もしくはメールで内定連絡をします。

認識の相違や誤解を生まないよう、「採用試験に合格したため、内定連絡を行った」という旨をしっかり伝えましょう。

内定連絡をした時点で、まだ別の企業の選考を受けているという可能性は高いので、内定を出した理由や自社の魅力、そして何よりも「ぜひあなたと働きたい」という気持ちをしっかりアピールしておきましょう。

 

2.内定通知書を作成して送る

内定連絡をした後に内定通知書を作成します。内定通知書には、以下の内容を記載しましょう。

  • 日付
  • 応募者の氏名
  • 差出人
  • 内定者の入社日(既に決定している場合)
  • 選考を受けてくれたことに対するお礼
  • 合格理由
  • 同封書類の内容
  • 返送書類の提出期限
  • 労働条件
  • 問い合わせ先

内定通知書を作成したら、内定者の住所に送ります。

 

3.内定を承諾するか辞退するかの連絡を受ける

内定通知書を作成して送ったら、内定を承諾するか辞退するかの連絡が来るのを待ちます。

内定を承諾する旨の連絡が来た場合には、雇用契約を結びます。

 

4.雇用契約を結ぶ

雇用契約を結ぶ場合には、雇用契約書を記載してもらう必要がありますので、事前に準備しておかなければいけません。

また、雇用契約書以外にも源泉徴収票や年金手帳なども必要となるので、忘れずに用意してもらいましょう。

雇用契約書を全て記載してもらえれば、内定手続き完了です。

 

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内定出しで気をつけるべきポイント

内定出しで気をつけるべきポイントとして、以下の3つが挙げられます。

  • 学生への理解を示す
  • 内定承諾書には明確な提出期限を設ける
  • フォローを忘れずに行う

一つずつ解説します。

 

学生への理解を示す

学生にとって、就職活動はこれからの人生を大きく左右するかもしれない一大イベントです。

しかし、自社に入社してもらうために、内定を出した段階でほかの選考を強制的に終わらせようとする企業も少なくありません。

その結果、学生から不信感を抱かれてしまい、内定を辞退されるケースもあります。

そのような事態を防ぐためにも、学生の気持ちに寄り添って理解を示すことが重要です。

また、内定に対する返答の期限に余裕を持たせておくことや、常に質問を受け付けて丁寧に返答することなど、学生側に負担や不安が生まれないようにしましょう

 

内定承諾書には明確な提出期限を設ける

企業側が内定を出したとしても、学生側から内定承諾書を提出してもらえなければ、正式な雇用契約は結べません。

そのため、承諾の場合は内定承諾書を確実に提出してもらう必要があります。

内定承諾書の提出期限が曖昧だと、後回しにされる可能性が高くなるため、明確な提出期限を設けましょう。

ただし前述の通り、期限を短くしてすぐに返事をさせるよう仕向けたり、他社への応募を止めさせたりする行為は厳禁です。

 

フォローを忘れずに行う

一人でも多くの人材を確保したいのであれば、内定を出した後が重要です。

内定を獲得した学生は喜びとともに、社会人として働く上での不安も抱えているはずだからです。

不安が払拭されない状態が続いてしまうと、最終的に内定辞退へとつながる可能性があるので、フォローを忘れずに行いましょう

具体的には、実際に現場で働く従業員と気軽にコミュニケーションを図れる座談会の開催や内定者懇親会などを開催し、働くイメージや将来のビジョンが持てるようにするなどのアイデアが挙げられます。

そのほかにも、内定者研修やフォロー面談・オフィス見学など、フォローする方法はさまざまあります。自社に適した方法でフォローを行いましょう。

 

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まとめ

本記事では、内定出しの最適なタイミングや内定出しの種類・気をつけるべきポイントなどについて解説しました。

採用活動を成功させるためには、内定出しのタイミングや出し方、その後のフォローが重要です。

そのため、内定出しの際にはなるべく学生の気持ちに寄り添って理解を示したり、内定を辞退されないよう、手厚いフォローを行ったりすることを意識しましょう。

 

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