オンラインイベントを企画するメリットやデメリット・実際の事例についても紹介！

最近では、オンラインでのイベントを企画する企業が増えてきています。オンラインでのイベントは、オフラインと比較してどのような違いがあるのか気になる担当者も多いはずです。

そこで本記事では、オンラインイベントを企画するメリットやデメリット・実際の事例などについて紹介します。これからオンラインイベントを企画しようか検討している担当者は、ぜひ最後までご覧ください。

 

オンラインイベントとは？急速に増えた理由について

オンラインイベントとは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを活用して開催されるイベントのことです。

オンラインイベントが急速に増えた一番の理由として挙げられるのが、新型コロナウイルス感染症の影響です。2020年から一気に新型コロナウイルス感染症が拡大した結果、感染症対策の一環としてオフラインではなくオンラインイベントを企画する企業が増えました。

 

オンラインイベントを企画するメリット

オンラインイベントを企画するメリットは以下の3つです。

順番に解説します。

場所に関係なく気軽に参加してもらえる

オンラインイベントは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスのほかにインターネットの環境さえあれば、場所に関係なくどこにいても参加できます。日本だけでなく海外からも参加できるので、世界中から集客することが可能です。

コストの削減につながる

オフラインでイベントを企画する場合、会場を押さえたり当日の準備をしたりするなど、さまざまなコストがかかります。しかし、オンラインイベントではインターネットを通じて自分たちの好きな場所で参加できるため、会場を準備する必要がありません。

配信する場所と環境・ツールさえあればオンラインイベントを開催できるので、大幅なコスト削減につながるのです。

感染症対策になる

新型コロナウイルス感染症は現在も猛威をふるっているので、オフラインイベントに参加する場合には、感染のリスクがあります。感染するリスクを恐れて、参加しないという選択肢を取る人も少なくありません。

一方のオンラインイベントでは、一人ひとりが自分の好きな場所で参加できるので、自然と感染症対策にもなるのです。

 

オンラインイベントを企画するデメリット

オンラインイベントを企画するデメリットは以下の2つです。

一つずつ解説します。

通信トラブルが発生する恐れがある

オンラインイベントは、オフラインイベントと比較するとトラブルが発生しやすいです。そのなかでも特に発生しやすいのが通信トラブルです。参加者の人数が多いほど通信環境に負荷がかかってしまうため、音声が途切れたり画面がフリーズしたりするなどの現象が発生します。

その結果、参加者のモチベーションが下がってしまう恐れがあるので、あらかじめ通信環境を整えておくことが大切です。

途中で離脱されてしまう可能性が高くなる

オンラインイベントは、顔出しすることなく自分の好きな場所で気軽に参加できるため、オフラインイベントと比較して緊張感が薄れてしまいます。その結果、集中力が低下してしまい、途中で離脱されてしまう可能性が高くなるのです。

イベント途中の離脱を防ぐためにも、原則として顔出しでの参加を呼びかけるようにしましょう。

 

オンラインイベントの企画から実施するまでの手順

オンラインイベントの企画から実施するまでの手順は、以下の5ステップです。

順番に解説します。

開催するオンラインイベントのコンセプトや目的を設定する

どのようなオンラインイベントを企画するのか、コンセプトや目的を設定していきます。コンセプトや目的が抽象的だと方向性がブレてしまう可能性があるので、なるべく具体的に設定することが重要です。

参加者のペルソナを決める

設定したコンセプトや目的を基に参加者のペルソナを決めていきます。

ペルソナを設定する際には、最低でも以下の項目を設定しましょう。

上記のほかにも自分たちが必要だと感じる項目があれば、追加していきます。

ただし、項目を入れすぎてしまうと、ターゲットなるユーザの母数が大幅に減少してしまうので注意が必要です。

スケジュールや配信ツールなどを決める

オンラインイベントを開催するスケジュールや配信ツールを決めます。

配信ツールは、YouTubeライブやZoom・Microsoft Teamsなど、さまざまあるため、自分たちが一番使いやすい配信ツールを選びましょう。

集客して参加者を集める

オンラインイベントを開催するにあたって、集客も欠かせません。

ホームページでの告知やWeb広告の掲載・SNSでの宣伝など、集客方法は豊富にあるので、自分たちに適した一番効率的な方法で集客しましょう。

オンラインイベントを開催する

実際にオンラインイベントを開催します。

当日は滞りなく進行するためにも、事前にリハーサルを繰り返し行いましょう。

 

オンラインイベントを企画した事例3選

オンラインイベントを企画して成功した事例を3社紹介します。

本田技研工業株式会社

本田技研工業株式会社では、例年行われていた三重県鈴鹿市での入社研修を2020年からオンラインでの開催にシフトしています。

オンライン研修ではeラーニングとワークショップを積極的に採用しており、研修が終了したその日に振り返りを欠かさず行うことで、内省力が強化されました。対面での研修と比較して復習しやすい環境ということもあり、理解度の向上につながったと語っています。

参考：【事例】本田技研工業｜600人の新入社員研修をオンライン化。その成功の秘訣とは？

御素麺屋

御素麺屋では、BtoC向けのオンラインワークショップを開催しました。お菓子教室に行かなくても、Zoomを通じて自分の自宅でお菓子作りが行えます。

ライブ配信のため、分からないことがあればいつでも気軽に質問できます。申し込みするとお菓子作りのキットが到着するので、道具を自分で準備する必要もなく、小さなお子さんでも参加可能です。

参考：御素麺屋の和菓子職人・パティシエが教えるオンラインお菓子作りワークショップ

ワークスモバイルジャパン株式会社

ワークスモバイルジャパン株式会社では、LINE WORKSを活用してさまざまな有名人とのオンライントークイベントを開催しています。

それぞれのトークイベントにはテーマが設けられており、非常に有益な情報を気軽に聞けます。当日の動画はYouTubeのアーカイブとして保存されているので、配信を見逃した場合でも安心です。

参考：会えなくても仕事が進む！オンライントークイベント開催レポート

 

まとめ

本記事では、オンラインイベントを企画するメリットやデメリット・実際の事例などについて紹介しました。

オンラインイベントを企画することで、場所に関係なく気軽に参加してもらえたりコストの削減につながったりするなどのメリットがあります。一方、通信トラブルが発生したり途中で離脱されたりするなどのデメリットもあるので、注意しましょう。

オンラインイベントの開催であれば、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、オンラインイベントにおける配信機材の手配や集客・当日の運営など、トータルでサポートしています。リソース不足や経験不足でお困りの担当者はお気軽にご相談ください。

本記事を参考にオンラインイベントを企画してみましょう。