ウェビナー運営における一連の流れとは?3つのフェーズに分けて詳細に解説!

公開日:2024.05.28

感染症の流行などがあったことで、近年はセミナーだけでなくオンライン開催のウェビナーを実施している企業も増えています。

しかし、開催経験が乏しい場合「どのようにウェビナーを運営していけばいいのだろう」と頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、ウェビナー運営における一連の流れを、事前準備・本番当日・終了後の3つの段階に分けて解説します。

 

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【事前準備】ウェビナー運営における一連の流れ

ウェビナー運営における一連の流れとして、事前準備の段階でやるべきことは以下の5つです。

  • ウェビナーの概要を決める
  • 資料を作成する
  • 集客する
  • 配信環境を整える
  • リハーサルを行い本番を迎える

順番に解説します。

 

ウェビナーの概要を決める

ウェビナーを開催するにあたって、まずはどのようなウェビナーにしていくのか、概要を決める必要があります。

その際は6W2Hのフレームワークに当てはめて考えてみましょう。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • Whom(誰に)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)
  • How much(いくらで)

また、競合他社や自社がこれまでに開催したウェビナーを参考にしてみるのもおすすめです。

 

資料を作成する

ウェビナーの概要を決めたら、当日に使用する資料を作成します。

資料を作成する際には、参加者の理解を助けるために、図表や画像、動画を積極的に挿入しましょう。

また、文字のサイズが小さくて読みにくく、参加者に負担がかかるといったことがないよう、文字のサイズは24pt以上にするのがおすすめです。

その他、ウェビナー資料の作成手順や意識すべきポイントについて詳しく知りたいのであれば、以下の記事をご覧ください。

ウェビナー資料を作成する上で意識すべきポイント5選!構成内容や作成手順も

 

集客する

ウェビナーを成功させる上で最も重要なのが、集客といっても過言ではありません。

ウェビナーを開催する上で集客する代表的な方法は、以下の通りです。

  • SNS
  • Web広告
  • メルマガ
  • オウンドメディア
  • プレスリリース

上記のように、集客方法はさまざまあります。企業によって適した集客方法は異なるので、自社に合う方法を選びましょう。

どれが自社に最適な集客方法なのかがわからない場合は、一通り試してみるのがおすすめです。

 

配信環境を整える

円滑にウェビナーを運営するためには、配信環境を整える必要があります。

ウェビナーは、基本的にパソコンとネット環境さえあれば開催できます。

しかし、パソコンの機能に不具合があったりクオリティにこだわりたかったりするのであれば、カメラやマイク・照明なども準備しましょう。

また、インターネット環境が不安定な状態で開催した結果、画面がフリーズしたり音声が途切れたりするなどのアクシデントが発生することも珍しくありません。

そのような事態を防ぐためにも、インターネット環境は特に注意深くチェックしましょう。

 

リハーサルを行い本番を迎える

本番前には、リハーサルも必ず行いましょう。

可能であれば一度だけでなく、2〜3回ほど行うのがおすすめです。

リハーサルで気になる点があれば、微調整して本番を迎えましょう。

 

お役立ち資料 当日スケジュール(Excel形式) はこちら

【本番当日】ウェビナー運営における一連の流れ

ウェビナー運営における一連の流れとして、本番当日にやるべきことは以下の3つです。

  • 最終チェックを行う
  • 出欠確認する
  • アンケートフォームのURLを送る

一つずつ解説します。

 

最終チェックを行う

ウェビナー本番前に、配信の最終チェックを行いましょう。

具体的にチェックする内容は、映像と音声です。

重要な部分ですので、1人ではなく複数人で問題がないかチェックするようにしましょう。

 

出欠確認する

参加者名簿と照らし合わせながら、出欠確認を忘れずに行いましょう。

また、同じタイミングでウェビナーツールの使い方や、ウェビナー時の注意事項についても説明しましょう。

 

アンケートフォームのURLを送る

無事にウェビナーが終了したら、最後にアンケートフォームのURLを送ります。

アンケートを実施することで、参加者の情報を入手したり次回の改善につなげられたりするなどのメリットに期待ができます。

そのため、特別な事情がない限りはアンケートを実施しましょう。

ひとりでも多くの参加者からアンケートを回収するためにも、何かしらの特典を用意してみるのもおすすめです。

 

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【終了後】ウェビナー運営における一連の流れ

ウェビナー運営における一連の流れとして、ウェビナー終了後にやるべきことは以下の3つです。

  • フォローメールを送る
  • アンケート結果を確認する
  • 次回のウェビナーに向けて改善点を洗い出す

順番に解説します。

 

フォローメールを送る

ウェビナーを開催しただけでは、最終的なゴールである見込み顧客の獲得や、商品・サービスの成約にはつながりません

そのため、ウェビナー終了後は必ずフォローメールを送りましょう。

フォローメールとは、名前の通りウェビナーの参加者をフォローするためのメールのことです。

フォローメールでは、主に以下の内容を記載しましょう。

  • ウェビナー参加へのお礼
  • 役立つ情報
  • 今後してほしいアクション

時間が経過するにつれて、ウェビナーの記憶が薄れて興味関心がなくなってしまうので、フォローメールは遅くても24時間以内には送るようにしましょう。

 

アンケート結果を確認する

受講者が回答したアンケート結果を一つずつ確認します。

ポジティブな意見もあればネガティブな意見もあるので、真摯に受け止めることが大切です。

 

次回のウェビナーに向けて改善点を洗い出す

アンケート結果を基に、次回のウェビナーに向けて改善点を洗い出します。

洗い出した改善点を今後どのように対策していくのか具体的に話し合うことで、次回は更なる効果に期待ができるウェビナーとなるはずです。

 

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自社でウェビナー運営が難しいと感じたらアウトソーシングを検討しよう

ウェビナー運営における一連の流れとして、事前準備・本番当日・終了後の3つの段階に分けられます。

それぞれの段階でやるべきことが数多くあるため、自社のリソースだけでウェビナーを運営するのが難しいと感じる担当者もいるのではないでしょうか。

そのような場合には、アウトソーシングを検討してみましょう。

ウェビナー運営をアウトソーシングすることで、現状のリソースだけでもウェビナーを開催することが可能となります。

また、ウェビナーにおけるプロがサポートしてくれるので、開催経験が乏しい場合でも安心です。

アウトソーシングする際には、費用やこれまでの実績を考慮した上で慎重に選びましょう。

「数多くのアウトソーシング会社があるため、どこに依頼すればいいのかわからない」ということであれば、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、セミナープロデュースを提供しており、ウェビナーやセミナーにおけるさまざまな業務のサポートを行っています。

豊富な支援実績もあり、お客さまの要望に沿ったプランを提案しますので、お気軽にお問い合わせください。

 

セミナー運営の事例ページはこちら

まとめ

本記事では、ウェビナー運営における一連の流れについて解説しました。

これからウェビナーの開催を検討しているのであれば、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

自社でウェビナー運営するのが難しい場合には、アウトソーシングも検討してみましょう。

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