OA研修（Word/Excel等）とは？OAスキルと研修開催のポイントを紹介！

最近では、OA研修を開催している企業も増えてきました。OA研修を開催することで即戦力となる人材の確保に期待できますが、OA研修について知らない担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで今回は、OA研修の基礎知識やOAスキル・OA研修の内容について紹介します。

 

OA研修とは

OAとは、オフィス・オートメーション（Office Automation）の略で、働く上で必要なオフィス・オートメーション機器の取り扱い知識や操作スキルを身につけるための研修のことです。

今まで手動で行っていた作業を、OAソフトと言われるWordやExcelを利用することで自動化できます。

 

OA研修が必要な理由

OA研修が必要な理由として挙げられるのが、即戦力となる人材の確保です。

社会人になると、書類やプレゼン資料を作成することがあります。そのため、ExcelやWord・PowerPointなど、さまざまなOAソフトを活用しなければいけません。しかし、新社会人の多くはこれまでOAソフトの使用経験が少ない人がほとんどです。

企業は人材を確保したとしても一から指導しなければいけないため、ますます人手不足に陥ってしまいます。人手不足を少しでも緩和させて即戦力となる人材を確保するためにOA研修を導入する企業が増えてきたのです。

 

OAスキル一覧

OAスキルには以下の4つがあります。

・Excel（エクセル）
・Word（ワード）
・PowerPoint（パワーポイント）
・Access（アクセス）

それぞれの特徴を解説します。

Excel（エクセル）

Excelでは、文章や表の作成ができます。請求書の作成やプレゼン資料でも必須の棒グラフ・折れ線グラフの作成も可能です。複雑なデータの処理も得意なので、関数を用いることで、入力した値から自動的に計算する表を作成もできます。

スキルを身につけることで、業務の効率化につながります。

Word（ワード）

Wordは主に文章を作成するためのソフトとして活用されます。

そのため、書類や資料を作成するときに利用されることが多いです。Wordは文章にイラストや画像を挿入することもできます。また、年賀状などを作成することも可能なので、ビジネスだけではなくプライベートでも役立つのです。

PowerPoint（パワーポイント）

PowerPointは、主にプレゼン資料を作成するためのソフトです。

画像や図形の挿入はもちろん、文字を動かしたり強調させたりするなどのアニメーションをつけることもできます。そのほかにもさまざまな機能があるので、いかにうまく使いこなせるかによって資料のクオリティも大きく異なります。社会人であれば、誰もが一度は触ることのあるソフトです。

Access（アクセス）

Accessは、データの管理や保存ができるソフトです。

あまり聞いたことがない人も多いかもしれませんが、主に経理や人事・営業担当者が利用しています。Accessを利用することで、顧客情報の管理や売り上げデータの集計・勤怠管理などが可能です。ほかのOAソフトと比べて操作が難しいので、慣れるまで時間がかかるかもしれません。

 

OA研修の事例

実際に開催されているOA研修の事例をそれぞれ紹介します。

Excel（エクセル）のOA研修

ExcelのOA研修は以下の通りです。

研修の目的	研修内容
1.Excelの基本概要を把握する	・基本操作や画面説明 ・文字列や数値などデータ入力の基本 ・データの修正作業 ・効率のよいデータ入力方法 ・各書式の設定 ・表の作成方法 ・行や列の追加
2.計算式を作成する	・数式の使い方や演算記号の把握 ・数式をExcelで計算 ・簡単な関数計算 ・関数ウィザードの利用 ・相対参照と絶対参照
3.罫線やグラフを作成する	・罫線を使って表を作成 ・円グラフ・棒グラフの作成 ・グラフの移動
4.用紙に合わせて印刷する	・印刷の向き・拡大縮小などの書式設定 ・印刷範囲と改ページプレビューモードの方法
5. Excel演習	・九九表の作成 ・人口統計グラフの作成 ・見積書の作成

Word（ワード）のOA研修

WordのOA研修は以下の通りです。

研修の目的	研修内容
1.Wordの基本概要を把握する	・Wordの起動やWordの保存方法 ・文字の入力
2.ビジネス文書を作成する	・ページの設定や文書の編集 ・ルーラーの使用 ・ヘッダー・フッター・ページ番号の編集 ・テンプレートの利用
3.表作成・図形を挿入する	・表の作成・編集 ・文書に図形の挿入・編集 ・図形の作成
4.用紙に合わせて印刷する	・印刷プレビュー・印刷設定 ・差し込み印刷の設定 ・宛名ラベルの作成
5. ショートカットの基本知識や使い方	・ショートカットの基本知識 ・利用する機会の多いショートカット ・その他のショートカット
6. 総合演習	・送付状・アンケート用紙の作成

PowerPoint（パワーポイント）のOA研修

PowerPointのOA研修は以下の通りです。

研修の目的	研修内容
1.PowerPointの基本操作を把握する	・PowerPointの起動や保存方法 ・スライド作成の作成やスライドの追加 ・テキストの書式設定 ・ページ番号・フッター・デザインの設定
2.図形・画像・表・グラフを作成する	・図形を描く ・線を引く ・図形の編集・コピー ・文字の挿入 ・整列・グループ化 ・画像の挿入 ・表の作成 ・グラフの挿入
3.プレゼンテーションを実行する	・プレゼンテーションの実行 ・ノート機能 ・プレゼンテーション実行画面操作
4.応用スキルを身につける	・リボンのカスタマイズ／ショートカットキーの操作 ・スライドマスターの作成 ・全体像の表示 ・SmartArt操作
5. わかりやすいスライドの基本やデザインを習得する	・1スライド1メッセージ ・リスト構造の意識 ・色選び・バランス ・背景や図のシンプル化
6. 実際に資料を作成する	・会社説明会資料の作成 ・作成した資料でプレゼンテーション

 

これらのOA研修はあくまで一例です。そのため、自社に合った研修を開催しましょう。

 

OA研修を成功させるための3つのポイント

OA研修を成功させるためのポイントは以下の3つです。

・目的を明確にする
・受講者の反応を定期的に確認する
・研修後のフォローをする

順番に解説します。

目的を明確にする

OA研修では、それぞれのOAソフトごとに開催するのがほとんどですが、いくつかのステップに分けて行います。

研修目的が曖昧のまま開催してしまうと、基本知識を身につけるステップにも関わらず、応用的なスキルまで教えてしまい、受講者が研修についていけないという事態が発生してしまいます。モチベーションの低下にもつながるので、目的を明確にして研修を開催しましょう。

受講者の反応を定期的に確認する

OAソフトだけではなく、パソコンでさえあまり使った経験がないという受講者もいます。受講者によっては、できないことが恥ずかしくてなかなか言い出せないという人もいるので、全員ができているか定期的にチェックしましょう。

ステップごとに質問の機会を与えるのがおすすめです。

研修後のフォローをする

OA研修では覚えることが多いので、一度研修しただけで教えた内容を全て理解するのは非常に難しいです。

そのため、研修が終わって一定期間経過してから再度研修を行う「フォローアップ研修」を実施しましょう。フォローアップ研修を行うことで、研修で学んだ内容をさらに深めることができます。

フォローアップ研修については、以下の記事でも詳しく解説しています。
▶「フォローアップ研修が生み出す効果とは｜目的から考える最適な内容」

 

まとめ

今回は、OA研修の基礎知識やOAスキル・OA研修の内容について紹介しました。

OAスキルは社会人として働くうえで必要不可欠です。そのため、即戦力となる人材を確保したいのであれば、OA研修を導入しましょう。しかし、人材不足が原因でOA研修を開催できない企業も少なくありません。

そんなときにはアウトソーシングサービスを利用しましょう。アウトソーシングサービスを利用することで、研修準備や当日の進行までを委託することができます。アウトソーシングのことなら弊社、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、研修運営アウトソーシングサービスを提供しており、年間運営実績は400件以上です。短期やスポットでの業務も対応可能なので、まずはお気軽にご相談ください。

今回の記事を参考に、OA研修を導入してみましょう。