オンライン研修ツールの選び方｜役立つ基本機能や活用法を解説

最近では新型コロナウイルスの影響で対面の研修ではなく、オンラインにて研修をおこなう企業が増えています。

しかし、オンライン研修は1〜2年の間に急激に普及したので、研修で使用する際のWeb会議ツールの基本機能や、そもそも運営に最適なツールとして何を選択すればいいのかわからない担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで今回は、オンライン研修を失敗しないためのツールの選び方や基本機能などについて紹介していきます。

 

1.オンライン研修とは

オンライン研修とは、パソコンやスマートフォンなどからインターネット環境を経由することで同じ場所にいなくても受講できる研修のことを指します。場所に制限がないので、新型コロナウイルスの感染対策として導入する企業が増えてきました。

オンライン研修は「ライブ配信型」と「録画型」の主に2種類に分類されています。

ライブ配信型

【ライブ配信型】は、リアルタイムで研修を受講することができるスタイルです。

リアルタイムなので、チャットなどを用いてその都度質問をすることも可能であり、研修内容に対しての疑問などをその場で解決することができるなど、オンライン上でも双方向型の研修を行うことができます。

また、研修によってはグループでコミュニケーションを図ることも可能です。グループワークで自分以外の意見も聞けるので、あらゆる角度から研修内容の分析が可能です。

録画型

一方で【録画型】は、あらかじめ録画しておいた研修内容を、オンライン上で受講するスタイルです。「eラーニング」などが録画型の代表的な例です。

ライブ配信型と違ってリアルタイムではないので、自分の空いてる時間に研修を受講することができます。また、巻き戻しや一時停止、リピートも可能なので、復習することでより理解度が高められます。

しかし、講師への質問などができないため、疑問点があってもその場で解決するのが難しい点は注意が必要です。

 

2.研修に役立つツールの基本機能

研修に役立つWeb会議ツールの基本機能を紹介します。

録音・録画機能

オンライン研修では、録音・録画機能が非常に役立ちます。

録音・録画機能を使用することで、録画型のオンライン研修をおこなう場合でも、わざわざボイスレコーダーやビデオカメラを用意する必要がありません。

また、ライブ配信型での開催の場合でも、録音・録画機能を活用することで、欠席者への共有や、受講者自身も研修内容の振り返りをおこなえる他、運営担当者が録画を活用して研修中の修正点を改善するなどの活用法があります。

画面共有機能

画面共有機能は、画面を共有することでオンライン上で資料を確認してもらうことができます。

活用方法例として、システムの説明を行う場合に、配布マニュアルの補足として実際の操作方法を見せるなど、映像での共有の方が受講者の理解度が深まる場合に効果を発揮します。

また、セキュリティの面で資料化はできない情報を共有したい場合でも、この機能では受講者のパソコンにデータ保存されることなく共有できるため安心です。

グループワーク機能

グループワーク機能は、別名「ブレイクアウトルーム」とも呼ばれており、グループに分かれてディスカッションをおこなう場合に使われます。

オンライン研修の場合は、講師が一方的に話をする一方通行のケースが多いので、受講者は受け身になりがちです。しかし、グループワーク機能を使うことによって、対面時の研修同様に、受講者同士で話し合いができるようになり、より充実した研修カリキュラムの実現が可能となりました。

アンケート・投票機能

アンケート・投票機能は、アンケートを作成して受講者に回答させることで結果を表示できる機能です。

使い方としては、講師が研修中にお題を出して答えてもらうことで、受講者が受け身の姿勢だけで終わるのではなく、自発的な参加意識を高めることができます。また、研修終了後に今回の研修についてのアンケートを実施することによって、次回の改善へと繋げることも可能です。

 

3.ツールを選ぶ基準、運営を失敗しないポイント

ツールを選ぶ基準と運営を失敗しないポイントを紹介します。

ツールを選ぶ基準について

ツールを選ぶ基準としては3つあります。

1つ目は【操作性】です。

いくら性能が良くても直感的に操作することが難しい場合には、思うように扱うことができず、納得のいくオンライン研修もおこなうことができません。ツールによっては無料で体験することもできるので、複数人の研修担当者で操作性を確かめた上で、どのツールにするか判断しましょう。

2つ目は【同時接続数】です。

オンライン研修の場合、一度に複数人で研修をおこなうケースがほとんどです。ツールによっては、同時接続数がキャパーオーバーしてしまい、回線が落ちてしまうという可能性もあるので、どれくらいまで同時接続することができるか確かめておきましょう。

最後の3つ目は、【サポート体制】です。

オンライン研修では、対面での研修に比べてトラブルが発生しやすいです。トラブルが発生した時にも具体的なサポートがあるかなどを確認しておくことで、迅速に対応することができます。海外のツールの場合、日本語対応されているかも確認しましょう。

運営を失敗しないポイント

運営を失敗しないポイントは3つあります。

1つ目は【テクニカルトレーニングの実施】です。

事前の準備が無い状態でオンライン研修を始めてしまっては、ツールの操作方法や画面の共有方法が分からず、研修の時間が大幅に伸びてしまう可能性があるからです。特に最初の頃は操作方法に慣れていない担当者がほとんどなので、必ずテクニカルトレーニングを実施しましょう。

2つ目は【質問できる機会を設けること】です。

どうしてもオンライン研修では講師の解説を中心に進める講義型が主流であるため、受講者が受け身になりがちです。受け身になると参加意識が低下し、研修で教わった内容が定着しづらくなります。

質問の機会を設けることで参加意識を高め、研修内容の定着を促すことで充実した研修となるので、研修スケジュールを決める段階で質問する時間も確保しておきましょう。

3つ目は、【サポート役をつけること】です。

オンライン研修では、機材のトラブルやネットの接続不良など、イレギュラーな事態が想定されます。利用ツールやシステム面の知見もあるサポート役をつけることによって、イレギュラーな事態が発生しても迅速に対応することができるので、最低1人はつけるようにしましょう。

 

4.研修利用におすすめのWeb会議ツール3選

オンライン研修に使えるオススメのWeb会議ツールを3つ紹介します。

zoom

zoomは、75万人以上の企業や組織で利用されており、社会人であれば誰もが一度は聞いたこともあるのではないのでしょうか。zoomの特徴としては映像や音声のデータが圧縮されるので、データの通信量が少なく、安定した通信が実現できます。

また、画面共有機能や録画機能、ブレイクアウトルーム、チャットやQ＆Aなどの機能も充実しており、入室する際にパスワードを設定することも可能なので、セキュリティに関しても万全です。

Google Meet

Google Meetは、Googleアカウントを作成していれば誰でも利用することのできるツールです。

有料プランにすることで最大250人まで同時接続が可能で、ブラウザ版では指定したデザインの背景にするバーチャル背景機能が搭載されています。Googleが提供しているツールなので、GmailやGoogleカレンダーとの連携がしやすく、セキュリティ面も厳重です。

また、ブラウザ経由で全ての機能が利用可能なため、パソコンの他スマートフォンやタブレットといったマルチデバイスでの利用しやすいメリットがあります。

Microsoft Teams

Microsoft TeamsはMicrosoftが提供しているツールで、セキュリティ面に関しては非常に安心が出来ます。同時接続数も250名と安定している他、GIFや絵文字機能なども充実しており、工夫によってより円滑なコミュニケーションをおこなうことができます。

また、「Office 365」のサービスと連携し、ファイルの共同編集などが可能であることが強みのため、日頃からWordやExcel、PowerPoint等を使用しているのであれば、Microsoft Teamsの導入によって更なる業務効率の改善にも期待できます。

 

5.まとめ

今回は、オンライン研修を失敗しないためのツールの選び方や基本機能などについて紹介しました。

ツールの基本機能などを把握しておくことで、オンライン研修のカリキュラム作成、運営に役立つ面がたくさんあります。そのため、まずは利用するツールの機能を理解することが重要です。しかし、オンライン研修ではトラブルなどのイレギュラーな事象などが多いので、参加人数が多い、オンライン研修を実施した前例が自社でない、等の場合には負担が大きいと感じる担当者も少なくありません。

そんな時には、【アウトソーシングサービス】がオススメです。アウトソーシングサービスを利用することで、オンライン研修の準備や運営はもちろん、イレギュラー対応も一括でサポートを任せることができるので、担当者の負担を軽減し、研修運営のコア業務にのみ注力できます。

弊社、株式会社ニューズベースでは研修運営のアウトソーシングを提供しており、年間400件以上のアウトソーシング実績があります。強みであるオペレーション体制構築ノウハウを活かし、研修運営のサポートをおこないます。

また、業務の標準化・内製化の支援もおこなっているので、最終的には自社で研修を完結したいという担当者もお気軽にご相談ください。そのほかにも採用代行（RPO）サービスなども提供しており、採用業務にてリソース不足にお困りの場合にも相談承ります。

今回の記事を参考に、ツールの選び方や基本機能を理解した上で、充実したオンライン研修にしてみてはいかがでしょうか。