テレワークでの新入社員のオンボーディング成功させるポイントや施策・事例とは

新型コロナウイルスの影響でテレワークを継続している企業も少なくありません。そのため、テレワークでオンボーディングを実施する企業も増えてきています。テレワークでのオンボーディングではどんなことに気をつければいいのでしょうか。

そこで今回は、テレワークでのオンボーディングを実施するために必要なことや成功させるためのポイント・実際の事例などを紹介します。

 

テレワークでのオンボーディングが重要な理由

ダイレクトリクルーティングサイトを展開している学情では、2022年4月に入社を控える新社会人を対象に入社後のテレワークについてどう思うのか調査しました。その結果、6割以上の学生は入社後すぐのテレワークに不安があると回答したのです。

不安に感じることの中で特に多かったのが、「先輩や上司など社内の人間関係」、「仕事の進め方の習得」などです。入社して早々にテレワークでの業務は同じチームメンバーの顔が分からず不安ですよね。

現在も新型コロナウイルスは猛威を奮っており、例え収束したとしても、テレワークメインで業務を続けていくという企業も少なくありません。だからこそ、テレワークでのオンボーディングが重要視されてきています。

HRMOS WorkTech研究所によると、約6割の企業がテレワークでオンボーディングを実施しています。しかし、半数以上の企業がテレワークでのオンボーディングに課題を感じているみたいです。

課題が改善されないままテレワークでのオンボーディングを実施したとしても、本来の効果が発揮できません。その結果、離職率の増加を引き起こす原因となります。そのため、テレワークでオンボーディングがうまくいかないと感じている企業はいち早く改善しなければいけないのです。

オンボーディングの基礎知識について知りたい人はこちらの記事をご覧ください。
▶「オンボーディングとは？実施目的やメリット/事例や成功させるポイントを紹介！」

 

テレワークでオンボーディングを実施するために必要な3つのこと

テレワークでオンボーディングを実施するために必要なことは以下の3つです。

・オンライン環境の整備
・スケジュール設定
・ツールの導入

1つずつ紹介します。

オンライン環境の整備

テレワークでのオンボーディングは、オンライン環境を整備しなければいけません。オンボーディングでは一度に複数の新入社員を対象に実施することが多いので、複数のパソコンを同時接続しても通信環境が乱れないかチェックしましょう。

また、以下の内容を新入社員に準備させる必要があります。

・パソコンまたはスマートフォン
・ネット環境
・マイク
・カメラ
・ヘッドフォン

企業によってはテレワークに必要なパソコンやヘッドフォンなどは全て支給することもあります。しかし、住んでいる場所によってはネット環境が不安定となり、うまく接続できないというケースもあるので、オンボーディングを実施する前に必ず確かめてもらいましょう。

スケジュール設定

オンボーディングは、企業によって実施する期間が異なります。1週間で終了する企業もあれば、3ヶ月などの長期スケジュールで実施するケースもあるので、目的に合わせたスケジュール設定が重要です。スケジュールを設定したら、オンボーディングに携わる社員全てに共有することも忘れないようにしましょう。

ツールの導入

テレワークでオンボーディングするためにはツールが必要です。連絡ツールにはZoomやWhereby・Googleハングアウトなどがあります。ツールはオンボーディングを実施する前から既に業務で導入している企業がほとんどですが、使いやすさや機能などが異なるので、オンボーディング専用のツールを新たに見つけるのもおすすめです。

 

テレワークのオンボーディングを施策・実施している企業

テレワークのオンボーディングを施策・実施している企業を3社紹介します。

・GMOペパボ株式会社
・株式会社DeNA
・株式会社アカツキ

GMOペパボ株式会社

ハンドメイドマーケットの「minne」やレンタルサーバーなど数多くの事業を展開しているGMOペパボでは、実際にある居酒屋の名前を使用した飲み会部屋を作成して、オンライン飲み会などを開催しています。そのため、部署やチームに関係なく、誰とでも気軽に交流することが可能です。

株式会社DeNA

さまざまなスマートフォンアプリを提供している株式会社DeNAでは、テレワークになってから自由時間や休憩時間を新たに導入しています。また、Zoomのブレイクアウトルーム機能やGoogleのオンラインホワイトボード「Jamboard」なども活用することで、対面時よりも積極的なコミュニケーションが実現しました。

株式会社アカツキ

ゲーム事業を展開している株式会社アカツキでは、「Remo」というバーチャルオフィスが可能なツールを導入しています。その結果、自宅にいても出社しているような気分を味わうことができて通常のテレワークに比べて社員同士の距離が近くなり、コミュニケーションが活発に行われるようになりました。

 

テレワークのオンボーディングを成功させるためのポイント

テレワークのオンボーディングを成功させるためのポイントは以下の3つです。

・紹介ビデオを作成する
・コミュニケーションの場を設ける
・メンター制度の導入

1つずつ見ていきましょう。

紹介ビデオを作成する

入社して早々、テレワークの場合には社員全員の名前や顔を覚えるのは非常に難しいです。そのため、一人一人が紹介ビデオを作成しましょう。紹介ビデオを作成することで、新入社員から覚えてもらうことができます。

また、新たに新入社員が入社してきても繰り返し使えるので、紹介の手間が省けるのもメリットです。少しでも早く覚えてもらうために紹介ビデオではなるべく自身の特徴を具体的に伝えて、作成したらファイルにまとめて保存しておきましょう。

コミュニケーションの場を設ける

入社したばかりの新入社員はいきなりテレワークで業務を始めるので、一人の状況に不安や孤独感を感じる人も多いはずです。そのため、コミュニケーションの場を設けることが重要です。コミュニケーションの場を設けることで、不安や孤独感が解消されます。5〜10分など少ない時間でもいいので、毎日取り入れることを意識しましょう。

メンター制度の導入

メンター制度とは、年齢や社歴が近い先輩社員が新入社員をフォローする制度のことです。年齢や社歴が近いので、業務に関係のないことでも気軽に相談できます。社内で相談できる人がいるというのは非常に心強い味方となるはずです。心の拠り所になることで離職率の低下につながります。

 

まとめ

今回は、テレワークでのオンボーディングを実施するために必要なことや成功させるためのポイント・実際の事例などを紹介しました。

テレワークでのオンボーディングは、対面時のオンボーディングに比べて物理的にコミュニケーションの機会が減ってしまい、孤独感を感じてしまうことが多いので、新入社員の精神面のサポートを第一に考慮しなければいけません。そのため、紹介ビデオの作成やメンター制度の導入など、新入社員のことを一番に考えた取り組みを実施しましょう。

弊社、株式会社ニューズベースでは、研修運営アウトソーシングサービスを提供しています。年間400案件以上の運営実績から、お客様の悩みを解決します。「研修資料を作成したいけど、ほかの業務に追われて作る暇もない」、「研修体制を強化したいけど人手不足で困っている」などでお困りの場合にはおすすめです。

また、内製化支援も承っているので、最終的に自社で完結したい企業もまずはお気軽にご相談ください。