研修事務局の主な役割とは?アウトソーシングするメリット・デメリットも解説!

公開日:2023.06.22

企業内で研修を行う際、一般的には研修事務局を開設し、事務局が主導してさまざまな準備を進めます。

しかし、研修事務局は具体的に何を行うのかあまり理解していない従業員も少なくありません。また、研修事務局の業務はアウトソーシングできますが、それによってどのような効果が期待できるのか知らない従業員も多いはずです。

そこで本記事では、研修事務局の主な役割やアウトソーシングすることでのメリット・デメリットなどについて解説します。

 

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研修事務局とは?

研修事務局とは、研修を開催するにあたって準備から運営までを行う組織のことです。

研修の内容がよくても、研修を開催するまでの準備や当日の運営がしっかりできていなければ、本来の効果が発揮できません。

内容だけでなくさまざまな点において、研修が成功するように最善を尽くすのが、研修事務局の役割です。

 

研修事務局の主な役割

研修事務局の主な役割として、以下の5つがあります。

  • 講師のスケジュール調整
  • 参加者への連絡
  • 会場の設営
  • 配信機材の準備
  • 研修および懇親会の運営

順番に解説します。

講師のスケジュール調整

まずは講師を選定します。外部講師もしくは社内講師のどちらかを選びましょう。

外部講師と社内講師それぞれのメリット・デメリットは以下の通りです。

外部講師 社内講師
メリット ・社内では習得できないノウハウを学べる
・参加者が緊張感を持って受講できる
・研修担当者の負担が軽減される
・自社に適した研修が行える
・講師に関する費用がかからないので、コストが削減できる
・イレギュラーな事態にも柔軟に対応できる
デメリット ・費用が発生する
・研修内容にズレが生じる恐れがある
・人気講師の場合には、スケジュールを抑えるのが難しいケースがある
・研修担当者によってクオリティに差がある
・研修担当者の負担が大きい
・緊張感に欠ける

どちらにするか決まったら、講師に連絡してスケジュールを調整します。

外部から人気講師を呼ぶ場合には、スケジュールを調整するのが難しいケースもあるので、注意しましょう。

参加者への連絡

研修内容を参加者へ連絡します。

情報量が少ないと不安に感じる参加者もいるので、最低でも以下の内容は連絡しておきましょう。

  • 開催日
  • 開催する場所
  • 開催時間
  • 研修の目的
  • 研修内容
  • 持ち物
  • そのほか注意事項

会場の設営

会場の設営も研修事務局が行います。

マイクの音量が小さかったりホワイトボードが見づらかったりするなど、会場の設営がしっかり行われていないと、参加者にストレスを与えてしまう要因にもなりかねませんので、十分に注意しましょう。

配信機材の準備

もし研修をオンラインで開催するのであれば、配信のための機材が必要となります。配信機材の一例は以下の通りです。

  • パソコン
  • 三脚
  • カメラ
  • 照明
  • マイク

また、配信する上で最も重要なのがネット環境です。

ネット環境が悪いと配信している途中で音声が途切れたり画質が低下する恐れがあるためです。

配信品質が悪いと参加者のモチベーション低下にもつながるので、安定したネット環境を整えましょう。

研修および懇親会の運営

研修および懇親会の運営も研修事務局の役割となります。

円滑に研修と懇親会を運営できるよう、担当者一人ひとりの役割分担を明確にしましょう。

 

お役立ち資料 研修担当者のためのTODOリスト はこちら

研修事務局の業務をアウトソーシングするメリット

自社のリソースだけで研修事務局の業務を全て行うのは難しいと感じる担当者も少なくありません。そこで活用をおすすめしたいのが、研修事務局の業務のアウトソーシングです。

アウトソーシングするメリットは以下の3つです。

  • 担当者の負担を軽減できる
  • 研修クオリティが向上する
  • 研修結果を分析できる

順番に解説します。

担当者の負担を軽減できる

ここまで解説したように、研修事務局では講師のスケジュール調整や参加者への連絡・会場の設営など、やるべきことが豊富にあります。

そのため、担当者の負担がどうしても大きくなります。

しかし、アウトソーシングすることで一部の業務を委託できるため、担当者の負担を軽減することが可能です。

研修クオリティが向上する

ベンチャー企業や中小企業の場合には、人手が足りておらず、研修体制が確立されていないというケースも珍しくありません。

アウトソーシングすることで、研修のプロが研修事務局の業務を担当します。その結果、研修クオリティの向上につながります。

研修結果を分析できる

研修は開催して終わりではありません。多くの企業は定期的に研修を開催するので、その後にPDCAを回して次回開催するときの改善につなげることが重要になります。

しかし、手間や時間がかかるため、分析を実施できていない担当者も多いはずです。

その点アウトソーシングでは、研修結果の分析についてもノウハウを持つ企業へと依頼できます

分析によって問題点が明らかになれば、次回以降の研修で改善策を講じることも可能になります。

 

研修運営アウトソーシングサービスの紹介資料はこちら

研修業務をアウトソーシングするデメリット

研修業務のアウトソーシングは、メリットだけでなくデメリットもあります。

主なデメリットは以下の2つです。

  • 費用がかかる
  • ズレが生じる恐れがある

順番に解説します。

費用がかかる

研修業務をアウトソーシングするにあたって、当然ですが費用がかかります。

ただし、社内で完結する場合には新たに人材を確保する必要があったり、残業時間が増えたりする恐れがあるので、トータル的に考えるとコストの削減が期待できます

費用はアウトソーシング会社によってもピンキリなため、少しでも費用を抑えたいのであれば、複数のアウトソーシング会社を比較した上でどこに依頼するか決めましょう。

ズレが生じる恐れがある

アウトソーシングすることで、自分たちが開催したい研修内容とズレが生じる恐れがあります。

どんなにクオリティの高い研修内容であっても、ズレが生じると本来の研修の目的が果たせなくなるので、注意が必要です。

このような事態を防ぐためにも、事前にしっかり打ち合わせをすることや、実績が豊富なアウトソーシング会社を選びましょう。

 

研修運営アウトソーシングの見積項目例こちら

まとめ

本記事では、研修事務局の主な役割やアウトソーシングすることのメリット・デメリットについて解説しました。

研修事務局の役割は豊富にあるので、自社だけで完結するのが難しいのであれば、担当者の負担を軽減したり、研修クオリティが向上したりするなどのメリットがあるアウトソーシングを活用するのがおすすめです。

 

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本記事を参考に、研修事務局業務のアウトソーシングを検討してみましょう。

 

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