【例文あり】研修や講演会で外部講師へ送るお礼メールのポイント

研修や講演会を開催する際、外部講師へ登壇を依頼することがよくあります。

このような場合、研修・講演会が終了したらなるべく早めに担当者から講師宛てに「お礼メール」を送るのが一般的なマナーです。

しかしそういった機会に慣れておらず、「お礼メールの内容は？」「そもそもどうして送る？」など疑問をお持ちの方もいることでしょう。

今回は、研修や講演会終了後に外部講師にお礼メールを送る理由、記載項目や書く際のポイントと、それぞれの例文についても紹介します。

 

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研修・講演会で外部講師にお礼メールを送る際の記載項目

まずは、お礼メールに記載する項目について見ていきましょう。研修や講習会で外部講師にお礼メールを送る際には、以下4つの項目を記載しましょう。

一つずつ解説します。

 

件名

まずは件名です。

長い件名や内容がわかりにくい件名は避け、「研修の御礼」といった、なるべくシンプルでわかりやすい件名にしましょう。

 

冒頭文

冒頭文は、基本的に相手への挨拶を記載します。

例えば

などの文章が好ましいです。

 

お礼

冒頭文の後は、お礼の文章を記載します。

研修に対する担当者の感想を記載するだけでなく、受講者の声を伝えるのもおすすめです。

 

締めの挨拶

お礼メールの最後は、締めの挨拶を記載しましょう。

例文としては、以下の通りです。

 

研修でお礼メールを送る際の例文

続いて、研修でお礼メールを送る際の例文として、外部講師の場合と社内講師の場合でそれぞれ紹介します。

 

外部講師の場合

 

社内講師の場合

 

講演会でお礼メールを送る際の例文

講演会開催後に講師へお礼メールを送る際の例文を、講演会のタイプに分けてご紹介します。

 

オフラインの講演会

 

オンラインの講演会

 

研修・講演会で外部講師にお礼メールを送る理由

研修で外部講師にお礼メールを送る理由として、以下の2つが挙げられます。

順番に解説します。

 

感謝の気持ちを述べるため

外部講師に依頼することで、自社では身につけることのできない知識やスキルを習得することができます。

また、社内で講師を担当できるような従業員がいないことから、外部講師のおかげで研修が成り立っているという企業もあるはずです。

これらのことから、感謝の気持ちを述べるという意味でお礼メールを送ります。

 

良好な関係を構築するため

外部講師にお礼メールを送ることで、講師にとっては「研修が好印象であった」という実感を持つことができ、企業と講師の間の良好な関係の構築につながります。

その結果、次回の依頼がしやすくなったり、打ち合わせや日程調整がスムーズに進むなどの効果が期待できます。

 

講師へのお礼はメール？手紙？

研修や講演会に登壇してくれた外部講師には速やかにお礼を伝えることが大切です。しかし「メールと手紙どっちが良い？」と迷っている担当者の方もいるのではないでしょうか。

 

メールの場合：

研修や講演会終了後、スピーディーにお礼を伝えられるのがメリットです。

すぐにお礼を伝えられれば、外部講師も主催者側に良い印象を持つことでしょう。近年は、メールでのお礼をすることも増えています。

一方で、デジタル文章は手書きの手紙ほどの温かみがないという点には注意が必要です。

 

手紙の場合：

手書きの手紙には文字の味わいや心遣いなどから、担当者の温かみや深いお礼の気持ちを伝えやすいのがメリットです。

ただし、手紙は外部講師に届くまでにタイムラグがありますので、研修・講演会直後に感謝の気持ちを伝えたいという場合には向いていません。

 

このような違いはあるものの、外部講師へのお礼は、メールでも手紙でもどちらでも問題はありません。どちらであっても、主催者側から外部講師への感謝の気持ちが伝わるためです。

大切なことは内容や感謝の気持ちであり、基本を押さえたうえで誠意がこもっていればどちらでも大丈夫です。

 

研修で外部講師にお礼メールを送る際のポイント

続いて、研修で外部講師にお礼メールを送る際には、以下5つのポイントを意識しましょう。

順番に解説します。

 

誤字脱字に気をつける

せっかくお礼メールを送ったのにもかかわらず、誤字脱字が多数あると、受け取った講師によっては不快な気持ちを抱いてしまいます。

また、内容について誤解を与えてしまう恐れもあるので、送る前に誤字脱字がないかを必ずチェックしましょう。

 

なるべく早めに送る

たとえお礼メールを送ったとしても、研修が終了してからある程度の期間が空いてしまうと、あまり感謝が伝わらない可能性があります。

お礼メールを送る際には、なるべく早めに送ることを意識しましょう。

送るタイミングについて明確な期限はありませんが、なるべく当日中に送るのがおすすめです。

なお、「お礼メールはお手紙で送らなければいけない」といった認識を持っている方もいるかもしれませんが、基本的にはメールでも問題ありません。

 

簡潔に書く

お礼メールを長々と書くと、文章にまとまりがなくなり、結局何を伝えたいのかがわからないような内容となってしまいます。

結論を最初に述べて、なるべく簡潔に書くようにしましょう。

 

研修の具体的な感想を記載する

どの研修にも当てはまるような定型文を並べたお礼メールでは、外部講師に感謝の気持ちが伝わりません。

逆に失礼となってしまう可能性もあるため、しっかりと感謝の気持ちを伝えたいのであれば、研修の具体的な感想を記載するようにしましょう。

そうすることで、外部講師は「講師を引き受けてよかった」と思えるようになり、今後に向けて良好な関係を構築できるはずです。

 

返信不要である旨を伝える

お礼メールを受け取った外部講師によっては、返信すべきかどうかを迷うはずです。

お礼メールへの返信は、外部講師にとって負担となります。

そのため、文章の最後に「本メールへの返信は不要ですので、お気遣いなさらぬようお願い申し上げます」などと記載して、返信不要である旨を伝えましょう。

 

まとめ

本記事では、研修で外部講師にお礼メールを送る理由やポイント・例文について解説しました。

外部講師へのお礼メールは、感謝の気持ちを述べたり、良好な関係を構築したりするために必要不可欠です。

お礼メールを送る際には、誤字脱字に気をつけることはもちろん、なるべく早めに送ったり研修の具体的な感想を記載したりすることを意識しましょう。

 

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