エンパイヤ自動車株式会社
仕入先様に感謝の気持ちを示す100周年行事を実施。
周年行事担当者様へ大切なお客様をご招待するイベントづくりのコツをお伝えします。
イベント概要紹介
100周年の歴史を持つエンパイヤ自動車様。今回、仕入先様はもちろんのこと、日ごろお世話になっている皆様に感謝の気持ちを表す100周年の感謝のイベントを開催しました。会場は都内のシティーホテルで正餐スタイル。女性の和太鼓チームのアトラクションなどでイベントを盛上げました。
イベント会社の選び方。
今まで社内のイベントは多数経験してきましたが、社外でのイベントに多く出席をしている社長から「こんな事はできないか？」と色々な企画アイデアの話が出てきて今回はイベント会社を使う必要があると感じインターネットで数社を選んで面談を行いました。ニュ－ズベ－ズ様との面談の中では会社の実績、社長のアイデアに対する意見、イベント作りのアドバイスを聞いてイベント経験を豊富に持っている企業と感じ、ニューズベース様を選びました。
苦労した席次決め。
今回の周年パーティーで苦労したのはご招待するお客様の席次でした。参加される方の役職によって席次をきめましたが、参加されるお客様は開催近くなると予定が変わって欠席されたり、出席できるようになったり、出席する方の役職が代わったりと前日まで出席状況が変ってきます。このアレンジには大変苦労しましたが直前まで変更の出来る体制を整えてホテルと連携を行いました。もちろんお客様とも半年ぐらい前からコンタクトを取ってきましたが、それでも難しいものでした。これらの経験から案内状の送付の段階からお客様と密な連絡を取り、出欠の連絡の頂き方にも細かな工夫があるとより上手くいくと感じました。
イベントを成功させるコツ。
イベント当日はご招待したお客様全てにライブ感を感じてもらうため大画面で進行を映し出しました。会社の歴史を伝える社史ムービー、来賓・主催の挨拶、女性の和太鼓チームによるパフォーマンスなど、どの席からもステージ演出が見られるように工夫をしました。お客様からも大変満足と評価を頂くことが出来ました。イベントが終わって振り返ってみると、イベントを上手くするコツは「見る側の視点に立ち」、自分達で「何をやりたいのか」という意思をもってイベントの専門家を活用するのが成功のコツだと思います。
担当者からの声
今回のイベントでこだわったのは「感謝の気持ちを伝えたい」というクライアントの声でした。３００名以上正餐スタイルで入る広い会場で、前方後方どの席にも社長の気持ちを伝えるために大画面のライブ中継システムを導入してステージでスピーチをする社長がどんな表情をしているのか、どんな気持ちなのかをどこの席でも伝わるように環境を整える必要があると感じました。その結果ご招待したお取引先様からも満足いただけたと評価を頂くことが出来ました。
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