セミナー出席代行とは？徹底解説いたします

 

セミナー出席代行とは、どのようなサービスなのでしょうか？

 

セミナーを運営する上で一番の悩みは集客です。どんなに内容がよくても人が集まらなくては始まりません。

そんな悩みを解決するのがセミナー出席代行です。「いわゆるサクラでしょ？」と悪いイメージをお持ちの方がいるかもしれませんが、そんなことはありません。上手く使えば参加者の満足度が向上し、さらなる集客に繋げられます。

この記事を読んで、ぜひ有効に活用してみて下さい。

 

1.セミナー出席代行を使うべきパターンとその理由

セミナー出席代行は、どのような場合に使えば良いのでしょうか。

 

セミナーの主催者側が出席代行を依頼する場合に、最も多いのは集客目的です。セミナーの集客ノルマがあるのに達していない場合や、メディアなどの取材が入っているにも関わらず会場に空席が目立つ場合などに用いられることが多いです。会場が賑わうことでセミナー参加者のモチベーションが上がり、セミナーの満足度を高めるという狙いもあります。

 

一方、セミナーの参加者側が出席代行を依頼するケースもあります。やむを得ない事情でセミナーに参加できなくなったときなどです。キャンセルができず、勿体ないので依頼するというパターンですね。他にも、1人で参加するのが不安で付き添いをお願いするというケースもあります。

 

2.セミナー出席代行会社の対応について

セミナー出席代行を依頼した場合、どのような対応をしてくれるのでしょうか。代行会社の対応の一部を紹介して行きます。

※あくまで例であり、対応しているかどうかは会社によって異なりますので必ずご確認をお願いします。

 

セミナー出席代行会社が行っている対応は

 

・依頼内容などの細かなヒアリング

・日本全国・海外さえもどこでも出張

・性別や年齢を指定できる

・顔写真で代行者を選別・面談も可能

・数十人での大規模な代行も可能

・事前に電話で打ち合わせ可能

・契約内容・個人情報の破棄

 

などが挙げられます。

 

専任のスタッフがつき、依頼内容の聞き取りから始めて代行業務を全体的にサポートしてくれます。

 

3.セミナー出席代行の利用料金目安

※あくまで相場であり、会社によって料金は異なりますので必ずご確認をお願いします。

 

セミナー出席代行の利用料金は「基本料金+オプション+交通費」が一般的です。交通費はもちろん代行するスタッフによって異なりますが、基本料金とオプションの目安はこちらです。

 

【基本料金】

2時間　8000~10000円

【オプション】

・質問：1回　2000円

・レポート作成：5000円　400字単位

・テープ起こし：5000円　2000字単位

・性別・年齢・時間指定0円

 

主催者側が出席代行を依頼する場合は、質問のオプションを付けることが多いです。そうすることで、セミナーの内容をより深めることができるためです。オプションをつけると、実際の相場は10000~12000円くらいになるでしょう。

 

4.セミナー出席代行の当日までの流れ

では次に、セミナー出席代行を依頼してから当日までの流れを見て行きましょう。

※あくまで一例であり、会社によって異なりますので必ずご確認をお願いします。

 

①お問い合わせをする

会社によって料金や対応が変わるので、まずは電話で問い合わせてみましょう。

 

②ヒアリングを受ける

専任のスタッフが依頼内容・人数・予算・依頼の経緯・日時などを細かくヒアリングし、適切なプランをおすすめしてくれます。

 

③見積もり・契約

ヒアリング内容をもとに見積もりを出してくれます。問題なければ契約に移ります。

 

④代行スタッフ選別

どのようなスタッフに来て欲しいかをリクエストし、選んでいきます。中には顔写真を見せてくれる会社や面談ができる会社もあります。

 

⑤詳細打ち合わせ

スタッフも決まったところで、当日の動きなどを入念に打ち合わせしていきます。受付の流れ、セミナー時の振る舞いなど要望をしっかりと伝えておきましょう。

 

⑥当日

打ち合わせ通りにスタッフが動きます。最後は自然な形で解散となります。

 

5.注意点やトラブル事例

セミナー出席代行を依頼する際に、気を付けなければならないことが2つあります。

 

1つ目は、会社が法人であり架空ではないことです。セミナー出席代行は便利なサービスですが、一歩間違えると信用を失う恐れがあります。そのため、依頼する会社が信用できるかどうかはとても重要です。その指標の1つが、実在する法人かどうかです。

 

2つ目は、契約書をしっかり交わすことです。

 

・要望と違う人が来た

・スタッフの質が悪い

・対応範囲が不明瞭

・追加料金を請求された

・代行の失敗を自分の説明不足のせいにされた

 

などのトラブルが起きやすいので、必ず契約書を交わし、契約内容が曖昧にならないようにしましょう。必ず契約する前にこれらのことをしっかりと下調べしておいてください。

 

6.まとめ

セミナー出席代行は、集客の悩みを解決しセミナーの充実度を向上させたり、参加者にとっては代理で出席してもらったりできます。

しかし便利なサービスである反面、リスクも小さくありません。個人情報を悪用されたり、代行スタッフの質が悪かったりと、本来の目的が達せられないどころか信用まで失う恐れもあります。信頼できるプロの会社かどうかを事前にしっかり調べ、有意義に活用しましょう。