ハイブリッドイベントを実施するメリットやデメリット・実際の開催手順について解説!

公開日:2023.05.09

近年、オンラインとオフラインの両方で参加できるハイブリッドイベントが注目を集めています。言葉は聞いたことがあっても、実際にどのような効果が期待できるのか詳しく理解していない担当者も多いはずです。

そこで本記事では、ハイブリッドイベントを開催するメリットやデメリット実際の開催手順などについて解説します。ハイブリッドイベントの開催を検討している担当者は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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ハイブリッドイベントとは?

ハイブリッドイベントとは、オフラインとオンラインの両方で参加できるイベントのことです。

2020年より流行した新型コロナウイルス感染症の影響で、ハイブリッドイベントを開催する企業が増えてきました。

 

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ハイブリッドイベントを開催する4つのメリット

ハイブリッドイベントを開催するメリットは以下の4つです。

・イベントに参加するハードルを下げられる
・感染予防につながる
・人数制限がない
・コストの削減が期待できる

順番に解説します。

イベントに参加するハードルを下げられる

オフラインイベントの場合には、参加するために現地に赴く必要があるため、遠方に住んでいる人にとっては参加するまでのハードルが高いと感じてしまいます。

しかし、ハイブリッドイベントはオンラインでも参加できるので、参加するハードルが下げられます。その結果、参加者を増やすことが可能です。

感染予防につながる

最近では新型コロナウイルス感染症も収まりつつあります。実際、日本では2023年3月13日よりマスクの着用は個人の自由となりました。それでも、感染リスクを危惧する人は少なくありません。

ハイブリッドイベントでは、オンラインでも参加可能なため、感染予防にもつながります。

人数制限がない

オフラインイベントによっては、予想以上に参加者が増えてしまい、人数制限となるケースも少なくありません。しかし、ハイブリッドイベントはオフラインだけでなくオンラインでも参加できます。

そのため、人数制限の心配がないのもメリットといえるでしょう。

コストの削減が期待できる

オフラインイベントの場合、会場を確保する必要があります。参加者が多いほど大きな会場を確保しなければいけなくなるため、膨大なコストがかかることも少なくありません。

しかし、ハイブリッドイベントではオフラインとオンラインのどちらからでも参加できるので、参加者を分散させることが可能です。その結果、オフラインでの開催時よりも規模の小さい会場で済むケースが多く、コストの削減が期待できます。

 

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ハイブリッドイベントを開催する3つのデメリット

ハイブリッドイベントは、メリットだけでなくデメリットもあります。

主なデメリットは以下の3つです。

・開催するまで時間がかかる
・通信環境を整える必要がある
・トラブルや問題が生じやすい

一つずつ解説します。

開催するまで時間がかかる

ハイブリッドイベントを開催する場合、会場の設営や通信環境の整備など、オンラインとオフラインのどちらも準備しなければいけません。通常のイベントにおける倍の準備が必要になるので、開催するまで時間がかかります。

通信環境を整える必要がある

ハイブリッドイベントでは、イベント会場とオンラインの参加者をつなげる必要があります。しかし、イベント会場によっては通信環境が整えられていないケースもあるので、自分たちで整えなければいけません。

トラブルや問題が生じやすい

バイブリッドイベントを開催する場合、オフラインとオンラインのどちらも管理しなければいけないので、トラブルや問題が生じやすくなります。特にオンラインにおける通信環境は、同時接続数が多いと通信が重くなってしまい、映像が乱れたり音声が途切れたりする恐れもあるので、注意しましょう。

 

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ハイブリッドイベントの開催手順

ハイブリッドイベントの開催手順は以下の6ステップで行えます。

1.ハイブリッドイベントを開催する目的を明確にする
2.オフラインとオンラインの割合を決める
3.会場の選定・準備する
4.通信環境を整える
5.ハイブリッドイベントを開催する
6.反省・振り返りを行う

順番に解説します。

1.ハイブリッドイベントを開催する目的を明確にする

ハイブリッドイベントを開催する目的が曖昧な状態のまま進めてしまうと、本来の強みが生かせない可能性があります。そのため、まずは「なぜハイブリッドイベントを開催する必要があるのか目的を明確にしましょう。

2.オフラインとオンラインの割合を決める

ハイブリッドイベントを開催する目的を明確にしたら、オフラインとオンラインの割合を決めます。

自分たちで自由に決められるので「6:4」や「7:3」など、参加者の人数やニーズなどを考慮した上で設定しましょう。

3.会場の選定・準備する

実際にハイブリッドイベントを開催するにあたって、会場を選定します。

会場は参加者の人数や割合を参考にするのがおすすめです。また、会場の立地が悪いと参加率が減少する恐れがあるので、注意しましょう。

4.通信環境を整える

会場が決まったら、通信環境を整えていきます。

会場によっては、通信環境がない場合もあるので、あまり労力をかけたくないのであれば、すでに通信環境が整えられている会場を選ぶことをおすすめします。通信環境が悪いと、イベント当日に問題やトラブルが発生する可能性が高くなるので、リハーサルをしっかり行いましょう。

5.ハイブリッドイベントを開催する

実際にハイブリッドイベントを開催します。

当日にイレギュラーな事態が発生することは多々あるので、不安な場合にはあらかじめマニュアルを作成しておきましょう。

6.反省・振り返りを行う

ハイブリッドイベントを実施したら、反省・振り返りを忘れずに行いましょう。

具体的に反省・振り返りする内容は以下の通りです。

・当日にイレギュラーな事態は発生しなかったか
・うまくいかなかった部分はなかったか
・改善すべき点はなかったか

PDCAを回すことで、次回のハイブリッドイベントではさらなる効果が期待できます。

 

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まとめ

本記事では、ハイブリッドイベントを開催するメリットやデメリット・実際の開催手順などについて解説しました。

ハイブリッドイベントを開催することで、イベント参加におけるハードルを下げられたり、感染予防につながったりするなどのメリットが期待できます。ただし、開催するまで時間がかかったり、トラブルや問題が生じやすかったりするなどのデメリットもあるので、注意が必要です。

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