カンファレンスイベント開催はメリットしかない！成功事例紹介

「初のカンファレンスイベント開催で進行をどうしたら良いか悩んでいる」

「カンファレンス開催のメリットがわからない」

 

そんな疑問や悩みにお答えすべく、カンファレンスについて詳しく、わかりやすくまとめていきます。

 

カンファレンスとは何か、セミナーとは違うのか、どんなメリットがあるのか、などカンファレンスについて理解を深めていただき、実際に行われたカンファレンスの紹介、ニューズベースでお手伝いさせていただいた事例の紹介もさせていただきます。

カンファレンスイベントとは

 

カンファレンス(Conference)とは、「会議・協議」といった意味を持ちます。

主にスポーツの分野で用いられますが、他にも「同盟・連盟」といった意味で使われることもあります。

ビジネスのシーンで「カンファレンス」という場合は、「会議や協議」といった意味合いで「〇〇カンファレンス」と使うことが多いです。(例：ITカンファレンス、投資カンファレンスなど)

 

またこのような使い方をする際は、「〇〇」に入る単語やテーマに特化した、又は近い分野の会議や協議のイベントが行われることがほとんど。

ビジネスの際にカンファレンスという単語を用いる際は、一定のテーマに基づいて行われる会議を指すことが一般的と考えておくと良いでしょう。

 

こんなカンファレンスが存在している！

 

医療・介護用語の「カンファレンス」は大きく3つのものがあり、どの業界よりも一般的に使われています。

• 学会や病院の経営に関する「ストラテジーカンファレンス」
• 患者の病状や治療方針について医師や看護師・その家族が話し合う「ケアカンファレンス」
• 退院時に主治医と在宅医療を担当する医師で情報共有を図る「退院時カンファレンス」

 

介護業界では、要介護者本人の状態・変化を共有し、現状の介護サービスが適切かどうかを検討する際に「カンファレンス」と称されます。

 

スポーツの場面でもカンファレンスは使用されています。

こちらの場合は、会議や協議といった意味合いではなく、「同盟や連盟」と言った意味として使われており、他でいうところのカンファレンスとは全く違った意味です。

「イースタンカンファレンス」や、「ウェスタンカンファレンス」などといったように地区割りの意味でも使用されます。

 

一点注意しておきたいのが日本では『同盟や連盟だからといって「カンファレンス」という言葉が使われているわけではない』ということ。

 

有名な連盟で、「高野連(日本高等学校野球連盟)：Japan High School Baseball Federation」や「日本将棋連盟：Japan Shogi Association」がありますが、表記から見てわかる通り「Conference」は使用していません。

そのため全てにカンファレンスが使われるわけではなく、意味や内容を加味してカンファレンスという言葉を使い分けているという認識が大切になります。

 

 

カンファレンスイベントとセミナー・ミーティングの違い

 

セミナーとは既に確立された分野について、エキスパートが受講者に教えるものです。知識習得・スキルアップ・トレーニングを目的に生徒が参加します。

対してミーティングとは「フランクな話し合いや打ち合わせ」という意味も含まれています。職場でも内輪での打ち合わせなどの際ミーティングと称した会議がおこなわれますね。

 

ではカンファレンスはというと、「関係者が集まり特定の事項について情報交換や意見を出し合うもの。審議を行い最良の方向性を見出す会合や組織」と定義があるように、フランクとは対極の位置づけになります。

 

 

開催する規模の違い

通常ミーティングをする時は、数人単位、多くて数十人で行う打ち合わせを指すことが一般的です。

カンファレンスは、少なく見積もっても数十人から数百人、開催組織の規模によって数千人単位に及ぶケースもあります。

セミナーは少人数で行う場合もあれば、大人数で行われることもあります。

 

ここまでの話をまとめ各々の意味や使い方を再定義すると、

• カンファレンス＝大規模な集まり
• ミーティング＝小規模な集まり

といったニュアンスに分類することが出来ます。

 

 

ビジネスイベントとしてのカンファレンスイベント定義

ビジネスにおけるカンファレンスイベントの定義は、『一企業または一団体が主催として行うビジネスイベント』とされています。

 

これだけではセミナーとの違いがいまいち判然としませんが、相違点については以下です。

• カンファレンスは複数の講演トラックが存在（セミナーは1会場にて1講演〜複数講演実施）
• 登壇企業・登壇者が複数存在（セミナーは1の場合がほとんど、複数の場合は共催が多い）
• 主催がスポンサーを募っている＝ブース出展とセット （セミナーはスポンサーブース出展が基本的になし）

 

 

カンファレンスの目的

カンファレンスの目的は、テーマによって異なります。一般的には、以下のようなものがあります。

カンファレンスごとに掲げられたテーマに関心のある人が参加するため、企業にとっては集客や認知拡大の場となります。

また、参加者にとっては最新情報やノウハウなどの知見を得たり、人脈を広げたりする機会になります。

 

カンファレンスイベント開催の効果・メリット

 

カンファレンスイベントを開催することで得られるメリットについてまとめました。

 

①については、既存顧客に対し、新たな情報を提供することで顧客にとって価値を与えることができます。その影響で関係性の良化が見込め、自社に対して好意を抱いてもらう事にもつながる、という事です。

 

②は顧客同士を引き合わせる機会創出にもつながり、顧客満足度を上昇させ新規顧客の獲得につながることもあります。

 

③通常、商談を行うまでにはある程度日数が必要ですが、カンファレンスイベント時に商談を実現することも珍しくありません。新規顧客への認知を広げることになるため、見込み客育成にもつながります。

それだけではなく、カンファレンス開催後にメールや電話などのコンタクトによって新規リード獲得も狙えるメリットも見逃せないポイントです。

 

④も③に近い内容ですが、クロージング（商談成立）までが短期間でスムーズになるというのも大きなメリットです。

 

カンファレンスイベントは企業としての成長を促進する

 

自社の大事な顧客同士がつながりを持つ機会とはそう多いものではありません。

カンファレンスイベントを開催することで、自社を中心とした企業の輪が広がることは、言葉で見る以上に大きな効果が得られます。

自社を通してつながった顧客同士もつながりが強くなる、ということは必然的に自社と両社とのつながりも強化されることにつながるからです。

 

カンファレンスイベントを行うということは、自社の為になるだけでなく顧客にとっても良い効果が得られるということがわかっていただけたでしょうか。

 

新規顧客獲得、短期間で商談クロージング可能、顧客との関係強化と顧客満足度UP。

これが理想的なカンファレンスイベントのあるべき姿と覚えておいてください。

 

カンファレンス開催までの手順

カンファレンスを開催するまでの手順や準備について解説します。

 

目的や目標設定

カンファレンス開催にあたって最も重要なことは、目的・目標を明確にすることです。イベントのテーマを決める上でもポイントとなりますので、最初に確定させておきましょう。
例えば、営業活動のためのリード獲得をゴールにするのであれば、営業したいターゲットに来場してもらうことがカンファレンスの目的となります。

 

概要

目的が設定できたら、それに沿ってカンファレンスの大枠を決めていきます。

例えば、開催日程や会場は狙っているターゲット層を集客しやすいように選定することが大切です。

開催形式についてはオフライン、オンライン、ハイブリッドがあります。それぞれメリットやデメリットがあり、準備するものも異なります。テーマやターゲットに合わせてカンファレンスに最適なものを選びましょう。

 

企画立案

カンファレンスのテーマに合わせて企画を立案します。

企画内容は集客にもつながる部分です。そのため、業界の最新動向や注目の登壇者など、参加者が興味を持ちやすいものを軸にして決定していきましょう。また、登壇者による講演だけでなく、ワークショップを開催すると積極的な参加者を集めやすい傾向にあります。

 

収支計画

カンファレンスは規模が大きくなるほどコストがかかります。そのため、早い段階で広告費や会場費など、大きなコストをあらかじめ算出することが大切です。

また、有料カンファレンスの場合は集客が収入に影響しますので、目標の人数を明確にしておきましょう。無料の場合も、中長期的な利益のためにどのくらいの潜在顧客を獲得すべきか目標を明らかにしておきましょう。

 

集客

集客はカンファレンスにおいて成否を決定づけるとても重要なものです。集客方法としては、例えば以下のようなものがあります。

このように、多角的な集客を行えば既存顧客だけでなく、新規獲得のために潜在層へもリーチしやすくなります。

また、カンファレンスを広く宣伝するだけでなく、参加率を高めることも集客では大切です。リマインドメールや入場券の事前配布などにより、当日まで参加者のモチベーションを保つように意識しましょう。

 

開催当日までの運営

カンファレンス当日にスムーズに進行できるように、事前準備をしっかり行いましょう。例えば、以下のようなことを行います。

 

アフターフォローと振り返り

終了後はアフターフォローや振り返りを行います。また、カンファレンス開催にはさまざまな目的があります。アフターフォローはその目的を達成するために開催効果を最大限に引き出す役割があります。

例えば、自社の利益やブランディングのためであるならば、記憶が薄れないうちにお礼のメールなどを送りましょう。そして中長期的な利益につなげていきます。

また、参加者からのアンケートを集計してそれを確認・分析して振り返ることで、次回開催時の参考にします。

 

カンファレンスの開催目的を達成するためのポイント

カンファレンスの開催目的を達成するためにおさえておくべきポイントをまとめましたのでご覧ください。

 

テーマを明確かつ具体的にする

カンファレンスのテーマが明確であるほど成功に近づきます。例えば、「AI」に関するテーマにするならば、「AIとの業務連携」「AIを活用した広告運用」などより具体的かつ一歩踏み込むと良いでしょう。他のカンファレンスと差別化でき、自社のブランディングにも役立ちます。

 

コンテンツを盛り込みすぎない

企画立案をしているとさまざまなコンテンツが浮かんできます。しかし、あれもこれもと盛り込みすぎると、テーマがぼやけてしまうことも少なくありません。カンファレンス開催の目的は何か、開催の効果を高めるコンテンツは何かを考え、最適化することが大切です。

 

参加者を増やす工夫

どんなに良い内容のカンファレンスでも、参加者が少なければ意味がありません。イベントの認知度を高めてより多く集客するためにもさまざまな工夫をしましょう。既存の広告媒体だけでなく、SNSを活用して潜在顧客を掘り起こすのもおすすめです。

 

利益につなげる施策

カンファレンスではどんな目的であれ、最終的に自社の利益にしなければいけません。目の前の金銭的な利益だけでなく、ブランディングを高めるなど中長期視点に立って企業にとってプラスになることを考えましょう。

また、開催効果を最大限に得るためには、アフターケアにより参加者と継続的につながることがとても大切です。

 

最新のカンファレンスイベント事例を紹介

それでは、実際に行われたカンファレンスイベントの事例を紹介します。コロナ禍明けにオフライン開催されたものと、オンライン開催のものをピックアップしましたのでご覧ください。

 

Rakuten Optimism 2023

テーマ：「楽天エコシステム（経済圏）」の概念とサービスへの理解促進

公式URL：https://optimism.rakuten.co.jp/2023/conference/

開催日：2023.8.2～2023.8.4

会場：パシフィコ横浜

 

国内外・多種多様な業界リーダーによる講演やAIやVR・ARなどの最新テクノロジーを体感できるイベントです。近い将来に訪れるAI時代を見据え、社会課題やデジタル化の可能性などについて、業界リーダーたちとともにさまざまな角度から考えることを目的としています。ゲストスピーカーとして以下の方々が登壇しました。

 

また、講演を含むさまざまな角度から「楽天」のブランディングを行いました。

 

LINE WORKS DAY 23

テーマ：つながる はじまる あなたの「いい仕事」

イベントレポート：https://line-works.com/pr/20230217/

開催日：2023.2.9

会場：WITH HARAJUKU HALL（東京都渋谷区神宮前一丁目14番30号）

 

デジタル化が進む現代では、従来よりも少ない工数で業務をこなしながら新しい価値を生むことが求められています。それを実現するために「DX化」が推進されていますが、人とデジタルがどのようにつながるべきか、関係性はどうあるべきかを具体的に理解している人は多くありません。

「LINE WORKS DAY 23」では、デジタルとつながることでビジネスはどこまで高められるのかについて、LINE WORKS株式会社の代表取締役社長である増田 隆一氏などが講演しました。
また、各業界をリードする企業も登壇者として参加し、人とデジタルがつながる現場での最新事例について講演しました。そのほか以下のようなコーナーも設置されました。

 

Sansan Evolution Week 2023

テーマ：データを活用した未来の組織

公式URL：https://jp.sansan.com/lp/sew2023/

開催日：2023.6.6〜2023.6.8

会場：オンライン（EventHub）

 

「データを活用した未来の組織」をテーマにし、データドリブン経営やデータ活用による企業文化の変革など、すぐに実践できる知識やノウハウを伝えるイベントです。

Google LLCの親会社であるAlphabet Inc.の現会長ジョン・ヘネシー氏による「ビジネスの核心に切り込むデータドリブン経営とは」をテーマにした講演など、最先端のビジネス戦線で活躍する人物から、役立つノウハウをオンラインで得られるのが特徴です。

また、EventHubの投票機能やコメント投稿欄を活用し、参加者も巻き込んだラーニングセッションも行われました。他にも、参加者同士やスピーカーがオンライン名刺交換できるなど、オンラインカンファレンスとしての精度の高さが光るイベントです。オフラインでなくても、人脈を広げてビジネスに役立てられるという可能性を見せてくれています。

 

ニューズベースが担当したカンファレンスイベントをご紹介

続いて、弊社ニューズベースにご依頼をいただき、運営に関わらせていただいたイベントを紹介します。

 

フォースタートアップス株式会社「GROWTH INDUSTRY CONFERENCE 2023」

（出典：株式会社ニューズベース　HP）

 

フォースタートアップス株式会社様は、「（共に）進化の中心へ」をミッションに掲げ、「for Startups」というビジョンを持つ企業です。将来の日本の成長に寄与すべく、インパクトある事業を展開しているスタートアップを支援する「成長産業支援事業」を展開しています。

「GROWTH INDUSTRY CONFERENCE 2023」は、「日本のスタートアップエコシステムをグローバル基準へ」をテーマにした、成長産業に特化した国内最大規模のグローバルカンファレンスです。国内外からトップティアエコシステムビルダーが集まりました。

今回のイベントでは、初めて一般の参加者が来場するということで、「イベント感」を重視していました。そのため、ノウハウのない既存チームではなく、信頼できる外部パートナーを求めていたそうです。また、ハイブリッド型カンファレンスであり、海外への対応もあることで、内製ではキャパシティが足りないと判断され、当社にご依頼くださいました。

カンファレンス当日は、総定数を上回る2,500名もの来場者が集まりました。しかし事前の打ち合わせなど綿密に行っていたことで、スムーズに運営を進められました。また、「担当してくれたスタッフの方々が親身になって、一緒に走ってくれたことに感動した」というありがたいお言葉をいただけました。当社としても、大きなトラブルがなくご期待にお応えできたことを大変うれしく感じています。

 

「GROWTH INDUSTRY CONFERENCE 2023」開催のご支援について、こちらのページに詳しくまとめております。

 

Fintech協会様「Fintech Japan 2018」

（出典：株式会社ニューズベース　HP）

 

Fintech協会様は2015年に設立された団体で、国内外の関連諸団体・関係省庁との連携・協力関係を通じ、オープンイノベーションを促進させる目的で活動されています。

これにより新しいFintechが生まれやすい環境を整え、健全な業界の発展とFintechエコシステムの活性化、そして金融IT業界の日本のプレゼンス向上に貢献するというミッションを掲げています。

実際に2018年に行われたこのイベントをニューズベースでサポートさせていただいた際には、一般公開のイベントとしてフィンテックに関するテーマの様々な講演とディスカッションが行われました。

 

まずはこのイベントに対する思いをしっかりお伺いし、キャッシュレス社会というテーマを掲げイベント設営する方針で準備を進めました。

フィンテック協会様はすべてボランティアの会員で成り立つ協会という背景もあり、イベント設営メンバーはカンファレンスの準備にかかりきりになる余裕がないということでご依頼頂き、大幅な工数削減と、運営時のスタッフの負担を軽減できたというお声もいただいております。

ご依頼に当たっては、ニューズベースを以前ご利用いただいた別の団体様からのご紹介という形で、イベント企画はフィンテック様、イベント制作・運営をニューズベースでという担当割で進めた案件です。

イベント実施後には「急な変更にも即座に対応してもらえてよかった」とお褒めの言葉を頂戴でき、お互いに満足度の高いイベントになったと喜ばしく思っております。

 

「Fintech Japan 2018」の開催については、こちらのページ詳しくご紹介しています。

 

CROSS実行委員会様「CROSS Party」

（出典：CROSS Party　HP）

URL:https://www.cross-party.com/

 

「興味の外側の自分に会いに行く」というキャッチフレーズで開催されるこのイベントは、宇宙関係ビジネス・データ関連・技術的負債・エンジニアの働き方・IT企業以外でのエンジニアの働き方などがテーマです。

テクノロジーを核として交流の場という意味で「CROSS」と名付け、時代に左右されることのない色あせないテクノロジーの交差を感じられる1日が過ごせるイベントになっています。

エンジニアとして、また企業としての成長の一端を担うことができるようにイベント企画を立ち上げたCROSS様より、2017年に続きご依頼をいただきました。

 

2017年にCROSS様が主催した「エンジニアサポートCROSS2017」について詳しくはこちらをご覧ください。

 

2017年の開催時は「より多くのITエンジニアの本音で交流できる場・成長の糧を得る場を提供したい！」という熱い思いをお伺いし、チームメンバーの入れ替わりが激しくなってしまう体制を補いながらサポートさせていただく形で参加しました。

このイベント開催にはアンカンファレンス形式も取り入れ「参加者が自分の考えたテーマで登壇できる」コーナーも設けたということも印象深い点です。

 

実行委員会の方は本業が忙しく入れ替わりが激しいだけでなく、初心者の方ばかり。

そこで来場者の満足度を上げるためにも、ニューズベースというイベント会社に依頼を検討していただけたとのこと。

会場手配から設備業者との交渉、開催当日までの準備の仕切りはもちろん、多くの面で頼っていただけたことで、わが社としても思い入れの深いイベントを開催することができたと考えております。

この経験あっての今回のイベントご依頼ということもあり、また新たなイベントに向けてCROSS様と協力体制を敷きながら、当日を迎える準備を進めております。

 

まとめ

ここまでカンファレンスと、過去にニューズベースでお手伝いさせていただいたカンファレンスをご紹介しました。

ということがわかっていただけたでしょうか。

 

ニューズベースでお付き合いさせていただいたカンファレンスイベントも、来場者の方、そして開催者の方々に喜んでいただける結果となりました。

カンファレンスイベントはメリットも大きいですが、開催に当たって企画はもちろんノウハウや進行管理も重要になります。

自社内で対応するのが難しい場合には信頼できるイベント会社に依頼することもできる、と覚えておいてください。

 

来場者の方々に満足してもらうことで開催者にとっても大きなメリットになるカンファレンスイベント、成功をおさめるにはどう進めていくか、しっかり検討いただければ幸いです。