アウトソーシングで働き方改革！業務可視化で効率化とコスト削減を目指す

コロナ危機の中、私たちは新しい働き方を求められています。
第2波を警戒して仕事もテレワークが推奨される中、コロナ危機は働き方を変える大きな機会とも言えます。

急に働き方を変えると言ってもなかなか難しい企業もあるかとは思います。何の準備や業務整理もできていない中ではどうすれば働き方を変えられるかも思いつきません。

もちろん変えようと思えば変えられる企業もまだまだあると思います。
そういう企業は今こそ重い腰をあげて業務を見直す時ではないでしょうか？

このブログでは働き方改革の第一歩として業務を可視化することで、いろんな側面から業務を見直したい方のため、またそれにあたりアウトソーシングを活用することの有効性について書いております。

日々の業務と平行して業務整理をする時間がないみなさま、是非一度アウトソーシングを検討してみてください。そこから働き方改革の実現性が見えてくるかもしれません。

 

1.このような課題はありませんか？

コロナ危機真っ只中で、売上が大幅にダウンしコストを抑えたいと考える企業は多いかと思います。
「変動費も固定費も見直しが必要！」「一時的に外注していた作業も内製化したが自社の人員の負担が大きすぎる…」など課題を抱えていませんか？

意外に他の人の作業の全貌は見えていないことが多く、何をやっているのか分からない、または対応している人であっても改善した方がいい効率の悪い作業かもしれないが、今まで通りにずっと続けてしまっているような作業は多いのではないでしょうか。

コストを抑えるためには効率的に業務を回すことも重要ですし、業務を内製化するにも作業が属人化しすぎてなかなか引き継げない場合などはマニュアル化が必要です。

業務を効率的に進めるひとつの手段として、作業のプロセスをデジタル化することが考えられますが、最近よく聞かれるのが『AI』『IoT』『5G』などの最新技術。これらを取り入れることは企業の課題解決にも繋がってきます。

さらには、デジタル技術を活用し浸透させることで人々の生活をより良いものへと変えていく『DX（デジタルトランスフォーメーション）』の実現に向けて検討することも重要です。

話が先に行き過ぎてしまいましたが、こういったテクノロジーの活用を検討することは、課題であるコスト削減や業務の属人化による問題の解決にも繋がると同時に働き方改革へ向けて、現在叫ばれている新しい生活様式に適した変革ではないでしょうか。

こういった具体的なシステム化などの対応策を検討するにあたっても、まずは今ある課題は何が原因になっているか業務の可視化から始めてみませんか？

 

2.業務可視化の必要性

では、なぜ業務の可視化が必要なのでしょう。
それは、煩雑な作業が日頃の業務時間を圧迫していることが多く、その部分を整理することが効率的な運営とコスト削減に繋がるからです。

また、人員についても必要なところに必要な人数、必要な人の配置を検討することができます。

可視化せずに業務や人の変更や削減をしてしまうと、業務の流れを無視した実は大切な作業を見逃してしまうかもしれません。

業務の手順や時間、作業量ややり方を今一度見直してみることで、今ならより良い進め方があったり、デジタル化が可能な部分も見えてきます。
それが結果的に人や時間の有効活用に繋がり、新しいことを柔軟に受け入れやすくする準備になります。

しかし煩雑な業務の可視化は結構な時間や手間を強いられます。

など、日々忙しく仕事をしながらのこの可視化作業は、いつか手を付けようと後回しになりがちです。でも今手を付けなければ、コロナのような緊急事態が起こったときや新しい時代に対応できなくなります。

業務の効率化とコスト削減の一歩は『業務の可視化』です。

 

3.アウトソーシングの有効性

 

前章でも業務の可視化は時間や手間を強いられる作業であると書きましたが、そこでアウトソーシングの検討です。

アウトソーシングとは、企業内で業務を行うのではなく、業務を外部の専門業者に切り出し代わりに行ってもらう外部委託のことです。

通常、アウトソーシングを依頼する上でのデメリットのひとつとして、アウトソーシングする前に社内の業務の洗い出しや整理を自社で行わなければならないことです。

つまり、業務の可視化作業は自社で行う場合が多いのですが、我々ニューズベースでは、まずこの業務可視化作業からサポートさせていただきます。業務可視化作業をアウトソーシングすることで、通常業務に大きな負担を与えることなく課題解決に繋げることができます。

我々のサービスでは、まずコンサルタントに現在お客様が使っているマニュアルや関連資料、工程表等をご共有いただき業務を分析いたします。

その後、業務概要の詳細について、特に属人化している作業についてお客様にヒアリングをさせていただきます。

そしてヒアリングした内容から可視化されたマニュアル・業務一覧データ・フローチャートをお渡しし、業務設計をいたします。もちろんご要望にあわせて効率的な新フローのご提案もさせていただきます。

この3ステップで業務の可視化・標準化をさせていただきます。

この時点で業務における無駄な作業、不要な作業が分かりますので、業務の見直しが可能でコスト削減が実現します。

また、属人化していた業務内容をマニュアルに落とすことで誰でも対応可能にし、これだけで人の動きがより自由になります。

可視化・標準化するだけで20％の工数削減の価値の創造ができます。

そして、この20％の工数削減は半永久的に削減し続けられます。

以下の資料により詳しいサービス内容、納品物のアウトプットイメージ、スケジュールなどを記載させていただいております。
是非、ダウンロードいただき業務可視化のご参考にしてください。

 

4.業務可視化後のその先は？

 

では業務可視化をした後ですが、これからはさらに作業を効率化するために一部の工程にAIやICT、IoTの技術を活用したり、全体的なデジタル化によって新たな仕組みやサービスを生むDXを実現させていきます。

マニュアルや業務フローを整備したことでどの部分を自社で行うべきで、どの部分をアウトソーシングなどで効率化できるかが判断しやすくなります。

同時に一連の作業をシステム化できたり、部分的にシステム導入の検討ができたりとこれまで手作業でやっていた作業が実はシステマティックに簡単にできるように変えていくこともできます。

自社で行うべきことは、自社でしかできないコア業務。時間を割くべき業務です。
戦略を立てたり、クリエイティブな領域は自社にしかできません。

しかし、毎日やっている繰り返しの作業や問合せ対応、より専門性がある人がやった方が効率がいい作業などはないでしょうか？
そういった作業はアウトソーシングをした方が、自社の人材を有効活用でき、結果的には時間も効率的でコスト削減もできます。

そして技術の活用についてですが、例えば、毎月決まったタイミングで見積メールを送る、コンタクトセンターでチャットボットを活用するなど部分的にシステムを活用することで作業時間の短縮や効率化を進めることができます。

さらに進めると今後はDXの実現化についての検討も重要になってきます。
DXとは、デジタルテクノロジーを駆使して、経営やビジネスプロセスを再構築することで、企業の在り方や働く人たちを変化させる概念のことを言います。

DXは以下のプロセスを踏む必要があると言われております。

このように業務可視化後は、更なる効率化のためにどの部分の変革が必要なのか、次の段階の施策検討に入ることができます。
場合によっては、自社の人材だけでなく業務のアウトソーシングを活用することで働き方を大きく変えることが可能です。

 

5.ニューズベースのアウトソーシングでお手伝いできること

ニューズベースでは、「業務を効率化したい」「業務の属人化を止めて標準化したい」「無駄なコストを削減したい」というお客様の課題をアウトソーシングを通して解決いたします。

まずは業務の可視化からお手伝いさせていただきます。業務の可視化という通常業務と平行するには手間と時間がかかる作業を、最低限の資料とお時間をいただきヒアリングすることで、弊社の方で可視化をさせていただきます。

その後もご要望にあわせて、業務のシステム化のご提案、実装のお手伝いや業務の代行などもご相談いただけます。

年間400案件の実績とノウハウから安定したサービスをご提供させていただきます。

これまでの事例といたしまして、社内研修事務業務の業務可視化コンサルティングについてダウンロード資料にも記載させていただいております。

アウトソーシングの活用により、コスト削減、業務の効率化、無駄の削減、人材リソースの有効活用に繋がります。