プロセス管理って何?メリットや手順・成功させるためのポイントも紹介!

公開日:2023.06.02

どのような業務であっても、必ずプロセスが存在します。プロセスとは、業務を行う上での一連の流れのことです。

業務でこれまで以上に成果を出すためには、プロセス管理が必要不可欠です。しかし、プロセス管理を行うことでどのような効果が期待できるのかあまり理解していない担当者も少なくありません。また、プロセス管理をどのように行えばいいのかわからない担当者も多いはずです。

そこで本記事では、プロセス管理の基礎意識メリット手順などについて解説します。

 

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プロセス管理とは?対象となる業務について

プロセス管理とは、業務を遂行するにあたってプロセスを適切に管理するためのマネジメント手法のことです。

ただし、プロセス管理はどのような業務にも通用するわけではありません。主に定型業務ルーティン業務などが対象となるので、覚えておきましょう。

 

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プロセス管理を行う5つのメリット

プロセス管理を行うメリットは以下の5つです。

  • 属人化が防げる
  • イレギュラーな事態が発生しても対応できる
  • 業務における課題を見つけ出せる
  • 業務を標準化できる
  • 進捗管理が行いやすい

順番に解説します。

属人化が防げる

業務の属人化に頭を悩ませている担当者も少なくありません。

業務の属人化とは、ある業務に対して特定の担当者しか知らないような状態のことを指します。業務が属人化してしまうと効率化がしづらくなり、退職や休職などで担当者が現場を離れた際にうまく引き継げず、業務そのものがストップする恐れがあります。

しかし、プロセス管理を行うことで一つひとつの業務を可視化できるため、属人化を未然に防ぐことが可能です。

イレギュラーな事態が発生しても対応できる

業務を行う上でイレギュラーな事態が発生することもあります。イレギュラーな事態の大きさにもよりますが、対応が遅れてしまうと多大なる損失を被ることも珍しくありません。

しかし、プロセス管理を行うことで万全の体制を整えられるため、イレギュラーな事態が起きても迅速に対応することが可能です。

業務における課題を見つけ出せる

「業務の効率化を図りたいけど、どこを改善すればいいのかわからない」という担当者も多いはずです。

プロセス管理では、一つひとつの業務を可視化できるため、自社の課題を見つけ出して改善することが可能です。その結果、業務の効率化が期待できます。

業務を標準化できる

同じ業務内容であっても、担当者によってクオリティに差が出ることもあります。しかし、プロセス管理を行えばこれまでの業務フローが明確化されるため、業務を標準化できます。

その結果、業務クオリティの向上ヒューマンエラーの防止につながるのです。

進捗管理が行いやすい

最近はテレワークが普及していることもあり、メンバー一人ひとりの業務進捗状況について把握するのが難しくなってきています。ただ、プロセス管理を行うことで、業務の進捗状況をリアルタイムで逐一確認することが可能です。

その結果、トラブルやミスの防止につながります。

 

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プロセス管理を行うまでの手順

プロセス管理を行うまでの手順は以下の6ステップです。

  1. 目的を明確にする
  2. プロセス管理を実現するまでの計画を決める
  3. メンバーに業務プロセスを聞き出す
  4. フローチャートと作業手順書を作成する
  5. メンバーから意見を求める
  6. 実行する

一つずつ解説します。

1.目的を明確にする

プロセス管理を行うにあたって目的が曖昧なままだと、効果が表れても実感しにくくなります。

そのため、まずは「なぜプロセス管理を行う必要があるのか目的を明確にしましょう。

2.プロセス管理を実現するまでの計画を決める

目的を明確にしたら、プロセス管理を実現するためのスケジュールや実際に携わるメンバーなど、計画を決めます。

目的を設定するときと同様に抽象的ではなく、なるべく具体的な内容を計画に落とし込みましょう。

3.メンバーに業務プロセスを聞き出す

プロセス管理を行うにあたって、実際の業務プロセスがどのようになっているのか把握できていなければ、実行に移せません。

そのため、メンバーに業務プロセスを聞き出しましょう。

4.フローチャートと作業手順書を作成する

メンバーから聞き出した業務プロセスを基に、フローチャートと作業手順書を作成します。

文字だけだとわかりづらい場合には、画像や表も挿入しましょう。また、誰が見てもすぐに理解できるよう、なるべく専門用語を使わないで作成することがポイントです。

5.メンバーから意見を求める

フローチャートと作業手順書の作成が完了したら、メンバーから見てもらい、意見を求めます。

改善点があれば、随時反映していきましょう。

6.実行する

プロセス管理を実行していきます。

最初から全てのプロセスを管理しようとすると、イレギュラーな事態が発生する可能性が高くなります。そのため、スモールスタートを意識しましょう。

 

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プロセス管理を成功させるための3つのポイント

プロセス管理を成功させるためには、以下の3つのポイントを意識しましょう。

  • フローチャートや作業手順書はテンプレートを活用する
  • リソースをかけすぎない
  • メンバーにも実施する目的をシェアしておく

順番に解説します。

フローチャートや作業手順書はテンプレートを活用する

フローチャートや作業手順書をオリジナルで一から作成した場合、手間と時間がかかります。また、肝心の内容が見にくくなることもあるため、なるべくテンプレートを活用するようにしましょう。

リソースをかけすぎない

プロセス管理にリソースをかけすぎてしまうと、ほかの業務が行えなくなり、業務効率が悪化する恐れがあります。そのため、適度なリソースで行うようにしましょう。

メンバーにも実施する目的をシェアしておく

自分だけがプロセス管理を実施する目的を理解していても、ほかのメンバーが理解していなければ何を行えばいいのかがわからず、モチベーションが低下する要因にもなります。

そのため、目的が決まった時点で必ずメンバー全員にシェアしましょう。

 

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まとめ

本記事では、プロセス管理の基礎意識やメリット・手順などについて解説しました。

プロセス管理を行うことで、属人化が防げたり業務を標準化できたりするなどのメリットが期待できます。プロセス管理を成功させたいのであれば、テンプレートを活用したり実施する目的をメンバー全員にシェアしたりすることなどを心がけましょう。

企業によっては「プロセス管理を行いたくてもリソースがないから実施できない」という課題を抱えていることも少なくありません。

そんなときには、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用代行(RPO)サービスや研修運営アウトソーシング・事務業務支援サービスなど、さまざまなサービスを提供しています。

そのため、弊社に依頼することでプロセス管理におけるリソースを確保することが可能です。プロセス管理そのものに対するサポートも行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

本記事を参考に、プロセス管理を検討してみてください。

 

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