会場セミナーとオンラインセミナーのやり方を解説【開催手順】

セミナーを企画する時に、どこから始めて、どのようにゴールを設定すればよいのでしょうか。

セミナーには、大きく分けて下記の2つの形式があります。

セミナー開催には会場選び、開催日時、価格設定、集客など様々なやるべきことがありますが、まずは貴社のセミナーを会場・オンラインのどちらで開催するのが良いのかを判断しなければなりません。

この記事では、セミナー開催のプロであるセミナー代行専門業者の視点から、会場セミナーとオンラインセミナー、それぞれを開催するまでの手順を解説します。

貴社のセミナー開催に最適な方法を見つける手助けになれば幸いです。

 

1.会場セミナーのやり方(オフライン)

まずは会場セミナーのやり方から解説します。実務に追われてセミナー当日を迎えるのではなく、厳密なスケジュール管理のもとに作業を進めていきましょう。

1-1.セミナーの企画

セミナー開催において、もっとも重要なのが「企画」です。

企画が終わって集客の段階になると、お問い合わせ対応などの実務に追われ始めます。企画をしっかり練り込み、タスクをしっかりスケジュール管理できれば、あとの作業がかなり楽になります。

企画を考えるポイントを、下記にまとめました。

【開催目的】

セミナーの主要な開催目的には下記の4つが挙げられます。

【内容】

ターゲットの問題解決になるか。

目的にかかわらず、セミナー自体に価値があることが大前提。自社でコンテンツを持ち合わせないなら、講師を招く。

【価格】

有料にするか、無料にするか。

有料なら参加者のスクリーニングになる。無料なら多くの新規リードの参加を見込める。

【開催日時】

平日にするか、週末にするか。

BtoBなら平日、BtoCなら週末が基本。他社のイベントと被らないように注意。

【タイトル】

参加するメリットが一目でわかるように。

自分事として捉えられるタイトルは心をつかむ。

例：「報連相がうまくならないサラリーマンのためのビジネスマナー講座」

【定員】

クロージング（商談）に近い目的を持ったセミナーほど、参加人数を少なくする傾向がある。

1-2.会場選定

企画が固まったら、セミナー規模に見合った会場を選定します。

定員が30人ほどまでであれば、コストがかからない自社会議室がおすすめ。そうでなければ、貸し会議室を借りるのが良いでしょう。

下記に有名な会議室検索サイトを紹介します。

当日の運営に支障が出ないためにも、施設の下見はしておきたいところです。また、懇親会を開催する場合、貸し会議室と同施設内の別の会議室を押さえると良いでしょう。

セミナー後に懇親会なども予定されている方には、下記の記事にて、会場選びのポイント、予算の相場、注意点、ケータリング手配の手順など詳しく紹介しております。

「セミナー後の懇親会を準備する6ステップ！ ケータリングや注意点も」

1-3.講師選定・依頼

講師の選定は、セミナーで設定したゴールによって判断基準が変わってきます。

ネームバリューのある講師であれば、それだけで多くの新規リードを開拓できる可能性が高まります。しかし、セミナーの目的によっては講師のネームバリューが邪魔になることもあるので、あくまでも目的次第といえるでしょう。

1-4.集客・お問い合わせ対応

お問い合わせ窓口、申し込みページを準備。加えて、事後フォローアップのシステムもこの時期に準備しておきます。

開催日時の1か月前を目安に、セミナーの告知を開始。リスティング広告、セミナー専用LP、webサイト掲載、SNSなどを稼働させます。

告知がなされると大変忙しくなるため、申し込みフローやフォローアップのメールは事前にシステム化しておきましょう。

忙しくなると人為的なミスが多くなるため、ツール導入も要検討です。

1-5.資料・プレゼン・備品・機材の準備

当日にスタッフが慌てず動けるように、運営マニュアルを作成しておきましょう。講師を招く際には、事前に資料やプレゼンの共有を。

備品は施設に用意されているものと、自前で準備しなければいけないものをはっきりとさせ、チェックリストを作成して抜かりがないようにします。

下記の記事では、備品や機材のチェックリストを公開しているので、ぜひ参考にしてみてください。

「セミナーの成功は準備が9割！ スケジュールとチェックリストを公開」

1-6.当日運営

いよいよセミナー当日。事前のリハーサルや機材のチェックを怠らずに、スムーズな運営を心がけましょう。

運営で手いっぱいになりがちですが、なるべく参加者との接点を持っておきたいところです。思わぬ人脈が得られる可能性もあります。

1-7.フォローアップ

セミナーは通過点であり、参加者と継続的な接点を持つ視点が重要です。事前に用意しておいたフォローアップメールの送信や、見込みのあるリードへのアプローチを行って、売上へとつなげていきましょう。

 

2.会場セミナーを開催する上での注意点

会場セミナーの注意点は「参加率」です。

参加申し込みの手間、他の予定との兼ね合い、気分など、参加者が離脱する可能性がごろごろと転がっています。逆に一度来てしまえば、参加者が席を立つことはほとんどないので、どのようにして参加率を上げるかが工夫のしどころです。

まずは集客とお問い合わせフォローを効果的に行い、アクセスしやすい会場選定や時間帯、日時を設定すること。

そして、参加後はリマインドメールを送信し、セミナー情報を繰り返しインプットして「うっかり」の離脱を防ぎましょう。

 

3.オンラインセミナーのやり方

オンラインセミナーは「ウェビナー」「webセミナー」とも呼ばれ、近年需要が高まっているセミナー形式です。

この章では、オンラインセミナーを開催するやり方を解説します。

3-1.セミナーの目的・ターゲットを決定

会場セミナーと同じく、オンラインセミナーにおいても企画段階が最重要ポイントとなります。

会場セミナーと異なるのは、ターゲット層と参加者へのアプローチ方法の違いです。

オンラインセミナーはより自由な時間帯に自宅で参加できるため、会場セミナーではアプローチできなかった地方や海外といったターゲット層にもアプローチできるのがメリットといえるでしょう。

3-2.配信方法を決定

配信方法には、下記の2つの方法が挙げられます。

オンデマンド配信は同じ内容を何度も流せるため、コストや手間の削減が可能。

一方、ライブ配信はチャット機能などでコミュニケーションが取れるため、オンデマンド配信とは異なる内容で一体感を生み出せるのが特徴です。

セミナーを配信する際には、さらに下記の2つの方法を選択することができます。

カメラに向かって講演するのは聴衆の反応を得られないため、講師によっては不慣れなことも。講師が配信に慣れていないならば、スタジオに少数の聴衆を配置して会場セミナーのようにして録画すると良いでしょう。

講師がしゃべりやすいだけでなく、配信を見る側にもライブ感が伝わります。

3-3.セミナー配信システムの選定

セミナー配信システムは、一般的に広く使われている配信システムがおすすめです。

下記に紹介するのは信頼性が高い配信システムの一覧です。

そのほか、20人ほどの小規模セミナーならSkypeでも始められます。

また、自社配信に不安があるならば、動画撮影代行を利用するのも手です。スタッフの出張撮影、スタジオ撮影の2通りがありますが、安ければ5万円ほどから利用可能なので、配信機材などが揃っていない企業にはおすすめです。

3-4.セミナー講師や資料を準備

オンライン講義に慣れている講師とそうでない講師がいることを覚えておきましょう。

また、パワーポイントを使う場合、会場セミナーとは異なり、配信画面上で講師の映像とパワーポイントの映像を切り替える必要も出てきます。

スムーズな配信にするためにも、事前の情報共有は会場セミナー以上に綿密に行いましょう。

3-5.集客

集客にはついては、会場セミナーの集客項目を参考にしてください。

また、余裕があれば、会場セミナーと同時にオンラインセミナーを募集するのもおすすめです。開催場所の都合上、会場セミナーに参加できない人のフォローアップにもなります。

3-6.機材の準備・配信テスト

オンラインセミナーは録画や音声に細心の注意を払って開催しましょう。

事前にテストを行い、「映像は見やすいか」「画面が暗くないか」「パワーポイントとの切り替えはスムーズか」「音声は聞きやすいか」などを細かくチェックすべきです。

前述したように、自社の配信システムに不安があるのであれば、撮影代行サービスも検討しましょう。

3-7.配信

配信日が近づいたら、必ずリマインドメールで参加者の注意を喚起しましょう。

オンラインセミナーは自宅で簡単に参加できる分、気軽に予定をキャンセルされがちです。当日は配信が滞りなく行われるように細心の注意を払いながら進行しましょう。

3-8.フォローアップ

参加者へのお礼メールはもちろん、参加できなかった人へのフォローアップも重要です。

セミナー参加をキャンセルした人は若干の後ろめたさを感じているため、リピートしにくいリードとなってしまいます。

「また機会のある時にぜひご参加ください！」

など、明るくフォローすることで、むしろ好感度がアップし、次回以降のセミナーに来てくれる可能性も高まるでしょう。

 

4.オンラインセミナーを開催する上での注意点

オンラインセミナーは、会場セミナーより手軽に視聴でき、しかも視聴の主導権が参加者側にあります。そのため、「参加前のキャンセル率」と「視聴中の離脱率」に注意すべきです。

会場セミナーと異なり、インターネットの接続状況や配信環境、講師のしゃべり方によって、視聴の質が大きく左右され、容易に視聴者が離脱してしまいます。

事前に配信や録画のチェックを入念に行い、プレゼンの巧みな講師を用意して、離脱率を下げましょう。

 

5.面倒なセミナー業務は委託するのもあり

セミナー開催において講師・スタッフ手配や会場準備などに手間がかかるのであれば、外部委託も十分現実的な選択肢となります。

特に、セミナー専門のノウハウや人的リソースを確保できるのは大きな魅力です。予算面が厳しい企業であれば、部分的な外部委託も可能です。

自社に内製すべきノウハウとそうでないノウハウをしっかりと見定めた上で、セミナー業務の委託も検討してみましょう。

 

6.ニューズベースはセミナー業務をアウトソーシングでサポート

会場セミナー、オンラインセミナー、それぞれの開催にあたってのポイントをご紹介しました。

自社で達成できる現実的な目標を設定し、スケジュールを管理しながらタスクを進めていくことで、安心してセミナー当日を迎えられます。

セミナーを開催するためのノウハウやリソースが足りないのでは、などの不安をお持ちの方は、外部業者の活用がおすすめです。

株式会社ニューズベースは、年間400案件の実績とノウハウから安定したアウトソーシングサービスをご提供させていただきます。

セミナー業務におけるフルサポートはもちろん、部分的なサポートも承りますので、お客様の様々なニーズに対応いたします。まずはお気軽にご相談ください。

下記ページではニューズベースが提供している外部委託サービスについて解説しておりますので、セミナー開催でお悩みの方はぜひチェックしてみてください。

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