オンライン社内イベント事例４選！3つのメリットやデメリットも解説

感染症対策をきっかけに普及したオンラインイベント。そのメリットは感染症対策にとどまらず、コスト削減や手軽さなど様々です。そこで、社内イベントをオンラインで開催する企業が増えてきました。

本記事ではオンラインで社内イベントを検討されている方向けに、オンライン社内イベントのメリットや事例、開催する手順などをご紹介します。

 

オンライン社内イベントを開催する目的

オンラインで社内イベントを開催する目的は以下の2つです。

それぞれご説明します。

新入社員との関係性を高めるため

新入社員にとって、先輩社員と関わるのは難しく感じますし、最初にそこで行き詰まって悩んでしまう人もいます。そこで、オンライン新入社員歓迎会などでコミュニケーションを取るのがおすすめ。困りごとがあればイベントで話した先輩社員に相談できるのは心強いです。それにより、離職率の低下も期待できるでしょう。

社内のコミュニケーションを円滑にするため

オンライン社内イベントは、社内のコミュニケーションを円滑にします。普段あまり関わらない他部門の人とコミュニケーションが取れるからです。

他部門の人に仕事を依頼する時に限ってトラブルなど、緊急で対応しないといけないケースがありますよね。そんな時こそ、関係性ができている方がスムーズに対応することができ、業務パフォーマンスが上がるでしょう。ですので、オンライン社内イベントを開催し、社員同士の繋がりを作っておくことはいざというときに役立ちます。

 

オンラインで社内イベントを開催する3つのメリット

次に、オンラインで社内イベントを開催する以下の3つメリットについてお伝えします。

社員のモチベーションアップにつながる

オンライン社内イベントは社員のモチベーションアップに繋がります。社内での人とのつながりが強固になるほど会社に対して愛着が湧きますし、仕事が楽しくなってくるからです。一緒に仕事をしている仲間との関係も深まりますし、あまり話したことのない社員との新たな交流も生まれます。

オンライン社内イベントでは社員が仲良くなれるよう、楽しく交流できる場を作るようにしましょう。

参加するハードルが低い

オンラインイベントは、参加するハードルが低いこともメリットのひとつ。ネット回線と声を出せる環境があれば、場所を選ばず参加できますし、エリアの制約も受けません。

また、服装などの身だしなみに関しても、それほど気にしなくていいので気軽に参加できます。家庭の事情でイベントに参加しづらい社員でも自宅で参加できるので、参加率を高めることもできるでしょう。

予算を低く抑えられる

オンラインイベントは、なんといっても予算が低く抑えられるところがいいところ。会場費や人件費、遠方から参加する社員の交通費など、本来かかる費用がほとんど不要です。

これまでコストを気にしてイベントを開催できなかったという方は、ぜひオンラインでイベント開催を検討してみてください。

 

オンラインで社内イベントを開催するデメリット

とはいえ、オンラインイベントにもデメリットがあります。ここでは、以下の2つのデメリットをお伝えします。

それぞれご説明します。

ファシリテーターが必要

オンラインイベントは、スムーズな進行のためのファシリテーターが必要です。発言のタイミングや、グループ分けなど、オフラインのイベントとはやり方が異なってきますので、オンラインイベントに慣れた人材が進行を務めることをおすすめします。

進行がぎこちなければ、参加者も十分イベントを楽しむことができないので、もし社内にファシリテーターを務められる人材がいなければ、外部に委託するのも良いでしょう。1,2人のファシリテーターがいれば運営できますので、人件費もそこまでかからないでしょう。

コミット率が低くなりがち

オンラインイベントは気軽に参加できる分、コミット率が低くなりがちです。画面をオフやミュートして、別の作業をしながら参加する人も出てくることがあります。

すると、せっかく開いたイベントの効果が小さくなってしまうので対策が必要。画面オンを必須にしたり、途中でグループに分けて交流することをあらかじめ伝えたりするといいでしょう。

 

オンライン社内イベントを開催する手順

オンラインで社内イベントをすることが決まったら、次の3つの手順に沿って準備をしてみましょう。

企画

まず、開催するイベントを企画します。イベントの目的や内容、開催方法などについて検討します。満足度の高いイベントとするために、進行台本を作成し、主催メンバーで流れなどをすり合わせておくといいでしょう。

ツールなどの準備

オンラインイベントは大がかりな道具などは必要ありませんが、配信に必要な機材やツールの準備は必要です。PCの他に、カメラやマイク、配信に使うソフトなど、必要なものはあらかじめチェックしておきましょう。

また、通信環境によって電波障害が起きる可能性もあります。簡単に配信テストが行えるので、本番までにテストも行っておくことをおすすめします。

社内に周知

イベントの詳細が決まり、準備もできたら社内にイベント開催のお知らせをしましょう。

そのときに重要なのが、イベントの趣旨を伝えることです。新入社員と交流を深めることなのか、普段話さない他部門の人と交流を深めることなのか。狙いを社員に伝えておくことにより、その目的に合ったコミュニケーションが生まれる可能性が高まります。

社外イベントなら目的を参加者に伝えませんが、社内イベントなら伝えた方が目的を達成するために協力し合うことができます。

 

オンライン社内イベントの事例４選

では実際、どのようなオンライン社内イベントがあるのでしょうか？

ここでは、以下の4つをご紹介します。

オンライン歓迎会

オンライン歓迎会は、新入社員の入社に向けて開催されます。入社直前の3月ごろに開催するといいでしょう。

目的は新入社員と既存の社員との交流を深めることとなるので、新入社員にとって色んな先輩社員と交流できる機会を作る設計にするのがおすすめ。自己紹介から始まり、雑談タイムやチーム対抗戦のゲームなどを行うといいでしょう。

オンラインランチ会

オンラインランチ会は、オンライン上に集まったメンバーをシャッフルに3〜4人グループに分け、ざっくばらんにコミュニケーションをとる会です。

多くの社員と話す機会を気軽に作れるところがメリット。集まって話すだけなので、企画にも手間はかかりません。時にはテーマを設定して話し合ってみるのも面白いかもしれません。

オンラインゲーム大会

謎解き、ジェスチャーゲーム、共通点探しゲームなど、わいわいとみんなで楽しめるゲーム大会をするのもおすすめです。

会社での関係はどうしても事務連絡など仕事に関係するコミュニケーションに偏りがち。ゲーム大会で同じチームになったり、好敵手になったりすると、会社で会ったとき、その話題で盛り上がることもあります。オンラインゲーム大会は、些細なコミュニケーションを生むきっかけになりやすいです。

オンライン納会

オンライン納会は、四半期が切り替わるタイミングで開催することが多いです。各部署ごとの報告や、フリートークを設けることで、他の部署の様子を知ることができます。四半期に一度と決めておけば、定期的にオンラインイベントで社内のコミュニケーションを深める時間を取ることができます。

オンラインイベントを開催しても単発で終わってしまうと効果が薄くなってしまいます。ですので、定期的に開催したいという方には、オンライン納会がおすすめです。

 

まとめ

オンラインで社内イベントを開催するのは、社内コミュニケーションが円滑になったり、離職率の低下に繋がったりするメリットがあるとお伝えしてきました。オンラインイベントはオフラインとやり方が異なってくるので、慣れるまでは大変かもしれません。

もし、オンラインイベントを開催するのが不安な方がいらっしゃれば、弊社ニューズベースにお任せください。豊富な経験と実績に基づいてオンラインイベントの企画から当日進行、アフターフォローまで対応いたします。お気軽にご相談ください。