イベント/セミナー開催に掛かる費用とは？費用と勘定科目の考え方のまとめ

セミナーや会議、物産展などイベントを開催するためには、多くの費用が発生します。

会場費用やアルバイト代、広告宣伝やゲストを招く場合は講演費用など、その内訳も多種多様です。
イベントを開催する運営者として、そのような費用を経費処理していくには、どのように仕分けをして、勘定科目に落としていけばいいのでしょうか。

本記事では、イベントを開催するに当たって必要となる費用について解説します。各費用はどのように仕分けをして計上すればいいのか、勘定科目の内訳についてもわかりやすく説明していきますので、ぜひ参考にしてください。

 

イベント/セミナー開催にかかる費用とは

イベントやセミナー開催にかかる費用は、イベント/セミナーの内容や規模によって大きく異なりますが、内容別の費用相場は以下の通りです。規模が大きくなるほど予算は増えます。

また、自社内でイベントの運営を行うかどうかでも費用は変動します。イベント会社に依頼したりアルバイトを雇ったりすると、その分費用はかかるでしょう。その他、備品の手配や講師・ゲストのギャラなどの費用もあるため、内訳については十分に把握しておかなければなりません。

 

イベント/セミナー開催費用を抑えるには

イベント/セミナーの開催費用を抑えるには、開催にあたってかかる費用を特定の項目から大きく削減しようとするのではなく、少しずつさまざまな項目から削減することがポイントです。

イベント/セミナーを開催するためにかかる費用と、それらの費用を削減する方法を紹介します。

 

会場の手配

会場の手配には特に大きな費用がかかります。会場費を削減する方法のひとつに、オンラインでイベントを開催するという方法があります。

コロナ禍によってリモートでのやり取りが浸透してきたこともあり、最近ではイベントもオンラインで開催するケースが増えてきました。

オンラインでイベントを開催すれば、会場費を抑えることができるほか、直接会場に足を運ばなくても参加できるため、参加者側にとってもメリットがあります。

 

広告・宣伝

広告・宣伝の主な手法としてはチラシやDM、Web広告などが挙げられます。これらの手法以外で広告・宣伝費用を削減するには、自社サイトやSNSを活用する方法があります。

SNSのユーザーに拡散してもらうことができれば、効率的に宣伝できるでしょう。そのためには、日頃から継続的にSNSを発信していくことが重要です。

 

スタッフ

イベントの進行において、スタッフの存在は欠かせません。しかし、多くのスタッフや役職を必要とするイベントとなれば、その分の人件費や交通費、宿泊費がかかります。

会場費削減の項目でも触れたオンラインでの開催は、人件費の削減にも効果的です。イベントの内容/規模に適した人員を配置しましょう。

 

販促品など

販促品にかかる費用は、削ることが難しい項目のひとつです。決められたコストの中でより良いものを準備するようにしましょう。

販促品の費用を無理に削減し、質が低くなってしまえば、イベント/セミナー自体の質に悪影響を与えかねません。

 

ゲストや講師など

ゲストや講師の費用は依頼する人の実績や知名度によって大きく異なります。そのため、事前に見積もりや相談をしておきましょう。

開催するイベントの性質や内容、規模などに見合ったゲストを設定することが大切です。

 

その他

イベントによっては、他にも看板・駐車場・施設利用・ホームページ作成といったさまざまな費用がかかります。複数の業者から見積もりを取るなどして、必要最低限のコストで準備できるものを用意しましょう。

費用を削減すべき項目はしっかり削減し、販促品やゲスト・講師への報酬など、費用をかける項目とのメリハリをつけることが重要です。

 

イベント/セミナー開催費用と勘定科目について

会場の手配にかかる費用

イベントを開催する際、自社の社屋などを利用する場合を除き、会場を手配する必要があります。この会場費はイベント全体の中に占める費用の中でも、もっとも大きな費用の１つです。

 

会場費と一言でいっても、具体的には以下のようなものが含まれます。

イベント会場の利用料は、会場の立地や規模、人気度合いなどによって異なります。

会場費の仕分けについては、イベント内容が会議などの場合は会議費となり、自社サービスの販促目的などの場合は広告宣伝費または販売促進費として計上することになります。

 

広告・宣伝にかかる費用

イベント周知や集客のために利用する広告や宣伝のために掛かる費用です。

これらの活動に利用される費用が広告・宣伝のための費用です。

ビラ配りのためのビラ制作については、この広告・宣伝のための費用ですが、それを街頭で配る人員の費用については、この費用に含ませるかは考慮する必要があります。

こういった一連のイベント周知、集客のために使われる広告・宣伝のための費用は広告宣伝費として勘定科目の仕分けをして計上していきます。

 

企画にかかる費用

イベントの企画立案を自社で行うのか、イベント会社に依頼するのかによっても費用は大きく変わります。

準備に携わることで日常業務に支障が出る可能性がある場合は、イベント会社に依頼をするのがおすすめです。

一方、日常業務と並行して企画を行える小規模なイベントであれば、イベント会社に依頼はせず自社企画をする、という使い分けもコストを抑えるためには効果的です。

また、イベントにはプロモーションビデオや会場までの案内板、招待客に出す案内状などの製作物に対する費用も必要になる場合もあります。

イベントの企画にかかる費用は「広告宣伝費」として計上するのが一般的です。

 

スタッフにかかる費用

イベントの運営には、多くの人員を投入する必要があります。その際にかかってくるのが人件費です。

イベントスタッフについては、一般的に以下のような役割の人員が必要になります。

また、イベントスタッフの飲食などについても費用負担が発生しますが、この分も人件費として算出する必要があります。場合によっては、司会進行などの専門スタッフも必要になるでしょう。

このように、イベント開催には多くの人員が参加する必要があり、そこに掛かるさまざまな費用が発生しますが、これらの勘定科目は人件費として処理するのが一般的と言えます。

 

販促品などにかかる費用

イベント参加者に対して配布する各種資料やパンフレット、ノベルティなどの販促品についての準備が必要となります。

この経費処理については、通常は販売促進費もしくは広告宣伝費として対応する場合が多いようです。ちなみに一般的に販売促進費や広告宣伝費として計上するためには、不特定多数に対する販促品である必要があります。

仮に特定の人に対して準備する販促品を経費計上するための勘定科目については、厳密には接待交際費として計上する必要があることは覚えておきましょう。

 

ゲストや講師などにかかる費用

イベント開催に際しては、イベントに見合った講師や、芸能人のようなスペシャルゲストの準備をする場合があります。その際にギャラとして計上する費用はどのような勘定科目になるのでしょうか。

この場合も、販売促進費や広告宣伝費の一部として計上する場合が多いようです。

ゲストを招くに際しての交通費や、イベント中の飲食代などについても、販売促進費や広告宣伝費の一部として計上するのが一般的と言えます。

 

ただし、交通費などそれぞれの費用分を別の勘定科目に仕分けする税理士もいるようなので確認することが必要です。

 

その他にかかる費用

上記は、一般的に掛かってくるイベント経費についてですが、当然それだけではイベント開催の経費は収まりません。イベント準備に欠かせない備品の購入費用やイベントの企画に必要な資料の購入費用、その他必要となる諸々の経費についても、しっかりイベント経費として仕分けを行う必要があります。

 

その他で費用がかかるものは以下のものです。

 

看板にかかる費用

イベントやセミナーの開催に際して、会場前に看板を置くことで参加者がどこが会場だかわかりやすくなります。その際にかかる看板の費用は、建物に固定されている場合、建物付属設備として扱われます。屋外の看板の場合は建築物として、簡易な看板の場合は器具及び備品として、10万円未満の看板の場合は、消耗品として扱われます。

そのため、場合に合わせた勘定科目として処理しましょう。

 

駐車場にかかる費用

駐車場にかかる費用は、研修のためのイベントやセミナーの場合、研修費として扱われます。また、取引先との接待のためにかかった駐車場の費用は、交際費として扱われます。そのため、時と場合によって駐車場の費用の扱いが変わるため注意が必要です。

 

施設利用にかかる費用

施設利用にかかる費用も時と場合によって扱いが異なります。イベントやセミナーの目的が研修の場合は、研修費という扱いになり、会社や商品の宣伝のためのイベントの場合は、広告宣伝費や販売促進費になるため、帳簿の整理の際には気を付けましょう。

 

ホームページにかかる費用

イベントやセミナーのためにホームページを作成する場合もあります。その際にかかる費用は、広告宣伝費として計上できます。

 

資料に関する費用（印刷や輸送など）

セミナーで資料やアンケートなどを使用する場合は、用紙代や印刷代などの費用も必要です。外部講師を招く場合、資料作成費用が講演料に含まれるかを事前に確認しましょう。

また、セミナーの規模が大きく、配布資料が多くなる場合には運送費も必要となるため、会場への搬入条件の確認も行います。

資料に関する費用を削減したい場合、PDF形式のデータで提供してダウンロードをお願いしたり、Web上でアンケートを取ったりする方法が有効です。Web化の関連費用は、資料費として計上します。

 

まとめ

会場費用やアルバイト代、広告宣伝やゲストを招く場合は講演費用など、イベント開催で発生する多くの費用の仕分けは複雑です。イベントを開催する運営者として、そのような費用を経費処理していくには、どのような仕分けをして、勘定科目に落としていけばいいかは難しい判断になります。

イベントの趣旨や運営状況を考慮して、税理士などとも相談しながら適切な勘定科目に沿った経費処理を行うようにしましょう。