イベント会場にWi-Fiを設置する際にかかる費用とは？導入すべき理由や選び方も解説！

イベントの開催に伴い、会場にWi-Fiを設置するかどうかは非常に重要な問題です。

Wi-Fiを設置することで、来場者や現場のスタッフは快適にインターネットを利用できるようになりますが、どれくらいの費用がかかるのか、あまり把握していないという担当者も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、イベント会場にWi-Fiを設置すべき理由や導入方法・導入する際にかかる費用について解説します。

 

イベント会場にWi-Fiを導入すべき理由

イベントの主催者や展示会のブース出展者がWi-Fiを導入すべき理由として、以下の4つが挙げられます。

順番に解説します。

 

快適にインターネットが利用できる

イベント会場や自社のブースにWi-Fiを導入することで、参加者は快適にインターネットが利用できるようになります。

Wi-Fi環境がない会場の場合、スマートフォンのテザリングやモバイルルーターなどを多くの参加者が利用すると、通信の混雑によって接続が不安定になってしまうことがあります。

また、会場に常設のフリーWi-Fiがあったとしても、速度が十分ではないこともあり、遅い回線を我慢しながら使うのは参加者にとってストレスです。

いずれのケースも満足にインターネットを利用できず、参加者の満足度が下がってしまう可能性があるでしょう。

一方、主催者側や出展者側で十分な速度のWi-Fiを手配して提供することで、来場者は快適にインターネットを活用できるようになります。

これにより、インターネット環境を理由とした満足度の低下が起きにくくなるでしょう。

 

配線管理の手間が省ける

Wi-Fi環境があれば参加者のほか運営側・出展側の機材も含めて無線でインターネットを利用できるため、有線でのインターネット環境を構築する際に必要な配線管理の手間を省けます。

配線管理の手間が省けることで、現場スタッフの負担を減らすことが可能です。

また、会場内にケーブルを這わせる必要がなくなるため、会場全体の見栄えもよくなります。

 

情報の拡散に期待ができる

イベント会場や自社のブースにWi-Fiを導入することで、来場者は通信制限などを気にすることなくインターネットを利用できるため、情報の拡散に期待ができます。

例えばSNSでイベントの情報を拡散してもらうことで、当日やその後の集客に良い影響を与えるでしょう。

このほか、主催者側も「会場からのライブ配信」などインターネット環境が必要なコンテンツを提供しやすくなります。

 

データ収集が行える

Wi-Fi環境を提供する場合、接続時にアンケートを表示させることが可能です。

これにより、来場者の年齢層や混雑している時間帯・改善点など、さまざまなデータが収集できるようになり、次回のイベントに活かせます。

 

イベント会場にWi-Fiを導入する方法

イベント会場にWi-Fiを導入する方法は、以下の3つです。

一つずつ解説します。

 

イベント会場のWi-Fiをそのまま利用する

すでにイベント会場にWi-Fi環境が整備されていることも珍しくありません。

まずは独自のWi-Fiの手配を検討する前に、会場のWi-Fi環境について調べておきましょう。

確認するポイントは主に、利用料金や接続可能な台数、そして実際の通信速度です。

もしイベント会場のWi-Fiが要件を満たしていない場合は、別の方法を検討しましょう。

 

レンタルWi-Fiを活用する

会場のWi-Fiでは不十分な場合、レンタルWi-Fiを活用するのがおすすめです。

レンタルWi-Fiは、光回線のような回線工事が不要であり、費用も比較的安価な傾向にあります。

小規模のものから千人以上の規模に対応したものもあり、求める条件に応じて最適なサービスを選ぶことができます。

展示会の出展者が自社ブース向けにWi-Fi環境を用意する場合は、小規模なものでも十分でしょう。

一方、イベントの主催者が参加者向けにWi-Fi環境を用意する場合は、来場者数を考慮して適切な規模のものを用意する必要があります。

 

光回線を導入する

イベント会場に光回線を導入するケースもあります。光回線は通信速度が速く、大人数で利用しても回線が混雑しにくいのが特徴です。

使用する会場に設置されたインターネット回線が遅かったり、そもそも会場にインターネット環境がない場合、そして前述のレンタルWi-Fiではカバーしきれない場合に検討されます。

ただし、光回線を導入するにあたって開通工事が必要となる場合が多く、初期費用が高額になりやすい傾向にあります。また、会場側の許諾が得られないケースもあり注意が必要です。

このように費用や手間がかかるため、行いたいイベントの内容的にどうしても安定した高速な回線が必要な場合に採用することが多いようです。

 

イベント会場にWi-Fiを導入する際にかかる費用

イベント会場にWi-Fiを導入するにあたって、どれくらいの費用がかかるのか気になる方も多いのではないでしょうか。

結論から話すと、イベント会場にWi-Fiを導入する際にかかる費用はさまざまです。なぜなら、以下のような条件によって、費用は大きく変わってくるからです。

自社の出展ブースへの設置など、小規模向けにレンタルWi-Fiの活用を検討している場合は、数千円〜数万円で導入できます。

イベント全体の参加者向けに設置するような大規模なレンタルWi-Fiの場合は、十数万円～数百万円を超えることもあるでしょう。

さまざまな条件によって、Wi-Fiを導入する際にかかる費用は大きく変わってくるので、まずは具体的な要件を明確にすることから始めましょう。

 

イベント会場にWi-Fiを導入する際の選び方

イベント会場にWi-Fiを導入する際には、以下3つの選び方を意識しましょう。

順番に解説します。

 

通信速度

1つ目が、通信速度です。

せっかくWi-Fiを導入したのにもかかわらず、通信速度が遅ければ利用者にとってストレスとなり、満足度を下げてしまう恐れがあります。

仕様を確認し、必要に応じて事前にテストを行うなどして、導入するWi-Fiサービスを選定しましょう。

 

導入費用

2つ目が、導入費用です。

前項でも解説した通り、Wi-Fiの導入費用はイベントの開催規模や導入方法によっても大きく変わります。

少しでも導入費用を抑えたいのであれば、イベント会場のWi-Fiをそのまま利用したり、レンタルWi-Fiを活用したりしましょう。

 

手間・時間

3つ目が、手間・時間です。

例えば、小規模なWi-FiをレンタルWi-Fiで構築する場合は、事前の調査や工事は不要で機器が到着すればすぐに利用できます。

一方、大規模なWi-Fi環境の整備の場合は、レンタルであっても事前の調査などが必要となり、ある程度時間がかかると考えておきましょう。

また、光回線を会場に設置する場合は契約や開通工事が必要となります。これには数カ月程度かかることもあるでしょう。

このように、Wi-Fiの導入方法によって手間・時間は大きく変わります。

 

まとめ

本記事では、イベント会場にWi-Fiを導入すべき理由や導入方法・導入する際にかかる費用について解説しました。

イベント会場にWi-Fiを導入することで、来場者や現場スタッフが快適にインターネットが利用できるようになったり、配線管理の手間が省けたりするなど、さまざまな効果に期待ができます。

イベント会場にWi-Fiを導入する方法として、イベント会場のWi-Fiをそのまま利用する・レンタルWi-Fiを活用する・光回線を導入するといった3つの方法があるため、自社に適した方法を選ぶことが大切です。

なお、Wi-Fiを導入する際にかかる費用は、イベントの規模や導入方法によってさまざまなので、まずはWi-Fiの具体的な要件を明確にすることから始めましょう。

 

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