イベント企画会社の正しい選び方とは？選ぶポイントや注意点を徹底解説！

自社の商品やサービスの認知度を高めるために、イベントを開催する企業も少なくありません。しかし、イベントを開催するためにはかなりのリソースを割く必要があります。そのため、イベント会社に企画制作や運営を依頼する企業も増えてきています。

イベント会社に依頼する上で具体的にどのような会社に依頼すればいいのかわからない担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで本記事では、イベント会社による特性の違いや選ぶポイント・注意点を解説します。

 

イベント企画会社には3つの分野が存在する

イベント企画会社は以下の3分野が存在します。

・企画分野
・制作分野
・運営分野

一つずつ解説していきます。

 

企画分野

「実施目的を達成しつつ、参加者に喜んでもらえるイベントはどのようにどうやって作ればいいのだろう？」

というお悩みを抱えていらっしゃる場合は企画領域に課題があります。

企画を立てる場合は、そもそも何故イベントをするのかという部分を掘り下げる必要があります。調査のために、アンケート、市場分析を行い、自社が持っている強みやバックグラウンドを考慮してテーマを決定します。

そのテーマに合わせたプログラム、コンテンツを考えていくという領域が「企画分野」になります。

 

制作分野

「やりたい事は頭にあるのだけど、それを実現するには何をどうしたら良いだろう？」

というお悩みがある方は制作領域に課題があります。

イベントでやりたいことが決まっている段階で必要となってくるのは「イベントをどう作っていくか？」という準備です。当日に向けた準備の領域は「制作分野」と呼ばれます。

具体的には、イベントプログラムを本番で成功させるための体制作り、組織編成、スケジュール計画、コンテンツ実行に関係してくる様々な業者に対する調整、指示出し、交渉、発注など業務になります。

 

運営分野

「イベントを実行するのに、人手が足りない。誰か現場をサポートしてくれないかな？」

というお悩みをお持ちの場合は運営領域に課題があります。

当日のスタッフオペレーションに関わる分野が「運営分野」です。準備段階で作成した組織図に沿って必要な人員を調達し、スケジュールに合わせた役割を振り分けて現場で対応します。

 

このように、企業イベントご担当者様のお悩みに対して、イベント会社も得意分野が異なっていきます。次章では、各イベント会社がどの領域の業務が得意なのかを見分けるためのポイントをご紹介していきます。

 

イベント企画会社による特性の違い

イベント企画会社によってそれぞれの特性も異なってきます。

イベント会社の特性は全部で3種類です。

・「企画分野」が得意なイベント会社
・「制作分野」が得意なイベント会社
・「運営分野」が得意なイベント会社

順番に見ていきましょう。

 

企画分野が得意なイベント会社

「会社が１０周年を迎え、周年イベントをやりたいけれども何をしたらいいのかわからない」
「新製品を発表するのにPRイベントをしたいが、何をしたらいいのかわからない」

など、イベントを実施したいけれども何を行えば良いのかわからない、といった場合にピッタリなのが「イベント企画に強みを持つ会社」です。

 

イベント企画会社の一番の強みは、イベント企画経験値が豊富であることです。

イベント企画会社は企画を立ち上げる事に特化しているため、どういう会社がどのような時にどのようなイベントを行えば、より満足度が高いイベントになるか、結果が出るイベントになるか、といった充実したデータをイベント制作会社・イベント運営会社より多く持っていることが特徴です。

企画が得意なイベント会社は、映像作品やウェブサイト、パンフレットなどのクリエイティブ系の実績が豊富にある傾向が見られます。

また、顧客事例紹介では「クライアントが抱えている課題を提示して、その課題の解決方法としてイベントを活用した。」というストーリー展開している企業も企画領域を得意としている場合があります。

 

企画分野が得意なイベント会社の特徴として、HPに様々な種類の事例が実名で紹介されていることが多い傾向があります。

企業が主催するイベントは、主催企業の戦略や方針などを反映することが多いため、イベント会社は機密性の高い情報を取り扱います。そのため、イベント会社が制作したコンテンツやイベント事例の公開について主催企業は機密保持の観点から慎重にならざるをえません。

当然ながら、イベント会社が事例をHP上で実社名公開する際には主催企業の許諾が必須です。したがって、事例公開が許可されている場合、そのイベント会社を利用した主催者が提案内容や納品物に対して高い評価をしたと考えることができます。

 

例えば、社員向けの周年イベントや方針説明会といった社内イベントで流すイベントオープニングVTRなど、自社のブランディングに直結するような内容ではない作品やイベント事例をイベント会社のHPに公開しても主催企業にとってメリットはほとんどありません。

むしろ、自社の事例を他社媒体で公開するには経営幹部クラスや他部署も含めた承認が必要となるため、主催企業の担当者にとって手間や負担がかかります。そのため、イベント会社からの強い要請だけでは実社名で事例公開されることはあまりありません。

主催者企業は委託したイベント会社の実績を高く評価している場合に限って、実社名での事例公開を許諾するケースが多いのです。

 

制作分野が得意なイベント会社

「パーティーのプログラムはある程度決まったけれど、細かく何をどうやるかが決まっていない。」
「セミナーの講師は目途がついたけれど、他が全く手につかない。」

など、このように「何をしたい」がある程度決まっているが、時間もノウハウもない場合に適切なのが「制作に特化したイベント会社」です。

 

イベントを制作するにあたって、プロジェクトやチームづくりから始まり、会場確保や施工会社・資材などの空間づくりの組み立て、進行台本の作成など全ての工程に関して、制作分野が得意なイベント会社は運営のノウハウが豊富でスピード感良く精度の高いプロジェクト遂行能力があります。

制作分野が得意なイベント会社の特徴として、主要取引先として公開している企業に上場企業や有名企業の名前が多い場合があります。他にも、東京ドームや東京ビッグサイト、幕張メッセなどの大型イベント会場での実績が多いという点が挙げられます。

 

イベント会社の外部から眺めると、イベント制作という分野はイベント企画や運営と比べて業務内容が見えにくい分野かもしれません。

イベント制作は、実施企画の決まったイベントに対して主催者が自身でやる必要のある内部調整や広報活動などのコア業務に集中いただくために下記①～④の業務を請け負います。

① プロジェクトの体制構築
② 会場、施工、機材、クリエイティブ制作などの各業者間調整
③ プロジェクト進行管理
④ プロジェクト予算管理

これらの業務は主催企業から見ると、広義的にはアウトソーシングと言えるでしょう。

 

2018年10月25日、26日、東京国際フォーラムにてFintech Japan 2018が開催され、このイベントの制作・運営をニューズベースが担当しました。

このイベントでは金融業界、およびIT業界において最先端を行く世界中の著名な起業家や有識者約80名を登壇者に招き開かれ、多くの拝聴者が参加されました。

制作にあたり、イベントの戦略や方針・企画内容はFintech協会の事務局長や複数の理事が練り、その意向において実行プランをニューズベースが提案するという役割でしたが、Fintech協会の会員は全てボランティアで活動しているため、イベント運営メンバーはカンファレンスの準備に十分な時間を割ける状況ではありませんでした。

そこで、イベント会社に制作・運営を委ねることにより全体的に大幅工数削減が可能となり、Fintech協会側は担当者各々が担う日々の業務を担いながら、運営の業務負荷を軽減したFintech Japan2018の開催が可能となりました。

 

運営分野が得意なイベント会社

「イベントを行うのは決定しているが、当日運営する人員が足りない」
「当日の運営においてイベント・セミナー運営経験者がおらず、オペレーションに不安がある」

イベントの企画・制作に不安はないが、当日の運営や人員不足がある場合に相談するのがふさわしいのが「イベント運営会社」です。

 

人員の手配をすることから人材派遣と混同しがちですが、イベント運営会社は人員をディレクションできるという点で人材派遣と大きく異なります。

人材派遣は人員を派遣し業務に関してはクライアント側で指示をしなければなりません。それに対して、イベント運営会社は業務委託という形式で当日のオペレーション設計を含めた現場管理を行います。

 

運営分野が得意なイベント会社の特徴として、制作分野が得意な企業や代理店企業の協力先であるケースが多くあります。そのため、あまり具体的な事例が公開されていることは多くありません。

しかし、運営を得意とする企業は現場の納品数では他を圧倒します。優秀な現場運営スタッフを多数抱え、豊富な経験値に基づいて行う当日の運営能力があるからこそ、協力先として協業することができます。

 

イベント企画会社を選ぶ6つのポイント

イベント企画会社を選ぶポイントは以下の6つです。

・会社の規模
・これまでの実績
・契約後のサポート
・依頼できる業務内容
・依頼する上での費用
・担当者とのコミュニケーション

順番に解説します。

 

会社の規模

イベント企画会社を選ぶ上で、会社の規模感は重要です。

特に、大きなイベントを開催するのであれば、準備だけで半年〜1年以上かかることも珍しくありません。その場合、必然的に多くの人材コストが必要となってくるため、小規模なイベント企画会社に依頼しても断られる可能性があります。

イベントの開催規模に合わせて、イベント企画会社を選びましょう。

 

これまでの実績

これまでどのようなイベントに携わってきたのか、イベント企画会社の実績も確認しましょう。

もし、これまでの実績が乏しい会社に依頼した場合、イベントの準備や運営がスムーズに進まずトラブルが発生した場合の対処も遅れてしまい、イベントが失敗に終わってしまう可能性があるからです。

なるべく類似しているイベントを開催した実績がある会社に依頼しましょう。

 

契約後のサポート

契約後に何かしらのサポートがあるイベント企画会社であるかどうかを確かめておきましょう。

イベントを開催する上でトラブルは日常茶飯事で発生します。大抵のトラブルであればあらかじめ備えておくことで対処できますが、地震や台風などの自然災害は防ぎようがありません。

万が一の際にもサポートがあることで安心してイベントが開催できます。そのため、契約後のサポート対応がしっかりしているイベント企画会社に依頼しましょう。

 

依頼できる業務内容

イベント企画会社によって依頼できる業務内容も異なります。

先ほども説明した通り、イベント企画会社は「企画分野」「制作分野」「運営分野」の3つに分かれています。それぞれの分野によって依頼できる業務内容は違うので、自分が依頼したい業務内容に応じて適切なイベント企画会社を選びましょう。

ホームページを見ただけでは判断できない場合には、直接問い合わせてみるのがおすすめです。

 

依頼する上での費用

イベント企画会社に依頼する上での費用も選ぶ時には重要になってきます。費用に関しては、開催するイベントの規模や依頼するイベント企画会社によって大きく異なるため、一概には言えません。

初めて依頼する場合には特に相場感がわからないと思うので、悪徳なイベント会社によっては高額な費用を要求してくるケースもあります。

騙されないようにするためにも、必ず相見積もりを取ってから決めましょう。

 

担当者とのコミュニケーション

イベントを開催するにあたって、イベント企画会社の担当者と綿密に連絡を取っていく必要があります。しかし、担当者によってはレスポンスが遅くて打ち合わせが進まないということも珍しくありません。

コミュニケーションが上手く取れないと、イベント開催時期を遅らせることになってしまったりイベント自体が失敗に終わってしまったりする原因にもなりかねないので、契約前に必ずコミュニケーションがスムーズに取れる会社か判断しましょう。

資料請求やお問い合わせをしてみて、遅くても24時間以内に返信がくるかどうかを一つの目安にするのがおすすめです。

 

イベント企画会社に依頼するときの注意点

イベント企画会社に依頼するときの注意点は以下の2つです。

・時期に余裕を持って依頼する
・見積書の内容が正しいかを確認する

一つずつ解説します。

 

時期に余裕を持って依頼する

イベントの規模感によっては、半年〜1年以上前に準備を進めておかないと予定日に間に合わないということもあります。そのため、イベント開催日から準備期間まで逆算していつまでに依頼すればいいいのか考えてみましょう。

準備中に思わぬアクシデントやトラブルが発生するかもしれないので、なるべく時期には余裕を持って依頼しましょう。

 

見積書の内容が正しいかを確認する

契約する前に見積書の内容が正しいか必ず確認しましょう。見積書に実際の業務とは異なる内容を追加で記載して、少しでも費用を多く支払わせようとする悪徳なイベント企画会社もあるからです。

また、見積書を提示してこないイベント企画会社もあるので、少しでも怪しいと感じたら別のイベント企画会社に頼みましょう。

 

まとめ

本記事では、イベント会社による特性の違いや選ぶポイント・注意点を解説しました。

イベント企画会社によってそれぞれ特性が違うため、自社に合ったイベント企画会社を選ぶことが重要です。また、イベント企画会社を選ぶ際にはこれまでの実績や契約後のサポート・依頼できる業務内容などをしっかり確認しましょう。

 

弊社、株式会社ニューズベースでは社内イベントやPRイベントなど、これまで年間400案件以上のイベント開催に携わってきています。企画準備から当日のイベント開催までトータルでサポートしておりますので、お気軽にご相談ください。

本記事を参考に、自社に合ったイベント企画会社を選びましょう。