学会の事務局代行サービスの4つのメリット！　費用についても解説

近年、学会事務局の担い手不足から、学会の事務局を業務委託するケースが増えてきています。

事務局の運営業務は、勉強や研究、仕事で忙しい教授や学生に大きな負担を課します。また、専従職員を雇うにしても、人件費や教育費といった固定費やマネジメント業務は増えていき、結局事務局業務が煩雑になっていきます。

事務局代行サービスによって、これらの課題を解消し、コスト削減、業務効率化、マネジメント業務からの解放といったメリットが生まれます。

この記事では、学会事務局を代行するメリット、代行できる業務内容、費用目安などを解説します。

 

1.学会事務局を代行するメリット

学会事務局代行のメリットとして、下記のポイントが挙げられます。

1-1.繁閑に応じた運営コストの調整

学会には総会や学術研究発表会、選挙などがある繁忙期と、それらのイベントがない閑散期があります。

学会が独自に事務局を構えると、繁閑にかかわらず常に人件費がかかってしまいます。また、繁忙期にはアルバイトや教授、大学院生が協力することになり、それらのマネジメント業務も必要となります。

事務局を構えることで、施設維持費、人件費といった固定費が増大し、学会の会計を圧迫します。

代行会社に事務局運営を委託することで、それらの固定費を変動費化できます。変動費は固定費と異なり、繁閑に応じてコストを調節できます。

また、スタッフの手配も繁閑に応じて代行会社が行うため、学会会員に負担を強いることがなく、アルバイトスタッフをマネジメントする必要もありません。

1-2.学生や先生によってまかなっていた事務仕事を、学会運営に精通したプロに任せられること

これまで、学会運営は学生や教授が協力して行うのが一般的でした。

しかし、学会員が増えてくると、必然的に協力する学生や教授に負担を強います。

業務内容も複雑になり、人為的ミスが多くなりがちです。

これらの煩雑な業務を学会運営に精通した代行会社に任せることで、スタッフが運営業務から解放されると共に、高いパフォーマンスによる安定した学会運営が可能になります。

1-3.情報・業務の一元化による効率化アップ

代行会社に事務局運営を委託することで、情報・業務の一元化が可能になります。

代行会社は事務局運営のプロです。代行会社の持ち合わせるノウハウやクラウドシステムを活用することで、業務効率化、コスト削減を図ることができます。

また、代行会社が専任スタッフを手配してくれるおかげで、さまざまな問い合わせや急な業務発生にもスピーディーに対応できる体制を構築できます。

1-4.個人情報を正しく保護することができる

300～500人、時には1000人以上の学会員を抱える学会運営において、個人情報の保護は極めて重要な業務です。

セキュリティ体制には最新の知識とシステムが必要であり、専門知識を持たないスタッフが担当するのは不安が残ります。

代行会社は常に最新の状況に対応できるようセキュリティ体制を整えているため、事務局のコンプライアンスを強化してくれます。

1-5.学会のニーズに合わせたサービスの提案

学会によって会員数は幅があり、抱えているニーズは千差万別です。

ホームページ更新、会員管理システム・財務管理システムの管理など一部の業務委託から、ITを活用した学会運営全体の委託まで、必要な分だけ代行してくれるのも事務局代行サービスの強みです。

 

2.代行できる事務業務

学会事務局の代行では、下記のような業務を代行できます。

【会員管理】

会員名簿の管理から、入退会処理、学会誌など会員向け資料の作成・編集・発送、会員からのお問い合わせ窓口の設置など、会員管理業務の代行が可能です。

【会費管理】

年会費の納入依頼、未納入督促、新規入会者への会費案内、会費納入状況の報告、会費請求書の発行、会費に関するお問い合わせ窓口の設置など、会費管理業務全般の代行が可能です。

【財務・経理】

出納業務、出納帳の作成・管理、会計帳簿への記帳・会計照合、会計書類・決算書類の作成、口座の管理、会計監査サポートなど、財務・経理業務全般の代行が可能です。

【その他】

その他、定期的な更新が必要なホームページ作成・管理から、不定期に行われる理事会・委員会支援活動、学術集会・大会運営サポート、学会・協会選挙サポートなど、各種業務を代行してくれます。

 

3.学会事務局代行の費用目安

学会の事務局代行には、どれほどの費用がかかるのでしょうか？

学会会員数と委託する業務範囲によって費用が変動しますが、300人規模の学会運営を代行する際にかかる費用目安を下記に紹介します。

 

4.運営事務局代行ならニューズベースがおすすめ！

株式会社ニューズベースは、セミナーやシンポジウム、施設といった運営事務局の代行を行う会社です。

繁閑に応じた業務設計、業務引継ぎが容易となる業務のマニュアル化、専属職員の採用・マネジメント業務のコスト削減など、運営事務局について熟知しています。

運営事務局についてお困りのことがあれば、企業の大小を問わず、年間400件以上の運営実績を持つニューズベースにぜひご相談ください。

 

5.まとめ

学会の事務局を代行するメリットについてご紹介しました。

AIやシステムを活用し、会員管理、会費管理、会計管理などの業務を効率的に代行してくれるため、事務局の運営が負担となっている学会にとってはおすすめのサービスです。

印刷業務や発送など一部分の代行からでも導入できるので、ぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。