業務改善目標を設定するまでの手順を紹介！具体例やポイントについても解説

業務改善を実行するのであれば、事前の目標設定が重要となります。

しかし、どのように目標を立てればいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、業務改善目標を設定すべき理由や手順・具体例・業務改善目標を設定する際に意識すべきポイントについて解説します。

 

業務改善目標を設定すべき理由

業務改善目標を設定すべき理由は、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

明確な方向性を提示するため

業務改善目標を設定することで、組織全体が同じ方向を向いて業務の改善に努めるようになります。

ただし、抽象的な目標では意味がありません。

そのため、可能な限り具体的な数値目標を設定するようにしましょう。

 

モチベーションを向上させるため

業務改善目標を設定することで、それが明確なゴールとなるため、モチベーションの向上につながります。

ただし、ゴールまでの道のりが長いと途中でモチベーションを維持するのが難しくなる恐れがあるため、小さな目標も設定するのがおすすめです。

 

業務改善目標を設定するまでの手順

業務改善目標を設定するまでの手順は、以下の通りです。

順番に解説します。

 

1.既存業務の現状を把握する

業務改善目標を設定する上で、まずは既存業務の現状を把握することから始めましょう。

分かりやすくするために、以下の項目で細分化することをおすすめします。

可能であれば、ツールを活用しましょう。

 

2.課題を抽出する

既存業務の現状を把握したら、課題を抽出します。

課題を抽出する際には、「重要度」と「緊急度」の2つの観点から早急に取り組むべき課題が何なのか、優先順位を決めるようにしましょう。

 

3.目標を設定する

課題の抽出が完了したら、次に業務改善目標を設定します。

目標は抽象的ではなく、具体的に設定することを心がけましょう。

目標を数値化できる場合には、可能な限り数値として表すことが大切です。

設定した目標については、これから業務改善に取り組む従業員に対して忘れずに共有するようにしましょう。

 

4.改善策を実行する

目標を設定したら、達成するための改善策を実行します。

従業員同士で進捗具合を逐一共有できるよう、事前に進捗管理シートを作成しておきましょう。

 

5.PDCAを回す

改善策を実行したら、最後にPDCAを回して振り返りを行います。

業務改善は、一度だけでなく何度も繰り返し行うことで少しずつ改善されていきます。

そのため、振り返りによって浮上した新たな課題については、どうやって改善すべきかを話し合った上で次回に活かしましょう。

 

業務改善目標の具体例

業務改善目標の具体例は、以下の通りです。

それぞれの内容について、一つずつ解説します。

 

売上・利益の増加

営業を例にした場合、書類作成や商談のスケジュール調整などの業務を効率化させることで、テレアポやアポイントの数を増やせるようになります。

その結果、これまで以上に受注数を伸ばすことが可能となり、売上・利益の増加につながります。

営業以外でも、コア業務に充てられる時間が増えるような業務改善ができれば、コア業務の売上・利益向上につなげることができるでしょう。

このことから、売上・利益の増加を業務改善目標として設定するケースがあります。

業務改善目標のなかでも、売上・利益については数値として可視化しやすい傾向にあるため、なるべく具体的な数値を設定しましょう。

 

業務時間の削減

業務の効率化に伴い業務改善ツールを導入することで、定型業務や単純作業の自動化が可能となります。

その結果、その分のリソースを別の業務に充てられるようになるため、生産性が向上し業務時間の削減につながります。

業務時間を削減できれば、残業時間が短縮されて人件費のカットにもつながるため、企業にとって大きなメリットとなるはずです。

なお、業務改善ツールは数多くあるため、操作性やサポートの充実度・導入コストなどを比較検討した上で慎重に選びましょう。

 

業務改善ツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

業務改善ツールが注目されている理由とは？種類やメリット・選び方も紹介！

 

従業員満足度の向上

最近は人材の流動化が激しくなってきており、転職するのが当たり前となってきている時代です。

そのため、従業員満足度の向上を業務改善目標として設定する企業も少なくありません。

業務の効率化によって、定型業務や単純作業を自動化できるようになるため、従業員はやりがいのあるコア業務にリソースを割けるようになります。

また、生産性の向上に伴い残業時間が短縮されるため、働きやすい環境づくりを実現できるでしょう。

 

業務改善目標を設定する際に意識すべきポイント

業務改善目標を設定する際に意識すべきポイントは、以下の通りです。

順番に解説します。

 

実現可能な目標にする

「3ヶ月以内で売上・利益を50％増加させる」といったあまりにも非現実的な目標を設定してしまうと、改善策を実行する前から従業員のモチベーションは低下する恐れがあります。

そのような事態を避けるためにも、現状を把握した上で実現可能な目標にすることを意識しましょう。

 

期限を定める

業務改善目標を設定するにあたって期限を定めないと、途中で気が緩んだり後回しになったりしてしまい、いつまでも目標を達成できない可能性があります。

そのため、必ず明確な期限を定めるようにしましょう。

また、期限を定めたら逆算して目標を達成するための計画もしっかりと組み立てましょう。

 

中間目標を設定する

業務改善目標を達成するためには、非常に時間がかかります。

そのため、最終目標だけでなく中間目標も設定するようにしましょう。

中間目標を設定することで、進捗の確認や従業員のモチベーション維持につながります。

 

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まとめ

本記事では、業務改善目標を設定すべき理由や手順・具体例・業務改善目標を設定する際に意識すべきポイントについて解説しました。

明確な方向性を提示したり従業員のモチベーションを向上させたりするためにも、業務改善目標の設定は欠かせません。

業務改善目標を設定する際には、実現可能な目標にしたり、期限を定めたりすることを意識しましょう。

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