RPAの失敗例7選!成功するための手順やポイントも紹介!

公開日:2023.05.25

RPAとは「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略称であり、導入することで生産性の向上ヒューマンエラーの防止などが期待できます。

しかし、RPAの導入に失敗している企業も少なくありません。どのような理由で失敗するのか気になる担当者も多いはずです。

そこで本記事では、RPAの導入における失敗パターン成功させるために意識すべきポイント・導入手順などについて解説します。

 

研修運営アウトソーシングサービスをご紹介します

RPAはメリットもあるがデメリットもある

冒頭でも述べたとおり、RPAを導入することでさまざまなメリットが期待できます。

ただし、運用するまで手間がかかる、業務がブラックボックス化するなどのデメリットもあります。必ずうまくいくという保証はないので、過信しすぎないことが大切です。

 

研修運営アウトソーシングの成功事例はこちら

RPAの失敗パターン7選!

RPAのよくある失敗パターンとして挙げられるのは、以下の7つです。

  • 導入する目的が明確になっていない
  • RPAツールの機能や特徴を把握していない
  • 運用ルールが定まっていない
  • RPAツールで自動化する業務範囲が決まっていない
  • RPAに割くリソースを確保できていない
  • PDCAを回していない
  • RPAに頼りすぎている

一つずつ解説します。

導入する目的が明確になっていない

「なんとなく流行しているから」「ほかの企業も導入しているから」などの理由でRPAを導入している企業も少なくありません。導入する目的が明確になっていないと、自分たちに合ったRPAツールを選べず、効果が実感できずに終了する可能性が非常に高いです。

RPAツールの機能や特徴を把握していない

RPAツールによって搭載されている機能や特徴が異なります。導入するRPAツールの機能や特徴をしっかり把握しないまま選んでしまうと、自分たちが課題としている業務が自動化できないという事態が発生することも多々あります。

運用ルールが定まっていない

RPAツールは基本的に複数人で運用するため、運用ルールを定めておく必要があります。運用ルールが定まっていないと、担当者によってRPAツールの使い方が異なり、トラブルが起きる原因にもなります。

RPAツールで自動化する業務範囲が決まっていない

RPAツールでは、基本的に高度な判断を必要としない単純作業のみ自動化できます。

ただし、単純作業といっても幅広いので、自動化する業務範囲が明確に決まっていないと、担当者ごとにズレが生じてしまい、業務のブラックボックス化が進行する恐れがあります。

RPAに割くリソースを確保できていない

RPAを導入することで業務を自動化できますが、その前に使い方や機能などを覚えなければいけません。そのため、RPAに割くリソースが確保できないと、うまく活用できずに失敗してしまうでしょう。

PDCAを回していない

RPAは導入して終わりではありません。定期的に効果測定を行うことで問題点を洗い出し、次回に活かしていきます。このようなPDCAを回さないと、RPA本来の効果を実感するのは難しいです。

RPAに頼りすぎている

RPAは非常に便利なツールですが、放置してしまうと業務のブラックボックス化が起きてしまいます。その結果、トラブルやエラーが起きた場合に業務そのものがストップする恐れがあるので、頼りすぎてはいけません。

 

研修運営アウトソーシングの成功事例はこちら

RPAを成功させるために意識すべき5つのポイント

RPAの導入を成功させるためには、以下の5つのポイントを意識しましょう。

  • 導入目的を明確にする
  • 運用体制をしっかり整える
  • RPAツールの使い方や特徴などを社内で共有する
  • 自分たちに合ったRPAツールを導入する
  • スモールスタートする

順番に解説します。

導入目的を明確にする

RPAを導入する目的を明確にすることで、自分たちに合ったツールを選定できます。

また、今後の方針も定まるので、「なぜRPAを導入する必要があるのか」を定めておきましょう。

運用体制をしっかり整える

RPAは、導入してから初期設定を行ったり操作方法を覚えたりする必要があります。

そのほかにもやるべきことが豊富にあるので、運用体制をしっかり整えておきましょう。

RPAツールの使い方や特徴などを社内で共有する

RPAツールを導入しても使い方や特徴などを把握していなければ、十分に扱えません。そのため、誰でも扱えるようにマニュアルを作成して社内で共有しましょう。

自分たちだけで使いこなせるか不安な場合には、導入支援サポートが受けられるRPAツールの導入を検討してみるのもおすすめです。

自分たちに合ったRPAツールを導入する

自分たちに合ったRPAツールを導入することで、成功確率が高まります。

しかし、「初めて導入するから自分たちに合ったRPAツールがどれなのか分からない」という担当者も多いはずです。そんなときには、無料のトライアル期間を設けているRPAツールを積極的に活用してみましょう。

スモールスタートする

単純業務のほとんどをRPAによって自動化してしまうと、混乱が生じてしまい、エラーやトラブルが発生したときの対応が追いつかなくなります。

そのため、まずはスモールスタートして様子を伺いましょう。

 

研修運営アウトソーシングの成功事例はこちら

RPAを失敗しないための導入手順

これまでの内容を基に、RPAを失敗しないための導入手順を解説します。

具体的な手順は以下の6ステップです。

  1. 目的を決めて自動化する業務を決める
  2. スケジュールを設定する
  3. RPAツールを選定する
  4. スモールスタートする
  5. データを分析・評価する
  6. 本格的に運用する

一つずつ解説します。

1.目的を決めて自動化する業務を決める

まずはRPAを導入する目的を明確にしてから自動化する業務を決めていきます。

自動化を検討している業務は複数あるはずなので、優先順位を設定しておきましょう。

2.スケジュールを設定する

いつまでにRPAを本格的に運用するか、スケジュールを設定します。

通常業務との兼ね合いもあるはずなので、無理のないスケジュールにすることが大切です。

3.RPAツールを選定する

RPAツールを選定していきます。

RPAツールは、大きくわけて以下の3種類があります。

  • デスクトップ型
  • サーバー型
  • クラウド型

それぞれの特徴や自社の予算と照らし合わせた上で、自分たちに合ったRPAツールを選びましょう。

4.スモールスタートする

テスト運用として、まずはスモールスタートします。

いつまで行うのか、スケジュールもしっかり決めておきましょう。

5.データを分析・評価する

スモールスタートのデータを分析・評価します。

よかった点や悪かった点などを抽出し、改善案を探しましょう。

6.本格的に運用する

本格的にRPAを運用します。

スモールスタート以上にイレギュラーな事態が発生することが予想されますが、柔軟に対応していきましょう。

 

研修運営アウトソーシングの成功事例はこちら

まとめ

本記事では、RPAの導入における失敗パターンや成功させるために意識すべきポイント・導入手順などについて解説しました。

RPAの導入を成功させたいのであれば、メリットだけでなくデメリットもしっかりと把握することが重要です。本記事を参考に、失敗しないRPAの運用を心がけましょう。

「RPAを導入したくてもリソースが足りなくて困っている」ということであれば、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用代行(RPO)サービスや研修運営アウトソーシング・事務業務支援サービスなどを提供しています。そのため、弊社に依頼することでRPAの導入や運用におけるリソースを確保することが可能です。

まずはお気軽にご相談ください。

 

アウトソーシングであなたの仕事はどう変わる?詳細はこちら

\ 成功事例・トレンド・お悩み対策や便利なテンプレートなど、有用な情報を配信中! /

メルマガ登録はこちら

関連記事

2020.03.05

BPOのメリット・デメリットとは?...

BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略であり、社内の特定の業務プロセスを丸ごと外部業者に委託する経営手法です。BP...

2022.02.10

アウトソーシングとは?導入した企業...

企業の悩みである人材不足への解決策として、アウトソーシングが注目されていますが、効果を確実に得ていくためには、業務委託による課題解...

2020.02.04

貸し会議室/レンタルスペースを手間...

貸し会議室を効率的に運用するには人的リソースが必要であり、スタッフの採用工数や固定された人件費がかかります。柔軟にリソースを調整し...

2023.06.28

【DX人材】基礎知識や求められる能...

DXを推進するためには、「DX人材」が必要不可欠です。DX人材の特徴について気になる担当者も多いはずです。そこで本記事では、DX人...