内定式は何するために開催する?開催目的や一連の流れ・ポイントについて解説!

公開日:2023.02.16

多くの企業では入社する前に内定式を開催していますが、どのような目的があるのか深く考えたことがないという担当者も多いはずです。

そこで本記事では、内定式を開催する目的や一連の流れ・成功させるためのポイントなどについて解説します。内定式を開催する目的をしっかりと理解することで、さらなる効果が期待できるので、ぜひ最後までご覧ください。

 

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内定式とは

内定式とは、企業が内定者に対して正式に内定を伝える行事のことです。

実際に内定式では、企業が「採用内定書」を発行した後に学生から「入社承諾書」を受け取ることで、入社する意思を確認します。

株式会社ディスコが調査した「キャリタス就活 2022 学生モニター」によると、内定式に参加した学生のうち、なんと9割以上が「内定式があったほうがよい」と回答していることが判明しました。(「キャリタス就活 2022 学生モニター」6ページ目を参照)

 

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内定式を開催する目的

内定式を開催する目的は、以下の4つです。

・働く上でのモチベーションを高めてもらうため
・内定者同士の交流を深めてもらうため
・入社手続きを行うため
・経営理念や経営方針に共感してもらうため

順番に解説します。

働く上でのモチベーションを高めてもらうため

内定者のなかには、学生気分が抜けずにこれから働くという実感が湧かない人も少なくありません。内定式を開催することによって、社会人として働くというイメージを持ってもらい、モチベーションを高めてもらいます。

内定者同士の交流を深めてもらうため

どのような同期とこれから一緒に働くのか、不安に感じている内定者も多いはずです。内定式を開催することで内定者同士での交流が深まるため、入社前の不安解消につながります。

入社手続きを行うため

これから入社してもらう上で、企業は「採用内定書」を発行し、学生から「入社承諾書」を受け取る必要があります。そのため、入社手続きを行うための一環として内定式を開催している企業も多いみたいです。

経営理念や経営方針に共感してもらうため

入社前の段階で、企業についてあまり理解していないという内定者も少なくありません。その結果、入社してから理想と現実のギャップに悩まされてしまい、最終的には早期離職につながる可能性もあります。

内定式を開催することで、経営理念や経営方針に共感してもらい、そのようなミスマッチを防ぐことが可能です。

 

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内定式を開催する前に行うべきこと

内定式を開催する前に行うべきことは以下の5つです。

・開催日時を決める
・内定式を開催する目的の明確化
・開催する場所の選定
・プログラム内容の作成
・参加者へ連絡

一つずつ解説します。

開催日時を決める

内定式の開催日時を決めます。

日本では内定式を10月の第1営業日に開催するのが一般的ですが、学業の都合で出席できないという内定者も少なくありません。そのため、なるべく1人でも多くの内定者が出席しやすいような日程に調整しましょう。内定者の人数が多い場合には、複数回に分けて開催するのもおすすめです。

内定式を開催する目的の明確化

前項でも述べたように、内定式を開催する目的はさまざまあります。ブレないようにするためにも、自分たちがどのような目的で内定式を開催するのかを明確にしましょう。

開催する場所の選定

目的を明確にしたら、内定式を開催する場所を選定します。最近では新型コロナウイルス感染症の影響もあり、オンラインで実施する企業も増えてきました。自分たちに合った方法で開催しましょう。

プログラム内容の作成

内定式を開催する上でのプログラム内容を作成します。

一連の流れについては次項で解説します。

参加者へ連絡

プログラム内容を作成したら、最後に参加者へ連絡します。

連絡方法としては、電話やメールなどが一般的です。開催する日時や場所・当日の服装について忘れずに連絡しましょう。

 

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内定式を開催する一連の流れ

内定式は、以下のような流れで開催されます。

・代表者からの挨拶
・内定証書の授与
・内定者一人ひとりの自己紹介
・今後のスケジュール連絡
・内定者からの書類の提出
・内定者懇親会の開催

順番に解説します。

1.代表者からの挨拶

最初に企業の代表者から挨拶を行います。

自社を選んでくれたことに対する感謝の気持ちや、どのような人材として成長して欲しいかなどを内定者に伝えます。

2.内定証書の授与

内定証書の授与を行います。

対面で内定式を開催する場合には、代表者から内定証書を一人ひとり受け取ります。オンラインの場合には、郵送されるケースがほとんどです。

3.内定者一人ひとりの自己紹介

内定者一人ひとりから自己紹介をしてもらいます。

あまり長くなりすぎないよう、1人につき30秒〜1分で時間を設定しましょう。

4.今後のスケジュール連絡

今後のスケジュールについて連絡します。

入社日までに課題を出す場合には、伝え漏れのないように注意しましょう。

5.内定者からの書類の提出

内定者から入社承諾書を提出してもらいます。

提出してもらった時点で労働契約が正式に成立します。オンラインの場合には、郵送してもらいましょう。

6.内定者懇親会の開催

最後に内定者懇親会を開催します。

少しでも内定者の不安や緊張を解消させるためにも、誰もが楽しめるようなイベントをあらかじめ企画しておくのがおすすめです。

 

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内定式を成功させるためのポイント

内定式を成功させるためのポイントとして、以下の3つを意識しましょう。

・リハーサルを入念に行う
・リマインドメールも送付する
・開催するのが不安であれば代行業者への委託も検討する

一つずつ解説します。

リハーサルを入念に行う

内定式でトラブルが発生することも珍しくありません。特にオンラインの場合は、インターネット環境の接続不良によって画面が乱れたり音声が途切れたりすることがあるので、リハーサルを入念に行いましょう。

リマインドメールも送付する

1人でも多くの内定者から参加してもらいたいのであれば、リマインドメールを送付しましょう。

リマインドメールとは、同じ内容を再度送るメールのことです。リマインドメールを送付することで、内定式を開催することを思い出してもらえるため、参加率の向上が期待できます。

開催するのが不安であれば代行業者への委託も検討する

内定式を開催するためには、 開催する場所を選定したりプログラム内容を作成したりしなければいけません。多くのリソースを割かなければいけないので、自分たちだけで開催できるのか不安に感じる担当者も多いはずです。

そんなときには、代行業者への委託も検討しましょう。

株式会社ニューズベースでは、採用代行(RPO)サービスを提供しており、書類の作成や内定式の運営・返送書類の管理など、さまざまな業務の代行をしています。採用業務のプロによるトータルでのサポートが可能なため、お気軽にご相談ください。

 

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まとめ

本記事では、内定式を開催する目的や一連の流れ・成功させるためのポイントなどについて解説しました。

内定式は働く上でのモチベーションを高めてもらったり、内定者同士の交流を深めてもらったりするなどの目的があります。多くの内定者からも欠かせない行事として認識されているので、本記事を参考に効果的な内定式を開催してみましょう。

内定式の開催にお困りの担当者は、株式会社ニューズベースにご連絡ください。

 

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