BPMSとは？主な役割や導入するメリットなどについて解説！

業務内容や業務フローなどの改革に伴い、多くの企業でBPMが注目を浴びています。

BPMとは「Business Process Management」の略称であり、時間をかけて継続的にPDCAを回しながら、業務プロセスを改善していく手法です。

BPMを成功させるためには、BPMSの導入が欠かせません。このBPMSについて言葉は聞いたことがあっても、具体的にどのような意味なのか理解していない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、BPMSの基礎知識や主な役割・導入するメリットなどについて解説します。これからBPMの実施を検討しているのであれば、参考になる内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

 

BPMSとは？BPMとの違いについて

BPMSとは「Business Process Management System」の略称であり、BPMを実現させるためのツールのことを指します。

BPMは、継続的にPDCAを回して業務プロセスを改善していきますが、一つひとつの作業を自分たちだけで行うと膨大な手間と時間がかかります。このときBPMSを活用することで一部の作業を自動化できるため、大幅な時間短縮につながるのです。

BPMSの主な役割

BPMSの主な役割は以下の5つです。

順番に解説します。

業務プロセスの自動化

BPMSを導入することで、タスクや手順が自動的に割り当てられます。また、データも自動的に処理されるため、業務プロセスの自動化が図れます。

業務プロセスの可視化

BPMSでは、ダッシュボードやフローチャートを通じて、業務プロセスの全体像や各ステップの進捗状況を把握することも可能です。そのため、ボトルネックとなる部分も容易に洗い出せます。

ルールやポリシーの管理

BPMSを導入することで、ルールやポリシーの管理も行えます。

具体的には、特定の条件下における承認プロセスやルールの自動適用を設定できます。そのため、一貫性のあるプロセスを実現できたりコンプライアンスを確保したりすることが可能です。

業務プロセスの改善

BPMSには、データの収集や分析機能が搭載されているため、業務プロセスにおけるボトルネックを特定できます。ボトルネックを改善することで、さらに効率的かつクオリティの高い業務が行えるはずです。

システムの統合

BPMSは、ほかのビジネスシステムとの連携や統合をサポートします。これまで利用していたシステムやデータベースがあっても容易に連携できるため、情報の一元化やシームレスな業務プロセスの実行が可能です。

BPMSを導入するメリット

BPMSを導入するメリットは以下の3つです。

一つずつ解説します。

生産性の向上が期待できる

BPMSでは、自動化するにあたって業務プロセスを洗い出します。その際にボトルネックとなる部分を発見できるため、改善することで生産性の向上が期待できます。

ヒューマンエラーの防止につながる

BPMを手作業で実施してしまうと、どうしてもヒューマンエラーが発生します。しかし、BPMSを導入することで作業を自動化できるため、ヒューマンエラーの防止につながるのです。

コストを削減できる

BPMを実施するにあたって、膨大な手間と時間がかかります。そのため、十分なリソースを確保しなければいけません。

しかし、BPMSを導入することで作業を自動化できるので、人的コストを削減することが可能です。

BPMの導入手順

BPMSについて理解できても、BPMを導入できなければ意味がありません。

BPMの導入手順は以下の5ステップです。

順番に解説します。

1.業務プロセスを明確にする

BPMを実施するにあたって、具体的にどのようなボトルネックを抱えているのかを把握する必要があります。

そのため、まずは業務プロセスを明確にします。

2.ボトルネックを改善するためのプロセスを考える

業務プロセスを明確にしたら、ボトルネックを改善するためのプロセスを考えます。

決して上層部だけで考えるのではなく、実際に現場で働く従業員の意見も参考にしましょう。

3.実行に移す

BPMを実行に移します。

イレギュラーな事態が発生することが予想されるため、柔軟に対応できるような体制を整えておくことが重要です。

4.分析・見直す

実行した内容をもとに分析・見直しをしていきます。

自社だけではリソースやノウハウが不足していて難しいということであれば、コンサルティングやアウトソーシングなどを活用するのもおすすめです。

5.再度実行しながらPDCAを回す

分析・見直しが完了したら、再度BPMを実行します。

継続的にPDCAを回すことで、徐々に効果が表れてくるはずです。

BPMを導入する際に意識すべきポイント

BPMを導入する際には、以下3つのポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

目的を明確にする

BPMを実施することで、業務の効率化や標準化など、さまざまなメリットが期待できます。

しかし、目的が曖昧なまま実施してしまうと軸がズレてしまい、効果が実感できなくなったりモチベーションが保てなくなったりするおそれがあります。

そのため、必ず目的を明確にしてから実施しましょう。

継続的に取り組む

BPMは、継続的に実施することを前提に作られた施策です。

途中で中断してしまうと、本来の効果が実感できなくなる可能性があるので、注意しましょう。

全従業員で取り組む

BPMを成功させるためには、従業員の協力が必要不可欠です。

そのため、BPMを実施する目的や具体的な内容を全従業員に周知して協力を仰ぎましょう。

まとめ

本記事では、BPMSの基礎知識や主な役割・導入するメリットなどについて解説しました。

BPMSはBPMを実現させるためのツールであり、導入することで業務プロセスの自動化やシステムの統合などができます。その結果、生産性の向上が期待できたりヒューマンエラーの防止につながったりするので、これからBPMの実施を検討しているのであれば、併せて導入しましょう。

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