ファシリテーターとして会議やミーティングを成功させるコツとは？必要なスキルも解説！

会議を円滑に進めるためにも、ファシリテーターの存在は欠かせません。

しかし、ファシリテーターとして会議やミーティングを成功させるためには、具体的にどのようなことを行えばいいのか分からない担当者も多いはずです。

そこで本記事では、ファシリテーターとして会議やミーティングを成功させるコツや必要なスキルなどについて解説します。

 

ファシリテーターとは？

ファシリテーターとは、会議やミーティングをスムーズに進める司会者のことです。

主に話の内容がブレないようにしたり、スケジュール通りに進行させたりするなどの役割があります。このようなことを総じて「ファシリテーション」と呼びます。

ファシリテーターと司会者の違い

ファシリテーターと似ている言葉として挙げられるのが司会者です。

司会者は、会議やミーティングを滞りなく進めることが主な役割です。一方のファシリテーターは、会議やミーティングを時間通りに進行させることはもちろん、参加者の意見を引き出したり発言しやすいような雰囲気を作ったりすることが求められます。

議論を活発に進めることが主な役割となっているので、それぞれの言葉の意味は大きく異なります。

 

ファシリテーターに必要な5つのスキル

ファシリテーターを務めるために必要なスキルは以下の5つです。

順番に解説します。

物事を客観的に判断するスキル

ファシリテーターは、会議やミーティングにおいて一方の意見だけを擁護するのではなく、常に中立的な立場でいなければいけません。

そのため、物事を客観的に判断できるスキルが求められます。

傾聴力

意見を発言するにあたって、誰も聞いていないような雰囲気であれば、参加者は発言しにくいと感じるはずです。ファシリテーターは、会議やミーティングをスムーズに進行させるだけではなく、参加者が発言しやすいような雰囲気づくりも求められます。

そのため、ファシリテーターが参加者の意見をしっかりと聞く傾聴力が大事です。

理解力

ファシリテーターは、会議やミーティングの最後に参加者の意見を一つにまとめて結論を出さなければいけません。

そのため、参加者の意見を瞬時に整理して把握する理解力がファシリテーターには求められます。

コミュニケーションスキル

ファシリテーターは、会議やミーティングを活発にするためにも、参加者に発言を促すこともあります。

また、話の方向性がブレたり議論が熱くなったりしたときには仲裁役となることもあるので、コミュニケーションスキルは欠かせません。

合意形成スキル

ファシリテーターは、参加者の意見を基に結論を導き出さなければいけません。

そのため、決定した内容に同意を求める合意形成スキルがないと、ファシリテーターになるのは難しいです。

 

【準備編】ファシリテーターとして会議やミーティングを成功させる4つのコツ

準備段階において、ファシリテーターとして会議やミーティングを成功させるコツは、以下の4つです。

一つずつ解説します。

会議やミーティングを開催する目的を明確にする

目的が曖昧なまま会議やミーティングを開催しても、時間の無駄となってしまい意味がありません。そのため、まずは会議やミーティングを開催する目的を明確にしましょう。

アジェンダを作成しておく

会議やミーティングを開催する前に、必ずアジェンダを作成しておきましょう。

アジェンダとは、話し合う内容やタイムスケジュールなどを記載した書類のことです。アジェンダを作成しておくことで、会議やミーティングをスムーズに進められます。

会議やミーティングを行う上でのルールを決めておく

会議やミーティングを行う前に、あらかじめルールを決めておきましょう。ルールを決めておくことで言動が制限されるため、滞りなく会議やミーティングが進められるようになります。

会場の設備を整える

会場の設備を整えていきます。

オンラインで開催する場合には、途中でフリーズしたり音声が聞こえなくなったりするなどのトラブルを未然に防ぐためにも、ネット環境を万全の状態にしておきましょう。

 

【本番編】ファシリテーターとして会議やミーティングを成功させる5つのコツ

実際に会議やミーティングを実施する際には、成功させるためのコツとして以下の5つを意識しましょう。

順番に解説します。

最初にアジェンダを全員で確認する

最初にアジェンダを全員で確認します。

アジェンダを確認することで、参加者一人ひとりがこれからのスケジュールを把握し、スムーズに進行することが可能です。

中立的な立場を崩さないようにする

会議やミーティングにおいてファシリテーターは、どちらかに肩入れしてはいけません。公平に判断するためにも、中立的な立場を崩さないようにしましょう。

参加者の意見をしっかりと聞き入れる

会議やミーティングを活発にするためには、参加者からの意見を引き出すことが大事です。参加者が発言しやすい雰囲気を作るためにも、ファシリテーターは意見をしっかりと聞き入れる体制づくりを行いましょう。

全員に発言の機会を設ける

会議やミーティングを成功させるためには、参加者全員が発言することが重要です。そのため、まだ発言していない参加者がいるのであれば、積極的に声をかけてあげましょう。

会議やミーティングの内容は全て記載する

ファシリテーターは、最終的に参加者の意見をまとめて結論を導き出さなければいけません。そのため、会議やミーティングの内容は全て記録しておいて、結論を出すまでに整理しておきましょう。

 

会議やミーティングが終わってからファシリテーターが行う2つのこと

会議やミーティングが終わったら、ファシリテーターは以下の2つを行いましょう。

一つずつ解説します。

会議やミーティングの内容はすぐに共有する

会議やミーティングの内容をすぐに共有することで、実際に会議やミーティングで話し合った内容と相違がないかを確かめられます。その結果、デキるファシリテーターとして評価されるはずです。

ファシリテーターとして評価してもらう

会議やミーティングの終了後には、参加者から「ファシリテーターとしてどうだったのか」評価してもらいましょう。評価してもらうことで客観的なアドバイスがもらえるので、ファシリテーターとしてのスキルをさらに伸ばせます。

 

まとめ

本記事では、ファシリテーターとして会議やミーティングを成功させるコツや必要なスキルなどについて解説しました。

ファシリテーターは、会議やミーティングにおいて欠かせない存在です。ファシリテーターとして活躍したいのであれば、本記事で紹介したコツを会議やミーティングで意識してみましょう。

株式会社ニューズベースでは、採用代行(RPO)や研修運営アウトソーシングなどを実施しています。部分的な支援からトータルでのサポートまで幅広く行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。